Proje Bütçesi Oluşturma 4: Zaman Planlaması ve Bütçeye Etkisi
Ayşe Görücü
Kurucu , Eğitmen, Danışman at RAHUDA | Tedarik Zinciri Yönetimi, Liderlik, Proje Yönetimi
Makale Başlığı: Proje Bütçesi Oluşturma 4: Zaman Planlaması ve Bütçeye Etkisi
Proje yönetiminde zaman planlaması, maliyet kontrolünün en kritik unsurlarından biri. Bir projenin başarılı olup olmadığını sadece belirlenen hedeflere ulaşma durumuyla ölçmüyoruz; aynı zamanda teslim tarihlerine uyan ve bütçe içinde kalan projeleri başarılı olarak değerlendiriyoruz. Eğer bir projeyi zamanında tamamlayamazsak gecikmeler maliyetleri artıracak; dolayısıyla hem zaman çizelgesine uyulmamış hem de bütçe içinde kalma hedefi tehlikeye girmiş olacaktır. Dolayısıyla etkin ve gerçekçi bir zaman planlaması yapmak, kaynak kullanımından maliyet kontrolüne kadar birçok anlamda büyük bir avantaj sağlayacaktır.
Projenizin zaman çizelgesini oluştururken dikkate almanız gereken o kadar fazla faktör var ki. Her bir görevin süresi hesaplanmalı, bu görevlerin birbirleriyle olan ilişkileri ve bağımlılık durumları tespit edilmeli ve kritik yol (critical path) gibi analizler kullanılarak, projenin tamamlanması için gerekli süre belirlenmeli. Görevlerin ve projenin niteliğine göre, gecikmelerin önüne geçebilmek için ek süre bile ekleyebilirsiniz ki bir şeyler yanlış giderse yine de bütçe içerisinde kalabilin; zaman çizelgesine uyum sağlayabilin.
Yazı dizimin bu makalesinde zaman planlamasının proje bütçesi üzerindeki etkileri konumuz. Başarılı bir proje yönetimi için zaman çizelgesini nasıl oluşturacağımızdan hangi araçlarla takip edebileceğimize ve risk yönetimine kadar, geniş bir çerçevede inceleyeceğim. İlk başlığımız zaman ve maliyet ilişkisi. Haydi başlayalım.
1. Zaman Planlaması ve Maliyet İlişkisi
Eğer bir proje yönetecekseniz, çok kısa bir sürede fark edeceksiniz ki maliyet ve zaman planlaması birbiriyle yakından ilişkili kavramlar. Projenin süresi iş gücü, malzeme ve ekipman gibi temel maliyet kalemlerini doğrudan etkileyen en önemli bileşenlerden biri. Mesela ekipman kiraladıysanız, bir günlük gecikme bir günlük daha kira ücreti demek. Ya da bir uzmandan danışmanlık alıyorsanız, saatlik ücretlendirme olacak. Birkaç günlük bir gecikme yaşandığında, saat ücreti üzerinden ek bir maliyetle karşılaşacaksınız. Sadece doğrudan maliyetlerde de değil, dolaylı maliyetlerin de bütçe içerisinde kalması için zaman planlamasının doğru bir şekilde yapılması gerekiyor.
Zaman Planlamasının Doğrudan Maliyetler Üzerindeki Etkisi
Özellikle iş gücü maliyetleri, uzayan proje sürelerinde en fazla artış gösteren maliyet kalemlerinden biridir. Tam zamanlı çalışanlar, proje boyunca maaş almaya devam ederler; bahsettiğim gibi geçici personel veya danışmanlık alınan uzmanların ücretleri de maliyetleri artırır. Proje süresinin uzaması demek, aynı zamanda fazla mesai ihtiyacını da artıracak; dolayısıyla iş gücü maliyeti bir de bu boyutuyla artacaktır. Yine ekipman kiralama maliyetleri de doğrudan bir maliyet kalemi olarak proje süresinin uzamasına bağlı olarak yükselecek. Bu bağlamda proje yöneticisinin yapması gereken hem zaman planlamasını doğru bir şekilde yaparak takibini de periyodik olarak gerçekleştirmek durumunda hem de görevlerin birbirlerine bağımlılıklarına göre gerekirse uzman ve ekipman gibi dış kaynak kullanımlarının zamanlamasında güncellemeler yapabilmelidir.
