ENCUENTRA EL LUGAR IDEAL PARA TU NEGOCIO EN TIEMPOS DE CRISIS

Algunos estudios en nuestro continente indican que cerca del 60% de las estaciones de trabajo permaneces desocupadas durante todo el día y para las oficinas privadas este porcentaje llega hasta el 70%. esto se debe, en gran parte, a que la forma en la que trabajamos no es la misma desde hace décadas, nos relacionamos y movemos de maneras que anteriormente no se contemplaban en el diseño.

En este artículo te vamos a ayudar porque es una buena opción conocer la manera en que es ocupada tu oficina por tus colaboradores. En Living Werk hemos recopilado nuestra experiencia con diferentes clientes y observado las diferentes formas en la que se ocupan los espacios y como las empresas desean aprovechar al máximo su infraestructura. Para ello las organizaciones utilizan los datos proporcionados por un estudio de ocupación, para armarse de un caso de negocio (business case) sólido y confiable ya sea para ampliarse, mudarse o reducir sus oficinas.

En un ejemplo real, podemos graficar brevemente el beneficio obtenido con un informe de ocupación. La empresa estaba achicándose y debía tomar la decisión de quedarse donde estaba o buscar una nueva ubicación teniendo que asumir los costos y tiempos de habilitación asociados. Se resume básicamente en dos puntos fundamentales que ayudaron a tomar la decisión de mudarse.

·       Se definieron los requerimientos básicos y se pasó a una forma de trabajo más colaborativa, esta decisión permitió ahorrar 400m², pasando de 2000m² a 1600m².

·       Con el estudio de ocupación realizado se determinó que los usuarios ocupaban el 65% del tiempo las oficinas, como la forma de trabajar era tradicional, disponían un puesto de trabajado por cada colaborador, dejando gran parte de ellos vacíos gran parte del día.

·       Se comparó los gastos actuales del edificio versus una nueva ubicación con accesibilidad similar, en un edificio con características iguales. Aunque el valor de arriendo fue levemente inferior en la nueva ubicación, si consideramos los dos puntos anteriores, se logró determinar un ahorro a 5 años de casi un 30% incluida la habilitación, la cual se limitó a 16 UF/m².

Para lograr esto podemos describir 7 aspectos fundamentales para realizar un estudio de ocupación que ayudarán a obtener los datos necesarios para planificar la estrategia a tomar.

1.      Reducción de costos

Los costos de mantenimiento de infraestructura es un ítem importante dentro de los costos de una empresa, sin embargo, este costo va por detrás del costo de remuneraciones de los colaboradores.

Conocer el factor de ocupación de cada uno de los tipos de puestos y espacios de trabajo ayuda a determinar la estrategia para la optimización de los espacios, esto permite importantes ahorros en costos de arriendos al solo disponer de la superficie que realmente se utilizas.

2.      Gestión del Cambio.

La información recopilada de las mediciones de ocupación de espacios, uso de la tecnología y las encuestas realizadas, nos permiten tener los datos objetivos necesarios que ayudarán a justificar el cambio. Pero para el éxito de un proyecto no basta con información precisa, sino que se debe apelar a la colaboración y participación de los empleados y altos cargos de la empresa, de manera de generar un sentimiento de pertenencia y compromiso.

Las salas de reuniones con una capacidad de más de 8 personas, son ocupadas entre un 30% a 40% del tiempo, generando un déficit de salas de menor tamaño que en proporción se usan casi un 200% más.

3.      Comportamiento de ocupación

Hoy en día la forma en la que trabajamos nos lleva a que no podamos rotular uno o dos espacios, sino que la constante movilidad, tipo de trabajo, reuniones, etc hacen que colaborador pueda desplazarse de un sitio a otro de la oficina e incluso estar fuera de ella todo el día.

Identificar estos comportamientos facilita la identificación de que tipos de áreas y medidas de puestos de trabajo se necesitan en el proyecto.

4.      Requerimientos espaciales

La decisión de optimizar las oficinas actuales o cambiarse a una nueva ubicación implica saber que espacios son necesarios para poder cumplir con el objetivo de la empresa, contar con la medición del comportamiento de las áreas permite determinar y ponderar los elementos imprescindibles a considerar y así ahorrar tiempo a la hora de hacer una cabida.

5.      Métrica

Los puntos anteriores arrojarán un gran número de datos que servirán de métrica para determinar la línea base para el éxito del negocio y por ende del proyecto.

Un ejemplo de esto es dado anteriormente, una empresa puede pasar de 2000m² de oficina a 1600m² manteniendo el mismo personal, claramente este cambio se realiza en coordinación con la visión corporativa que respalde un cambio cultural.

En la parte 1 hablamos que en ocasiones el factor de ocupación de los puestos de trabajo tradicional es del 60%, esto puede representar hasta un 30% de optimización en la superficie de arriendo. 

6.      Optimizar

El factor de ocupación ayudara a determinar al facility manager que decisiones tomar para optimizar los costos de servicios, por ejemplo, saber cuando es el momento de menor ocupación permitirá generar una reducción en consumo de climatización e iluminación donde no la necesitan, o determinar que en los días de mayor ocupación se realice limpieza de las áreas comunes con mayor frecuencia, todo esto se traduce en un mejor bienestar para los colaboradores.

7.      Toma de decisión corporativa.

Con la información del estudio de ocupación, complementada con un estudio inmobiliario de posibles reubicaciones, la forma de interacción de los empleados, la forma de apropiación y uso de los espacios será de vital importancia para crear un caso de negocio sólido y tomar decisiones estratégicas para las nuevas oficinas, más eficientes y colaborativas.

En contextos tan volátiles a nivel nacional e internacional como el de hoy, es sumamente importante iniciar un estudio preliminar de cada uno de estos puntos, adelantarse y prever se hace entonces imprescindible para saber cuándo actuar.

En Living Werk estamos tu disposición para ayudarte a diseñar el mejor espacio para tu negocio.