PERFORMANS YÖNETİMİ Mİ? GÜLDÜRMEYİN BENİ.

İşte tam bu günlerde İnsan Kaynakları departmanlarında tatlı bir heyecan var. Kurumsal şirketlerin İnsan Kaynakları departmanlarının çoğu PR ajansları ile çalışıp yeni performans yönetim sistemlerinin lansmanına yoğun bir şekilde hazırlandılar. Hatırı sayılır miktarda bütçelerle, parıl parıl parlayan afişlerde gülümseyen Avrupai yönetici ve çalışan profillerinin el sıkıştıkları görsellerin kullanıldığı, çalışanların bilgisayarlarına olmadık zamanlarda çıkan performans yönetimi hatırlatıcılarının gönderildiği tam bir tanıtım çılgınlığı yaşandı. Çalışanlarda bu yepyeni sistemi ya da küçük revizyonlarla yeniymiş gibi tanıtılan performans sistemini satın aldılar. (?) İnsan Kaynakları yöneticileri, yeni lansmanı yapılacak performans yönetiminin iş sonuçlarına nasıl etki etkileyeceğini rakamlarla ortaya koyduğu, yetenekli çalışanlarını nasıl motive edeceğini anlattığı ve hatta başarısız çalışanlarını İş Kanununa uygun olarak işten çıkarmak için nasıl güzel bir fırsat olduğunu, artık geçersiz nedenlerden dolayı yapılan çıkışların azalacağını ve ekstra tazminatlar ödemelerine gerek kalmadan şirket finansalları üzerinde ne kadar da olumlu etkiler yapacağını muhteşem PowerPoint sunumlarını animasyonlar eşliğinde hazırladılar. Şık ve zarif İnsan Kaynakları kadınları en sevimli tavırlarını takınarak, en güzel topuklu ayakkabılarını giyerek, yakışıklı ve karizmatik İnsan Kaynakları erkekleri de saçlarına bir kutu jöleyi boca ederek artık Yönetim Kuruluna bu muhteşem buluşu anlatmak için Yönetim Kurulunu ajandasından yarım saat almayı başarmış muzaffer komutanlar edasında toplandılar. İnsan Kaynakları profesyonellerinin artık bekledikleri yeni pozisyonu ya da ekstra zammı almaması söz konusu değil. Zaten bireysel hedeflerinde de en fazla ağırlığı olan konu da bu idi. İnsan Kaynakları departmanı hedeflediği devrimi gerçekleştirmişti.

Lansmanı yapılan Performans Yönetiminin amacı neydi? İnsan Kaynakları Yöneticilerini bu kadar heyecanlandıran içerik neydi? Onlarca neden sayılabilir ancak birkaç tanesi bile sistemin bir an önce hayata geçirilmesi için fazlasıyla yeterli ve bu sistem tartışılmaz bir şekilde mükemmeldi.

İnsan Kaynakları departmanlarının eseri olan Performans Yönetim Sistemi;

• Şirketin etkinliğini, verimliliğini arttırmak için gerekli olan çalışan motivasyonunu yükseltecek,
• Yöneticiler, çalışanları ile yapılan görüşmede çalışanları dinleme fırsatı bulacak ve çalışanlar izlenimlerini alabilecekler. Geribildirim verecekler, koçluk yapacaklar, ulaşılamayan hedeflerle ilgili yol haritaları oluşturacaklar. Ne de olsa Performans görüşmesi çift taraflı bir süreç. Böylece performans görüşmesine katılanlar arasında iletişim de gelişecek. Yani aslında Performans Yönetimi şirket içi iletişimi arttırmak içinde kullanılabilen, görüşmenin yapıldığı ortama göre espresso, latte ya da americano kahve ile yılda iki kere alınan yüksek tesirli ve hisli etki gösteren bir ilaç etkisi görecek,
• Çalışanların yıllık hedefleri birer birer değerlendirilerek başarıları ölçülecek. Zaten tüm hedefler objektif ve ölçülebilir, aslında hedef basari sonuçlarını da sayısal olarak tartışmasız bir şekilde ortaya çıkaracak,
• Bu sistem, şirketin yıllık hedeflerine ulaşabilmesi için gerekli olan aksiyonların neler olabileceğini de ortaya koyacak,
• Yöneticilerin çalışanlarına verdikleri geribildirimlerle çalışanlar gelişim alanlarını fark edecekler, İnsan Kaynaklarının eğitim birimleri artık amaca uygun eğitimler dizayn edebilecekler ve eğitimlere kimlerin katılacağını bu görüşmelerin sonunda ortaya çıkacak,
• Çalışanların ücret artışları kendileri ile konuşulabilecek ya da ücret artışı konuşulmasa da şirketin toplam ücret bütçesinin bir sonraki yıl ne kadar artacağı üç aşağı beş yukarı öngörülebilecek,
• Ücret artışları da performans değerlendirme sonuçlarına göre olacağı için bu sistem aynı zamanda ücret adaletini sağlamak için kullanılan bir araç olabilecek.
• Yüksek Performans Kültürünü teşvik edecek. Sürekli yüksek performans gösteren çalışanlar için artık kariyer planlamaları başlayacak ve çalışanlar yedekleme planına girebilecekler. Sürekli olarak hedeflerinin altında kalan çalışanlar için maalesef yolların ayrılması planlarını da başlatılacak.