Zaman Planlamasının Dolaylı Maliyetler Üzerindeki Etkisi
Bir önceki yazımızda ele almıştık; dolaylı maliyetler idari giderler ile genel giderler, enerji tüketimi, sigorta maliyetleri vb. gibi kalemleri içeriyor. Proje süresinin uzaması demek, idari çalışanların projeye daha uzun süre dahil olması anlamına geliyor; aynı zamanda ekipman kullanımının da artması enerji tüketimini artıracak, proje ekibinin ofiste kullandığı alan ve kaynaklarda artış meydana getirecek ve sigorta poliçelerinde de güncelleme yapılmak durumunda kalınacak. Bütün bunlar ek maliyet ve bütçenin aşılma riskinin artışı anlamına geliyor.
Bir de fırsat maliyetleri var ilk bakışta akıllara gelmeyen. Bir projenin belirlenen sürede tamamlanamaması, işletmenin planlanan diğer projelerine daha geç başlamak durumunda kalması anlamına gelebilir. Bu noktada projenin niteliğine göre, projenin hayata geçirilmesiyle elde edilecek kazançların da kaybı söz konusu olacaktır. Yani, örneğin bir ürün geliştirme projesi yürütüyorsunuz diyelim. Proje süresi uzadıkça ürünün piyasaya sunulma zamanı da gecikecek; planlanan lansman tarihinden gerçek lansman tarihine kadar geçecek süreçteki satış kaybı da bir maliyet olarak karşınıza çıkacaktır.
Proje zaman çizelgesine uyum sağlayamamak her anlamda, her adımda ve her maliyet kaleminde artışla sonuçlanacak. Bu da projeden elde edilecek kârın düşmesine; dolayısıyla da projenin planlanan getirileri üzerinde olumsuz bir etkiye sebep olacak. İşte tam da bu sebeple zaman çizelgesi çok büyük bir özenle hazırlanmalı ve bütün proje ekibinin bu çizelgeye sıkı sıkıya bağlı kalmasının ne kadar önemli olduğu açıkça anlatılmalı.
2. Zaman Çizelgesi Oluşturma Adımları
Zaman çizelgesi doğru olmalı ki proje planlanan zamanda ve bütçe dahilinde tamamlansın. Peki etkin bir zaman planlaması için doğru zaman çizelgesi nasıl oluşturulur?
a) Proje Kapsamının Tanımlanması: Serinin daha ilk makalesinde detaylıca ele almıştık proje kapsamını tanımlamanın önemini. Projenin kapsamını kesin çizgilerle belirlemek hazırlayacağınız zaman çizelgesinin temelini oluşturacak. Çünkü, projenin kapsamını belirledikten sonra her bir görevi detaylandıracak ve kaynakları paylaştıracaksınız. Bu noktada her bir görevin süresini de belirleyerek zaman çizelgenizi oluşturmaya başlayacaksınız. Proje kapsamını ne kadar doğru tanımlayabilirseniz, zaman çizelgeniz de o kadar isabetli ve gerçekçi olacak. Zaman çizelgesini hazırlarken gerçekçi olmak en büyük önceliğiniz olmalı. Evet, projenizi kısa bir sürede tamamlamak istiyor olabilirsiniz; ama ulaşılamayacak bir zaman hedefi koyarak çizelgeyi oluşturmak projenin başarısını tehdit edecek. Bence gerçekçi hedefler sadece zaman çizelgesinde değil, bütçe hazırlamada da en kritik faktörlerden biri olmalı.
b) Görevlerin ve Bağımlılıkların Belirlenmesi: Zaman planlaması yaparken görevleri sürelerini belirleyeceksiniz dedik ama biliyorsunuz bir projede süreç bir silsile olarak işliyor ve pek çok görev birbiriyle bağlantılı şekilde ilerliyor. Bunu düzenleyebilmek için her bir görevin başlangıç ve bitiş tarihinin net bir şekilde belirlenmesi çok önemli. Bazı görevlerin hazırlığı bir önceki adım bitmeden başlayabilir; ancak görevlerin büyük çoğunluğu önceki görevlerin tamamlanmasına bağlı olacak. Bu noktada Gantt çizelgeleri veya Kritik Yol Metodu gibi araçlar, görevlerin sıralarını belirlemekte en büyük yardımcınız olacak. Gantt çizelgeleri görevlerin başlangıç ve bitiş tarihlerini görselleştiren çizelgelerdir ve bütün ekibin projenin ilerleme sürecini takip etmesine yardımcı olur. Kritik Yol Metodu ise projenin tamamlanmasını etkileyecek en kritik görevleri tanımlar. Zaman yönetimi açısından bu metot, hangi görevlerin öncelikli olarak ele alınması gerektiğini gözler önüne serecektir.
