Administración
Ninguna organización logra ajuste permanente con los cambios en su entorno de modo automático. Todas requieren ser conducidas a lo largo de sus vidas mediante la acción de los administradores, quienes con instrumentos estratégicos logran producir en ellas los cambios planeados que requieren para alcanzar ese ajuste de manera exitosa. Una regla de oro dice que si el mercado cambia, entonces usted debe cambiar con él. Las empresas necesitan aprovechar las oportunidades y enfrentar las amenazas que el ambiente les presenta debidamente fortalecidas en sus estructuras administrativas y en su gente, de lo contrario no podrán permanecer en sus mercados de cara a los embates de sus competidores y a los cambios que la sociedad, la economía, la legislación, la tecnología y la cultura van configurando.
El Desarrollo Organizacional, El Plan de Negocios, la Planeación Estratégica, los enfoques Pro-activos, los Procesos y la Administración de Proyectos constituyen algunos de los instrumentos centrales con los que la administración moderna logra enfrentar los mercados abiertos, globalizados y altamente competitivos del mundo contemporáneo. Las empresas mexicanas y sus directivos deberán implantar estos instrumentos estratégicos para mantenerse en la competencia eficiente.
La Administración es el proceso mediante el cual se diseña y mantiene un ambiente en el que individuos, que trabajan en grupos, cumplen metas especificas de manera eficaz. Es el proceso de trabajar con personas y recursos para alcanzar las metas organizacionales. Se define organización como un grupo de personas que trabajan en conjunto para crear valor agregado. La administración es un elemento esencial para cualquier organización, se aplica por igual a grandes y pequeñas, empresas lucrativas y no lucrativas, y a industrias de manufactura y de servicios.
Ser eficaz significa alcanzar las metas, ser eficiente significa alcanzar las metas con el menor desperdicio de recursos, es decir, emplear de la mejor forma el dinero, el tiempo, los materiales y a la gente. El término empresa se refiere a un negocio, una dependencia gubernamental, un hospital, una universidad o cualquier otro tipo de organización. En el mundo actual de los negocios, los ejecutivos no solo se adaptan a las condiciones cambiantes, sino que aplican de forma obsesiva, rigurosa, consistente y disciplinada los principios fundamentales de la administración. Estos incluyen las cuatro funciones tradicionales de la administración (en realidad son las cinco, pero enfoquemos nuestra atención en estas cuatro): 1)Planeación, 2)Organización, 3)Dirección y 4)Control. Estas funciones son tan importante como lo han sido siempre, y ofrecen aún hoy en día los principios fundamentales requeridos tanto en el comienzo de una empresa como en corporaciones bien establecidas, aunque su forma desde luego que ha evolucionado.
Técnicas de apoyo a la administración de proyectos. La construcción de un proyecto requiere ideas claras, procesos bien definidos y especificados así como rutas criticas de acción que esclarezcan la toma de decisiones en tiempo y forma. Para ello, la administración de proyectos requiere técnicas que apoyen y faciliten la formación, operación y conclusión del proyecto, incluso la concepción original; algunas de las técnicas más usadas son:
a) Los diagramas de redes.
b) Gráficas de Gantt
c) Gráficas PERT y CPM.
1) PLANEACIÓN
La Planeación es la selección de misiones y objetivos, así como de las acciones para lograrlos; lo anterior requiere tomar decisiones, es decir, elegir una acción entre varias alternativas. Es la función de administrar una sistemática toma de decisiones sobre las metas y las actividades que un individuo, un grupo, una unidad de trabajo o la organización entera se proponen.
Planear es definir las metas que se perseguirán y anticipar que acciones serán las adecuadas para alcanzarlas. Las actividades de planeación incluyen el análisis de la situación actual, la anticipación del futuro, la determinación de objetivos, decidir en que actividades la compañía se verá involucrada, elegir estrategias corporativas y de negocios, y determinar los recursos necesarios para alcanzar las metas organizacionales. Los planes disponen el escenario para la acción para los más grandes logros.
Los planes pueden clasificarse como:
1. Misiones o propósitos.
2. Objetivos o metas.
3. Estrategias.
4. Políticas.
5. Procedimientos.
6. Reglas.
7. Programas.
8. Presupuestos.
Veamos una ilustración de la Planeación: Considérese que ha identificado una oportunidad comercial redituable y que se tiene el potencial personal para transformarla en un éxito. ¿Ahora qué procede? ¿Debe uno actuar sobre su idea? ¿Por dónde debe comenzar? La respuesta está en iniciar con su Plan de Negocios.
Plan de Negocios. Es un paso de la planeación formal que se concentra en la empresa entera y que describe todos los elementos implicados en el comienzo de la misma. El plan de negocios describe a toda la empresa y a su mercado, las estrategias, y futuras direcciones. A menudo incluye planes funcionales para departamentos como la mercadotecnia, las finanzas, la manufactura y materias primas y los recursos humanos. El plan de negocios primero le ayuda a determinar la viabilidad de una empresa, segundo, le es una guía para la planeación y organización y tercero, le puede ayudar a obtener financiamiento. Es leído por inversionistas potenciales, bancos, proveedores, clientes, gobierno, universidades y otros. ¡Es importante tener un plan de negocios bien armado para obtener recursos!
Elementos clave de la planeación. La mayor parte de los planes de negocios dedican tanta atención a la proyección financiera que descuidan la información que es importante, aquella que interesa a los inversionistas experimentados. De hecho las proyecciones financieras suelen ser demasiado optimistas o poco realistas. Los inversionistas lo saben y rebajan los números. Además de las cifras, los mejores proyectos comunican (y aseguran que los emprendedores hayan meditado acerca de todo ello) seis factores clave: la gente, la oportunidad, la competencia, el contexto, el riesgo y la recompensa.
En la planeación para dar el valor estratégico destacan:
1. La planeación estratégica.
2. Planeación táctica y operativa.
3. Alineación de las planeaciones táctica operativa y estratégica.
2) Organización
La función de la administración que une y coordina los recursos humanos, financieros, físicos, de información, entre otros para alcanzar las metas es organizar. La organización de las actividades incluyen atraer a las personas a la misma, especificar las responsabilidades de trabajo, agrupar las tareas en unidades de trabajo, discernir y asignar los recursos y crear las condiciones para que las personas y las cosas funcionen juntas con el objetivo de alcanzar el máximo éxito. Supone una estructura intencional y formal de funciones o puestos.
Una organización formal se entiende por la estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada.
Una organización informal se entiende por la red de relaciones interpersonales, sociales, que surgen cuando los individuos se asocian entre sí. Formadas a menudo sin tomar en cuenta la jerarquía o la departamentalización.
La acción de organizar comprende, entre otros aspectos, establecer departamentos. El término departamento designa una área, división o unidad especifica de una organización sobre la que un gerente tiene autoridad para el desempeño de las actividades establecidas.
En el pasado, la organización involucraba la creación de un diagrama organizacional que identificaba las funciones de negocios, establecía las relaciones de responsabilidad y consideraba los departamentos de personal que administraban los planes, los programas y el papeleo. A partir de ahora los administradores utilizan nuevas formas de organizar y visualizar a su gente, tal vez considerándola como su principal recurso. Construyen organizaciones flexibles, moldeables y adaptables, particularmente a las amenazas de la competencia y a las necesidades del cliente. Las practicas progresivas de recursos humanos que atraen y retienen la mejor y más diversa población serán un aspecto esencial de una compañía exitosa.
Tipos de organización:
1. Organización funcional
2. Organización divisional.
3. Organización matricial.
4. Organización de red.
Recursos Humanos
Es difícil delegar. Cuando el negocio crece, los emprendedores a menudo dudan en delegar a otro el trabajo que ellos están acostumbrados a hacer. El mando se deteriora en la micro dirección, en la cual los gerentes supervisan demasiado hasta el más mínimo detalle. La mayor parte de los fracasos ocurre, no porque no se entienda la naturaleza ni los principios de la delegación, sino porque no están dispuestos a aplicarlos y es que delegar es, de cierto modo, un acto elemental de administración; sin embrago, casi siempre que hacerlo de forma inepta es una de las causas de los fracasos al delegar, y el motivo es sobre todo la actitud personal hacia la delegación. Realmente delegar es un arte.