Çalışanlar ya da performans görüşmesi yapan yöneticiler ayni fikirde mi? Şirket yöneticileri yeni sistemden memnun mu? Hiç sanmıyorum.

Halbuki her şey mükemmel yapılmıştı. Lansmanlar harika idi, çalışan tepkileri olumluydu, Aylarca sistemin içselleştirilmesi için tüm iletişim kanalları seferber edilmişti, performans kılavuzları bastırılmış ve teker teker dağıtılmıştı, hatırlatıcılar oluşturulmuştu, ofisin her köşesi yeni sistemin görselleriyle donatılmıştı, şirket çalışanlarının özenle hazırlanan sistemi görmediği bir an bile yoktu.

Maalesef adı, şekli, yöntemi ne olursa olsun performans yönetim sistemi kullanan şirketlerin çok büyük bir kısmında performans sistemi istenilen şekilde çalışmıyor, çalıştırılamıyor. Sistemin çok önemli amaçları olsa da dizaynı çok iyi yapılsa da istenilen şekilde amacına ulaşmıyor. Çalışanlar da yöneticiler de sistemi sahiplen(e)miyor. Ve üstelik şirket içinde kaosa neden olabiliyor, çalışanlar arasında adaletsizlikler ortaya çıkıyor, hedefler ne kadar objektif olsa da sistemin insan duygularından arındırılamaması değerlendirme sonuçlarını etkiliyor. Yöneticiler yoğun iş ajandalarında çalışan performans görüşmelerini önceliklindir(e)miyorlar. Eğer performans yönetimi İnsan Kaynakları bilgi teknolojileri sisteminde değilse, kâğıt yığınlarının oluşturulduğu angarya bir işten öteye gidemiyor. İşi öncelikle sahiplenmesi gereken Yönetim Kurulu üyelerine bağlı çalışanların performans sonuçları ya hiç gelmiyor ya da aylarca performans görüşme sonuçlarını alabilmek için İnsan Kaynakları tüm nezaketiyle yönetim kurulu üyelerini ikna etmeye çalışıyor. Tabii ki yapılan yönetim kurulu üyelerinin yaptığı değerlendirme sonuçlarının niteliğini sorgulamak kimsenin haddi olmuyor. Sonuç olarak kısa bir surede İnsan Kaynakları departmanı da illallah ediyor, çalışanlarda.

Sanırım farklı bir bakış açısı ile Performans Yönetimine bakmanın zamanı geldi de geçiyor bile.

Ara değerlendirme dahil olmak üzere çalışanlarla yılda sadece 2 kere yapılan performans görüşmesi ile performans yönetiminden doğru uygulanması şartı ile elde edebileceğimiz faydaları yakalamanın mümkün olacağını beklemek çok akıllıca olmayacaktır. Çalışanların ücret zamlarını, primlerini ve kariyer planlarını yıllık 4-5 hedefe bağlayarak, konulan hedeflerin dışında diğer konularda da efor sarf etmelerini beklemenin gerçekçi olduğu söylenemez. Çalışanın hedeflerinin dışında yapmış olduğu hatanın performans değerlendirme sonucuna etki etmediğini kimse iddia edemez. Yani sistemi pozitif ya da negatif varsayım ve önyargılardan kurtarmak insan faktörü olduğu surece çok mümkün gözükmüyor.

Performans Yönetimi kavramının aslında çalışan yönetiminden farklı olmadığını düşünüyorum. Aslında bir yöneticinin günlük sorumluluğu içinde bulunan çalışanlarına geribildirim vermek, çalışanlarına koçluk ve mentoldük yapmak, hedeflerini kontrol etmek, çalışanların hedeflerine ulaşabilmelerini sağlamak için önlerindeki bariyerleri kaldırmak bir yöneticinin gündelik iş sorumluluğudur. Çalışanlarına zaman ayırmaktan kaçınan yöneticinin neyin yöneticisi olduğunu kendi kendime sormadan edemiyorum. Çalışanın olumlu ya da olumsuz iş sonuçlarına siz yöneticilerin sebep olduğunu düşünüldüğünde, yılın sonunda çalışanları sorguya çekip onları puanlar vererek sıralamaya koymak iyi bir yönetici olmak için yeterli olmadığı ortadadır.

Dolayısıyla yeni bir performans sistemi için öncelikle yeni bir yönetici profili dizayn edilmesi gerekiyor. Yeni profilin adi müdür mü, takım lideri mi, lider midir tartışılır ama bir yöneticinin en önemli yetkinliği çalışanlarına etkin ve verimli zaman ayırmak olmalıdır. Eğer çalışanı değerlendirmek gerekiyorsa – ki insanları hala ipe dizer gibi puanlar vererek sıralamak bana ayrıca komik geliyor- bunu yıl içerisinde değil her ihtiyaç duyulduğu anda yapmak, çalışana yılın sonunda değil de başarısı ya da başarısızlığına hemen o anda geri bildirim vermek gerekiyor. İşte o zaman çalışan motive olur. Bırakın 1 yılı, ödüllendirmede yapılan 1 günlük gecikme dahi çalışan motivasyonunu etkiler ya da ödüllendirmenin etkisini azaltır. Bu nedenle performansın günlük ya da anlık değerlendirmelerle geliştirilebileceğini düşünüyorum. Anlık yapılan değerlendirmeler çalışanın gelişimi daha hızlı göstermesine neden olurken bir yandan da yapılan işin niteliği de arttıracaktır. Yıl sonu yapılacak değerlendirme de sürpriz yaşanmayacak, performans başarı notu ile ilgili çalışan ile büyük ölçüde mutabakat sağlanacaktır. Çalışan üzerinde oluşan değerlendirme baskısı azalacak, yıl sonu değerlendirme görüşmesinin niteliği ve etkisi artacaktır. İnsan kaynakları bilgi teknolojilerine, yönetici ve çalışanlara karşılıklı olarak anlık değerlendirme notlarını girme imkanını veren modüller eklenerek olması gerektiği gibi performans yönetimin sürekli bir süreç olmasına yardımcı olması gerekiyor.

İnsan Kaynakları departmanının yeni sistemin dizaynında önceliklendirmesi gereken unsur, çalışan ile yönetici arasında yapılan geri bildirim, koçluk ve mentörlük görüşmelerini yapılandırmak ve sistematik hale getirmek olmalıdır. İnsan Kaynakları departmanı yapılandırdığı bu görüşmelerin çalışanın yıllık hedefine ulaşabilmesinde pozitif katkı yapmasına olanak sağlarken aynı zamanda kurum için bir “değer” olarak görülen çalışanın mevcut yetkinlikleri geliştirmesi ve potansiyelini arttırıcı nitelikte olması önemlidir. Yani çalışanlarını etiketleyen ve derecelendiren, çalışanın geçmiş performans ile ilgilenen klasik performans sistemi yerini çalışanın gösterdiği mevcut performansa, gelişim alanlarına, potansiyeline odaklanan mümkün olduğunca çalışan derecelendirmesi ve sınıflandırmasından uzak “çalışan odaklı” yeni sisteme bırakması gerekiyor.

Velhasıl performans yönetimi sürecinin iyileştirilmesi ve etkisinin arttırılması için birçok teori üretilebilir, üretilecektir de. 2010 yılından sonra önemli bazı global şirketlerin ciddi değişim cabaları dışında, klasik performans yönetimi anlayışını tam anlamıyla geliştirebilmiş, ideale yaklaşabilmiş teoriyle henüz karşılaşamasam da sanırım bu çok bilinmeyenli zor problemin çözümünün başlangıcı; çalışan gelişimini ve potansiyelini daha fazla önemseyen yöneticilerin yetiştirilmesi, koçluğun ve liderliğin esas alınması, aynı zamanda çalışana da yöneticisini değerlendirme şansı verilmesi ve İnsan Kaynakları bilgi teknolojilerini etkin bir şekilde kullanılması olacaktır.

İnsan Kaynakları departmanları bakalım bize nasıl bir sürprizler hazırlayacak…