c) Zaman Tahmini Yöntemleri: Bir önceki yazımda bütçe tahminleme yöntemlerinden bahsetmiştim; bu hafta sıra zaman tahminleme yöntemlerinde. Üç temel yöntemden bahsedeceğim Analog Tahmin ile başlayarak.
o Analog Tahmin: Bu tahminleme yönteminde benzer nitelikteki geçmiş projeleri baz alıyoruz. Daha önce tamamladığımız projelerin verilerine dayanarak, bir sonraki projenin alacağı zamanı tahmin edebiliriz. Ama dikkat etmemiz gereken önemli bir nokta var; her proje, bir öncekilerle ne kadar benzer olursa olsun kendine özgü dinamiklere sahiptir. Bu yüzden verilerini kullandığımız projeyle elimizdeki projenin benzerliklerinden çok farklılıklarına odaklanarak tahminlemeyi bu bağlamda yapmak gerekecek.
o Parametrik Tahmin: Bu yöntemde de geçmiş verilerden yararlanıyoruz ama bu sefer belirli parametreleri temel alıyoruz. Mesela, bir görevin tamamlanması için gereken iş gücü, materyal veya kullanılacak diğer kaynakları analiz ediyoruz. Buradan elde ettiğimiz parametrelere dayanarak yeni projenin süresini tahmin edebiliyoruz. Özellikle, eğer büyük ve uzun süreli bir proje yürüteceksek, parametrik yöntem daha isabetli sonuçlar verecektir.
o Üç Nokta Tahmin: Bu tahmin yönteminde, adından da anlaşılacağı üzere, nokta birleştirme yapıyoruz. Önce bütün planların yolunda gittiğini var sayarak bir süre tahmini yapılıyor. Sonrasında en kötü olası senaryoları belirleyerek bu çerçevede bir tahmin yapılıyor ve son adımda noktalar birleştiriliyor. Belirsizlikleri yönetmek istiyorsanız; bu üç yöntem arasında en etkin olanı üç nokta yöntemi olacak.
Tahmin yöntemleri, zaman çizelgesi oluşturmada çok işinize yarayacak yöntemler. Ama proje yöneticisinin zaman çizelgelerinde güncellemeler ve değişiklikler yapmak zorunda kalacağını unutmaması gerekiyor. Bu yüzden de proje yöneticisi olarak esnek olabilmeli; proaktif önlemler alabilmeli ve ekipteki iletişimi etkin bir şekilde sürdürebilmelisiniz.
3. Zaman Yönetimi Araçlarının Kullanımı
Projenizin her alanında çeşitli bilgisayar programları ve yazılımlar kullanabilirsiniz. Bana kalırsa, bu araçların kullanımı insan hatası faktörünü minimize edeceği için çok önemli ve yapacağınız yatırıma değecek. Yatırım derken sadece harcanacak paradan bahsetmiyorum; aynı zamanda bu programların nasıl kullanılacağını öğretmek durumunda da kalabilirsiniz. Bu da zaman ve iş gücü yatırımı olacak; ancak elde edeceğiniz sonuçlar katlandığınız maliyete değecek.
Microsoft Project, Asana, Trello ve Smartsheet gibi araçlar, bugün proje yönetiminde en sık kullanılan araçlardan bazıları. Kısaca her birine tek tek değinmek istiyorum.
o Microsoft Project: Proje yönetimi söz konusu olduğunda en kapsamlı çözüm sunan Microsoft Project, görevleri tanımlayıp bağımlılıklarını belirlemede en büyük destekçiniz olacak. Ek olarak zaman çizelgesini otomatik olarak güncellemek için de çeşitli işlevlere sahip bu uygulama, Gantt çizelgeleri oluşturma imkânı da sağlar. Aynı zamanda eğer projenin uzaması gibi bir riskle karşı karşıya kalınırsa, ekip üyeleri bu uygulama üzerinden iletişime geçerek bilgi alışverişinde bulunabilirler; projenin bütçesi gibi önemli bilgilere kolay erişim özelliğiyle de kaynak kullanımı ve takibinde de büyük kolaylık sağlar.
o Asana: Özellikle görev yönetimi konusunda oldukça popüler bir araçtır Asana. Kullanıcı dostu arayüzüyle, görevlerin proje yöneticisi tarafından belirlenme, önceliklendirme ve izlemesinde yardımcı olur. Ek olarak güncellemeler yapılmasına da olanak sağlar ve görevler için Asana üzerinde belirlenen son tarihler sayesinde, ekip üyelerinin zaman yönetimi becerilerine de destek olur.
