Reuniões Objetivas: Dicas Para Melhor Eficiência e Produtividade

Eu costumo ler muitos livros e eles são relacionados a diversos assuntos. Dessa vez, trouxe alguns aprendizados de um livro publicado pela "Harvard Business Press" que se chama "Reuniões Objetivas".

Quando bem conduzidas, as reuniões podem se transformar em instrumentos eficientes de tomada de decisões e troca de informações. Porém, para torná-las mais eficazes e respeitar o tempo de todos, aqui estão algumas dicas práticas para melhorar suas reuniões.

Preparando-se para a Reunião

1. Estabeleça uma pauta eficaz: Defina se a reunião é para brainstorming, para passar informações, ou para tomada de decisão;
2. Selecione os participantes: Convide somente as pessoas relevantes para a pauta da reunião para não desperdiçar o tempo de ninguém;
3. Defina a duração: O ideal é que a reunião não ultrapasse uma hora;
4. Número de pessoas: Para tomada de decisões, o ideal são 8 pessoas; para brainstorming, 18 e para motivar ou passar informações, podem ser até 1800;
5. Atribua papéis: Para a condução eficaz da reunião, designe um facilitador, um secretário, um especialista e um cronometrista.

Conduzindo a Reunião

1. Distribua a pauta antes: Isso permite que os participantes se preparem melhor;
2. Concentre a atenção: É importante reforçar a necessidade de todos estarem atentos para que a reunião seja eficaz. Evite celulares ou conversas paralelas;
3. Instigue a argumentação: Peça para alguém desempenhar o papel de "advogado do diabo" e argumentar contra as propostas;
4. Elogie e critique corretamente: Elogie em público e critique no particular;
5. Finalize bem: Encerre a reunião com um resumo e uma curta mensagem motivacional.

Fixando o Conteúdo da Reunião

1. Registre as decisões: Anote todas as ações que devem ser tomadas, quem será responsável, como serão realizadas e quando;
2. Avalie e melhore: Distribua as notas da reunião a todos os participantes e sempre procure melhorar a cada nova reunião.

Para Reuniões Específicas e de Tomada de Decisão

1. Alimente as pessoas com informações: Forneça as informações necessárias em tempo hábil para que os participantes possam avaliar a situação adequadamente;
2. Incentive a participação: Mesmo em reuniões virtuais, todos devem participar;
3. Evite criar vencedores e perdedores: As decisões podem ser tomadas por voto majoritário, mas isso pode gerar divisões. O consenso é preferível, embora possa levar mais tempo.

Gerenciando Reuniões que Saem dos Trilhos

1. Iniba a repetição de pontos de vista;
2. Peça foco: Se houver comportamentos inadequados, intervenha;
3. Incentive a interação: Se o grupo ficar em silêncio, promova a participação;
4. Evite julgamentos precipitados: Iniba o julgamento rápido demais das ideias dos colegas;
5. Evite desperdício de tempo: Como líder, é sua responsabilidade garantir a eficiência da reunião.

Em resumo, reuniões eficientes e produtivas são resultado de uma boa preparação, condução cuidadosa e acompanhamento adequado. Com as estratégias corretas, você pode maximizar o valor de suas reuniões e garantir que elas sejam uma fonte de produtividade, em vez de frustração.

Deixo aqui a capa do livro: