A tecnologia a nosso favor

Hoje gostaria de compartilhar com vocês alguns benefícios do uso constante de alguns aplicativos simples, práticos, acessíveis a todos, gratuitos, mas que garantem muito ganho de produtividade no dia a dia de trabalho. Em agosto passado voltei a assessorar na alta direção de uma empresa pública. Em escala de revezamento com carga horária de seis (intensas) horas diárias, minha colega e eu chegamos em um ambiente tipicamente difícil de trabalhar. Muito papel, muitos catálogos desatualizados, arquivos muito antigos que já deveriam ter sido direcionados ao arquivo central da empresa, layout que dificultava o fluxo das tarefas e a interação entre as equipes que precisavam de comunicação constante o tempo todo.

No primeiro instante, a atitude mais fácil era desistir e voltarmos ao ponto onde estávamos, porém decidimos ir pelo caminho mais doloroso. As primeiras duas semanas foram absurdamente exaustivas, de trabalho braçal, de criação de maneiras de melhorar espaço físico, criar um sistema de comunicação interna efetivo, ao passo que melhorasse o clima organizacional. Não enfrentamos tanta resistência para implementarmos as mudanças idealizadas porque no serviço público se você trabalha com alguém da alta direção, a turma precisa se mexer, ainda que a contragosto.

Dessa maneira, trouxemos conosco nossas antigas estagiárias, as quais havíamos treinado, e juntas resolvemos usar ferramentas acessíveis e que as meninas poderiam acessar (alguns sistemas da empresa são limitados apenas a empregados). Compartilhamos com elas tudo o que foi possível e no que não havia sido possível, criamos dois arquivos no Google Docs:

1º - Pendências para despachar com o Diretor: nesse arquivo colocamos a data atual no início da página e enumeramos os tópicos que devem passar pela apreciação direta do Diretor. A vantagem de fazermos no docs é que eliminamos os cadernos de notas, que cada uma tem, mas apenas para registro eventual e podemos falar pessoalmente com ele por meio de tablet ou smartphone com acesso à internet. Quando o Diretor encaminha as providências para cada pendência, inserimos os encaminhamentos em outro arquivo criado.

2º - Tarefas e Demandas: este é o arquivo para onde vão todas as demandas e tarefas que deverão ser realizadas. Começamos a utilizar de modo provisório porque o fluxo de informação é inacreditável e temos uma equipe reduzida. A diretoria onde trabalhamos interage com atores externos e sociedade civil e tem forte presença junto à iniciativa privada, portanto, nosso ritmo em nada se assemnelha à rotina burocrática de um gigante do serviço público. 

Nosso grande desafio tem sido pensar e encontrar outra ferramenta onde podemos interligar informações que gerem uma base de dados que converse com os demais sistemas da empresa, a fim de permitir mais celeridade nas tomadas de decisão e nas ações que a empresa precisa desenvolver.

Estas ferramentas eliminaram a necessidade de impressão de papel, facilidade na tomada de decisão no campo operacional e, por estarmos em uma empresa que depende de um sistema mais lento para contratação de produtos e serviços, não conseguimos ainda atingir um nível de produtividade desejável. No entanto, temos conseguido, aos poucos, melhorar muitos gargalos táticos com os atores internos e externos por meio do uso sistemático dessas ferramentas.

Temos uma lista enorme de aplicativos e softwares que estão aí para tornar melhor nossa vida e trabalho, apenas precisamos colocar isso no jogo. Sem dúvida, fará toda a diferença, especialmente para assistentes executivas e assistentes pessoais.

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