LinkedIn tarafından öneriliyor
o Trello: Eğer proje ekibiniz görsel uyarıcılara daha duyarlıysa, Trello’yu kullanmanızı önerebilirim. Her bir görevi bir kart olarak temsil edebilirsiniz ve birbiriyle bağlantılı görevleri aynı panoda gösterebilirsiniz. Bu araç esnek olmasıyla ve ekip üyelerinin iş akışlarını kendilerine göre özelleştirmesine izin vermesiyle öne çıkan, yine oldukça popüler bir araçtır.
o Smartsheet: Smartsheet ise şablonlar ve otomatik güncellemelerle zaman çizelgesinin oluşturulmasını ve yönetilmesini kolaylaştırır. Ekiplerin iş gücü ve ekipman kullanımını izleyerek bütçeye uygun bir planlama yapabilirsiniz. En önemli özelliklerinden biri de proje yöneticilerinin projenin işleyişini gerçek zamanlı olarak takip edebilmesini sağlamasıdır.
Bu ve benzeri araçlar, tüm ekibin erişimine açık olarak sunulduğunda, herkesin bütün gelişmelerden anlık olarak haberdar olmasını, daha verimli şekilde iletişime geçilmesini ve kafa karışıklıklarının azaltılmasında büyük avantaj sağlayacaklar. Proje yöneticilerine ufak bir tavsiyem olacak; en popüler aracın sizin için de en iyisi olduğunu düşünmeyin lütfen. Her bir proje, her bir ekip ve her bir proje yöneticisi kendine özgü özellikler ve nitelikler taşır. Burada size düşen görev; bu değişkenlere ve niteliklere en uygun olan programı seçmek. Bir yapboz parçasını ait olmadığı yere zorla sıkıştırarak büyük resmi tamamlamış olmazsınız. Her bir faktörü en optimal şekilde karşılayacak çözüm, size en uygun olandır.
4. Zaman Sapmalarının Bütçeye Etkisi ve Risk Yönetimi
Buraya kadar özellikle vurgu yaparak dikkat çektiğim noktalara göz atarsanız, proje yöneticilerinin karşılaştığı en büyük zorluğun proje süresinde meydana gelen sapmalar ve bu sapmalar dolayısıyla bütçede de ortaya çıkacak isabetsizlikler olduğunu göreceksiniz. Zaman sapmaları, bazen sadece birkaç günlük bir gecikme ve minimum bütçe sapması anlamına gelebilir; bazen de görevlerin gecikmesi kaynakların ve iş gücünün yeniden tahsis edilmesine ve projenin ilerlemesinde durmalara sebep olabilir. Tam da bu yüzden proje bütçesi oluşturulurken olası gecikmeler önceden hesaba katılarak, bütçeye bir “risk bütçesi” ayrılmasını şiddetle tavsiye ediyorum.
Risk yönetimi ile, projenizin beklenmedik durumlara karşı çok daha dayanıklı olmasını sağlayabilir; bütçenin kontrol altında tutulmasına katkıda bulunabilirsiniz. Hem iç hem de dış faktörler göz önünde bulundurularak, hangi spesifik noktalarda ne tür sorunların çıkabileceğini tahmin edebilmek gerekir. İç faktörler derken ekibin beceri düzeyi ve kaynakların yeterliliği gibi şirket ve ekibin içindeki bileşenlerden; dış faktörlerde de tedarik zinciri gibi süreçlerde yaşanacak problemler ve piyasa koşullarının aniden ve keskin biçimde değişmesi gibi işletmenin kontrolü dışındaki etkenlerden bahsediyoruz.
Zaman sapması, istesek de istemesek de mali anlamda olumsuz etkiler yaratacak. Bu etkileri minimize etmek için risk analiz yöntemlerinden faydalanarak bütün olası durumlara karşı hazırlık yapabilirsiniz. Mesela SWOT Analizi ile projenin zayıf noktaları ve potansiyel tehditleri ortaya çıkarabilir; senaryo planlaması yöntemiyle karşılaşabileceğiniz bütün olumsuzlukları hesaba katarak en uygun önlemleri alabilirsiniz.
Proje süresince ne kadar istemesek de belirsizliklerle karşı karşıya geleceğiz. İyi bir proje yöneticisi bu belirsizliklerle başa çıkmayı başarabilmeli. Bunun için proje yöneticisinin gerek bütçe gerekse zaman çizelgesi bağlamında sürekli takip ve izleme yapması önemlidir. Düzenli performans toplantıları düzenleyerek de proje yöneticisi ilerlemeyi gözlemleyebilir. Bu toplantılar katılan herkes projenin plana bire bir uygun şekilde ilerlediğini duymak istiyor. Ancak proje yöneticisinin buradaki görevi, bütün ekibe bir problem ortaya çıkmadan, göstergelere bakarak olası sorunları önceden masaya getirmelerini istemektir. Bir sorunu ne kadar erken yakalarsak, çözmek için de o kadar fazla alternatif geliştirme şansımız olur.