Capital humano. El potencial estratégico de toda organización constituye un verdadero capital humano. Nacido de teorías económicas del desarrollo, el capital humano es un factor crítico de la producción y de la gestión empresarial. El capital humano puede ser definido como el conjunto de saberes, habilidades, competencias, valores, destrezas y actitudes que conforman la calidad y la productividad de las personas involucradas en la administración, operación y producción de las organizaciones empresariales,
Las personas talentosas son vitales para la operación efectiva de una compañía. A menudo se dice que las personas son el capital más importante; sin embargo, el capital humano prácticamente nunca aparece en el balance general como una categoría separada, aunque se invierte una fuerte cantidad de dinero en la búsqueda de talento, selección y capacitación de las personas. Haciendo el buen uso de el principio de competencia abierta, entonces los puestos vacantes deben abrirse a las personas más calificadas disponibles, dentro o fuera de la empresa. La selección se basa en el reclutamiento e implica decisiones acerca de la persona que habrá de contratarse. Hacer coincidir a la persona con el puesto es necesariamente uno de los pasos más decisivos de todo el proceso administrativo, el elegir entre candidatos, dentro o fuera de la organización, a la persona más adecuada para un puesto es un factor clave. La integración del personal se define como cubrir y mantener cubiertos los cargos en la estructura de la organización.
El proceso de selección cuenta con técnicas e instrumentos, entre estos destacan, las entrevistas, el enfoque del centro de evaluación, y los exámenes. Hay entrevistas estructuradas, semi-estructuradas y no estructuradas. Hay exámenes de inteligencia, de pericia y aptitud, vocacionales y de personalidad.
El reclutamiento supone atraer candidatos para cubrir los puestos en la organización. Desarrollo de un fondo de solicitantes para un trabajo dentro de una organización. Esta actividad ayuda a incrementar el número de candidatos que pueden ser seleccionados para un trabajo en particular. Este puede ser interno a la organización (es decir, considerar a los empleados existentes para promociones y transferencias. Para este tipo de casos es útil el centro de evaluación, mismo que es una técnica para seleccionar y promover a gerentes comúnmente) o externo. Cada perspectiva tiene ventajas y desventajas.
Reclutamiento interno. Las ventajas de un reclutamiento interno son básicamente que los empleadores conocen a sus empleados, y que éstos conocen a sus organizaciones. Los candidatos externos que no están familiarizados con la organización es posible que no se sientan a gusto trabajando allí. Además, la oportunidad de escalar dentro de una organización puede alentar a los empleados a permanecer en la compañía, a trabajar más duramente y a tener éxito. El reclutamiento desde afuera puede resultar desmoralizante para los empleados.
Reclutamiento externo. El reclutamiento externo trae a la compañía “sangre nueva” y puede inspirar a la innovación. Entre las fuentes más utilizadas de solicitudes externas se encuentran las publicaciones en Internet, los sitios web de la compañía, las referencias de empleados, las publicaciones en periódicos, reclutamiento en escuelas y universidades. Algunas encuestas sugieren que los empleados se basan mayormente en referencias de empelados actuales y de publicaciones de trabajo en linea. Algunas compañías alientan activamente, mediante compensaciones en efectivo, a los empleados a que recomienden este sistema a sus amigos.
La subcontratación. Una empresa puede reconocer que en ciertos procesos de su manufactura u operación puede no ser eficiente en costos, tiempo o calidad y decide asignar mediante subcontratación dichos procesos a otras empresas que pueden ser más competitivas para hacerlos. El outsourcing puede ser permanente o eventual, según las cargas de trabajo y los compromisos de entrega de los pedidos. El rol del outsourcing sucede cuando una organización contrata a un proveedor externo para producir uno o más de su bienes o servicios y se ha vuelto muy popular con la globalización. El outsourcing de las funciones de logística o logística por contrato, es un segmento de rápido crecimiento de la industria de la distribución en la cual se hace uso de un fabricante o proveedor de un tercero independiente para administrar una función completa del sistema de logística como transportación, almacenamiento o procesamiento de pedidos.