Risk yönetimi stratejinizin proje süresince her an devreye alınabilecek durumda olması gerekiyor projenize başlamadan önce. Her aşamada dikkatli olmak ve gereken önlemleri almak zorundasınız. Bir proje yöneticisi olarak sizin başarınız ve son tahlilde projenizin başarıyla tamamlanması üzerindeki en büyük etkenlerden biri de etkin bir risk yönetimidir. Bu yüzden çok dikkatli olmalısınız.
5. Zaman Planlaması ve Esneklik
Geldik içinde yaşadığımız zamanların en önemli yetkinliklerinden birine: esneklik. Zaman çizelgenizi oluştururken projenin karmaşıklığını azaltmak ve zaman sapmalarını minimize etmek için esneklik payı bırakmak gerekiyor. Proje yöneticisine ve ekibe, herhangi bir görevin tamamlanmasında yaşanacak gecikmeler karşısında hareket alanı bırakacak kadar esnek olabilmeli zaman çizelgeniz. Bunu yapabilmek için ise görevleri ve görevler için gereken süreleri belirlerken, potansiyel gecikmeler için ek süreler tahsis etmeniz gerekiyor. Buradaki ek süre sadece zaman sapmalarında değil; bütçenin belirlenen sınırla içinde kalmasına da destek olacak. Çünkü her görev için belirlediğiniz ek süre bütçenizde temsil edilecek ve dolayısıyla gecikme yaşansa dahi, esneklik payı içinde kaldığınız sürece bütçeniz olumsuz etkilenmeyecek.
Proje yönetiminde esneklik sağlamanın bence en önemli yöntemlerinden biri Aşamalı Yaklaşım. Bu stratejide proje belirli aşamalara bölünüyor. Tamamladığınız her aşama sonrasında elde ettiğiniz deneyimlere dayanarak esneklik payını artırabilir; planlamaların güncellenmesi yapılabilir.
Bence en önemli yöntem iletişim. Biliyorum, artık o kadar çok kullanılıyor ki bu kelime, bazen artık anlamını yitirmiş gibi gelebiliyor. Ancak iletişim her zaman en önemli ve en faydalı aracımız olacak. Düzenli toplantılar yapın dedik; proje yönetimi araçları aracılığıyla ekip iletişime geçebiliyor dedik. İşte iletişimin gücü burada ortaya çıkacak. Her bir ekip üyesinin projenin ilerleyişiyle ilgili en güncel bilgiye sahip olması gerekir. Herhangi bir sorun yaşandığında ekibin hızlıca bir araya gelebiliyor olması veya kullanılan platform üzerinden bilgi alabiliyor olması çok önemli. Ekip problemlerden ne kadar hızlı haberdar olursa ya da problemleri ne kadar proaktif şekilde ele alabilirse, esneklik payı da o kadar etkin bir şekilde yönetilebilir.
Sonuç olarak, başarılı bir proje yönetmek istiyorsanız, zaman planlamasını en temel ve en kritik unsurlardan biri olarak özenle ele almalısınız. Proje sürecinin başlangıcından itibaren titizlikle oluşturulan bir zaman çizelgesi, maliyetlerin kontrol altında tutulmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlayacaktır. Proje yönetimi söz konusu olduğunda unutmamamız gereken en önemli kelime optimizasyon. Kaynak kullanımı, maliyet, ekipman, iş gücü, zaman… Bütün bu araç, materyal ve bileşenlerin optimal şekilde kullanılması, projenizin başarısını belirleyecek. Dikkat ederseniz en ucuz veya en hızlı demiyorum; optimal şekilde diyorum. Çünkü bir projenin başarısı hızlı ve ucuz bir şekilde tamamlanmasıyla ölçülmüyor. Elinizdeki bütün kaynakların tam potansiyeline ulaşmasını sağlamak, asıl başarınız olacak. Eğer bunu başarabilirseniz; zaten katlanılan maliyet ve harcanan zamanın karşılığında alınacak dönüş de o derece artacak. Yani kendinizi daha hızlı olmakla veya daha düşük maliyetle projeyi tamamlamaya kanalize etmeyin. Eğer bu enerjiyi içinde bulunduğunuz şartlar altında, kullanımınıza tahsis edilen kaynakları en etkin şekilde kullanarak projenizi belirlenen kriterlere uygun şekilde tamamlayabiliyorsanız, başarıya ulaşmışsınız demektir.
Kaynaklar