Administrar los recursos humanos de camino hacia el 2020 El futuro es difícil de predecir. Reza un proverbio chino, que el arte de la predicción es extraordinariamente difícil, sobre todo, cuando se trata de predecir el futuro. Sin embargo hoy debe tomar decisiones que lo prepare para éste. Según los puntos de vista de los ejecutivos que tienen importantes implicaciones para la administración de los recursos humanos. Las áreas que tienen el mayor potencial de mejorar la productividad son las de administración del conocimiento, servicio y apoyo a los clientes, mejora de las operaciones y los procesos de producción, desarrollo de negocios y estrategias, administración de las actividades de mercadotecnia y ventas, administración de recursos humanos y capacitación, entre otras. Sepa usted, que algunos de los grandes visionarios han tenido muy poca puntería en sus pronósticos venideros. Por citar algunos ejemplos: Bill Gates, Co-Fundador de Microsoft, en 1981 mencionó que 640 kb debían ser suficientes para cualquiera; Lord Kelvin, presidente de la Royal Society, afirmaba en 1895 que las maquinas más pesadas que el aire no podrían volar, Thomas Watson, presidente de IBM, señaló en 1943 que en su opinión habría un mercado mundial tan solo para unas cinco computadoras, asimismo, en 1927 H.M. Warner, quien fundó Warner Brothers, se preguntaba: ¿para qué diablos quiere la gente escuchar que los actores hablen? Como podemos apreciar con estos ejemplos, el deseo de ver el futuro es insaciable aunque aveces poco exitoso. Las aportaciones de los trabajadores del conocimiento pueden ser en extremo decisivas para obtener una ventaja competitiva y la colaboración al interior y al exterior de la organización será muy importante. Esto, por supuesto, requiere de personas con buenas relaciones interpersonales, capaces de operar en diferentes ambientes culturales y comunicarse bien. Las funciones de integración de personal, de reclutamiento, selección capacitación y desarrollo tendrán funciones importantes en la preparación del futuro, como también las funciones de liderazgo, motivación, y comunicación efectivos, para competir en el ambiente mundial.
3) Dirección
Dirigir es estimular a las personas a desempeñarse mejor. Incluye la motivación y la comunicación con empleados, individual o grupal, así como el contacto estrecho y cotidiano con las personas y la guía e inspiración hacia metas de equipo y de la organización. La dirección ocurre en equipos, departamentos y divisiones , así como en la cima de grandes organizaciones. La función de dirigir se define como el proceso mediante el cual se influye en las personas para que contribuyan a las metas organizacionales y de grupo. No olvide que la función de la administración que involucra los esfuerzos de los directivos para estimular el buen desempeño de sus empleados es la dirección.
La dirección y el liderazgo a menudo se consideran lo mismo. Si bien es cierto que el gerente más efectivo casi siempre será también un líder efectivo, y que dirigir es una función esencial, hay más en administrar que sólo dirigir; incluye una planeación cuidadosa, establecer una estructura organizacional que ayude a las personas a alcanzar las metas e integral personal lo más competente posible en esa estructura La medición y corrección de las actividades del personal mediante el control es también una función importante de la administración.
Cinco aspectos para convertirse en un líder inspirador:
1. Motivación personalizada.
2. Compartir experiencias personales.
3. Reconocer el buen trabajo.
4. Corrección inteligente de un mal trabajo.
5. Alinear las metas personales de los empleados con las de la empresa.
Dirección y administración. Los administradores efectivos no necesariamente son verdaderos lideres. Muchos administradores, supervisores e incluso altos ejecutivos cumplen con sus responsabilidades de manera exitosa sin ser grandes lideres. Pero estos puestos ofrecen una oportunidad para el liderazgo. Por lo tanto, la capacidad de dirigir efectivamente distingue a los administradores excelentes de aquellos que sólo alcanzan un nivel promedio en sus funciones.
Aunque la administración debe enfrentar las complejidades actuales y cotidianas de las organizaciones, el verdadero liderazgo incluye orquestar cambios importantes de manera efectiva. Si bien la administración requiere rutinas de planeación y presupuesto, el liderazgo incluye establecer el rumbo (crear una visión) de la empresa. La administración precisa estructurar a la organización, proveerla de personal capacitado y monitorear las actividades; el liderazgo va más allá de estas funciones, inspirando a la gente para alcanzar una visión. Los grandes lideres mantienen a la gente enfocada en hacer que la organización avance hacia su futuro ideal, motivándola para vencer los obstáculos que puedan presentarse en el camino.
4) Control
La planeación, la organización, y la dirección no garantizan el éxito. La cuarta función, el control. Es el monitoreo, medición y corrección del desempeño para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se logren. Con la implementación de los cambios necesarios. A través del control, los directivos pueden asegurarse de que los recursos de la organización son utilizados de acuerdo con los planes y que la organización esta cumpliendo con sus metas de calidad y seguridad. El monitoreo es esencial como aspecto de control. Si se tienen dudas acerca de la importancia de esta función deben revisarse fracasos en el control que hayan causado problemas severos o en caso contrario la gran ayuda que brindan por ejemplo a la ingeniería industrial en el control de procesos. Recuerde que la función de la administración que monitorea el desempeño y realiza los cambios necesarios es el control.
Proceso de control básico. Las técnicas y los sistemas de control son en esencia los mismos para controlar el efectivo, los procedimientos administrativos, la ética organizacional, la calidad del producto y cualquier otra cosa. El proceso de control básico, en cualquier lugar y para lo que sea que se controle, incluye tres pasos:
1. Establecer estándares.
2. Medir el desempeño contra estos estándares.
3. Corregir las variaciones de los estándares y planes.
*Los estándares son criterios de desempeño.
Sistemas de control, control burocrático y enfoques del control burocrático:
1. Ciclo de control.
2. Control preliminar.
3. Control concurrente.
4. Control de retro-alimentación.
5. Control presupuestal.
6. Control financiero.
Sistema Six Sigma. Una de las herramientas más importantes que han surgido en materia de control de calidad. Six Sigma busca un desempeño libre de defectos. Se trata de una aplicación particularmente fuerte y poderosa para control de retro-alimentación.
Otros controles son: El control de mercado y el control de clanes. Mercados y clanes: el rol del empowerment y la cultura: Cada vez más, los administradores están descubriendo que los sistemas de control que se basan sólo en mecanismos burocráticos y de mercado son insuficientes para dirigir las fuerzas laborales de hoy. Esto se debe a diversas razones. Para contrarrestar esta falla hay que diseñar sistemas de control efectivo.
(PE) Planeación estratégica. Ahora que hemos conocido las “cuatro” de la administración, que como dije con antelación, en realidad son las “cinco” quisiera examinar el plan estratégico para culminar el tema administrativo, debido a que es de suma relevancia y trascendencia. Es por así llamarlo el inicio.
Las características para competir que exige el mundo actual a todo tipo de organizaciones ya sean públicas, privadas, sociales, lucrativas o no lucrativas obligan a sus dirigentes a planear con un horizonte de largo plazo, proyectar a futuro y con una mentalidad creativa, innovadora y con visión estratégica; un plan que expresa la forma de lograr un objetivo en periodos regularmente mayores a un año es una buena estrategia. Esto significa que se oriente en cuatro factores clave que son:
1. El producto
2. El mercado
3. La competencia.
4. El entorno
La empresa operan en atmósfera de cambio constante e inciertas que que conllevan a modificar las condiciones de operación de personas y organizaciones. Si los contextos cambian, la empresas, planes y estrategias también deben cambiar. La Planeación Estratégica implica la determinación de un futuro deseado y las decisiones que esto conlleva tomar para convertirlo en realidad.
James N. Taylor define la PE como: El proceso de elegir el mejor camino entre dos puntos. Los negocios de hoy son el punto <<A>> y los negocios de mañana son el punto <<B>> La planeación estratégica es el examen de las rutas más prácticas entre estos dos puntos a fin de que se elija el curso óptimo.
Una Táctica puede ser un plan que expresa el logro de objetivos a mediano plazo: menos de un año. La PE es un proceso de la alta dirección que cubre plazos largos e involucra a toda la empresa, como organice la planeación estratégica depende en mucho la supervivencia de la empresa, su crecimiento y desarrollo, vislumbrando oportunidades y detectando amenazas. El proceso de PE da comienzo con un diagnostico de la situación de la organización llevado acabo con un análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas), sigue con la definición de <<Misión, Visión y Objetivos>>, la especificación de las estrategias y de los objetivos, los presupuestos así como los sistemas de control; es decir el cómo, donde y por que. Cabe señalar que toda estrategia se desdobla mediante tácticas, de manera que el debido cumplimiento de las mismas contribuye al logro de aquéllas. Vale la pena mencionar que se debe hacer aquí una aclaración pertinente.
El análisis FODA, al igual que la definición de la misión, visión y objetivos de la empresa competen y corresponden al departamento o área de mercadotecnia. Se incluyen en el Plan de Marketing y son de su competencia y ámbito. Sin embargo, se trabaja de manera conjunta con el área o departamento de administración, ya que es menester trabajar de manera mancomunada para lograr los objetivos y metas previamente delineados y articulados, de donde, entonces, tenemos como resultado que tanto mercadotecnia como administración trabajan muchos temas en conjunto, en común, se cruzan, y se encuentran, en tópicos a desarrollar conjuntamente siendo aquí cuando cobra suma relevancia El Poder de la Colaboración.
La PE nos ayudara a cumplir los objetivo planteados para la organización; es decir se debe llevar a acabo y no ser solo discurso, de la misma manera contribuirá a adaptar y ajustar las capacidades reales de la empresa con las oportunidades efectivas que el entorno y muy particularmente el mercado le ofrecen.
La alta dirección con base en la PE debe ser capaz de:
1. Proyectar el futuro al cual desea llegar la compañía, ubicando los medios más eficaces para materiarizarlo.
2. Identificar las fortalezas y debilidades de la organización que presenta internamente.
3. Conocer las oportunidades y amenazas que el entorno presenta a la organización, tanto a corto, mediano, como a largo plazo siendo estas externas
4. Generar y mantener una estructura de organización que se mueva rápido, que sea flexible para adaptarse a los cambios de las circunstancias, es decir que la empresa sea capaz de tomar decisiones de forma ágil y eficiente a la vez.
5. Concretar que la empresa sea realmente competitiva y rentable.
La planeación estratégica debe ser capaz de orientar efectivamente a la empresa en el mundo global actual con cambios inverosímiles e incertidumbre, si bien lo anterior no resolverá todos los problemas a que se enfrente la compañía cuando menos los riesgos que se corran serán controlados.
Preguntas muy puntuales que deben ser respondidas satisfactoriamente en todo proceso de preparación de un plan estratégico. ¿quienes son nuestros clientes principales y potenciales? ¿que beneficios esperan? ¿que les estamos ofreciendo? ¿quienes somos nosotros como empresa? ¿Cual es nuestro mercado meta? ¿quienes son nuestros principales competidores?
Existen cuatro factores claves (FC) para que la empresa consiga un buen perfil estratégico, mismos que son:
1. El producto. Ya sean bienes tangibles o intangibles (como los servicios), éstos deben ser definidos como beneficios y no como productos en sí mismos, Los clientes, en efecto, no adquieren productos, sino que buscan y adquieren beneficios.
2. El mercado. Debe ser visto como un conjunto de personas con necesidades, deseos y expectativas para satisfacer, con ingresos y disposición para comprar y satisfacerse.
3. Competencia. Si los productos se definen estratégicamente como beneficios, entonces la competencia puede ser directa o indirecta, observarla así constituye una perspectiva estratégica.
4. El ambiente. Todos los elementos que conforman el entorno de la organización son relevantes para su comportamiento estratégico. Las tendencias demográficas, los ingresos de la población, los patrones de conducta u cultura. La tecnología, las leyes y disposiciones gubernamentales se mueven constantemente y proporcionan a a las organizaciones oportunidades y/o amenazas.
La administración de las empresas sujetas a estos factores clave inspira la necesidad de pensar y de actuar con estrategia, de modo que las organizaciones logren posiciones deseadas y objetivos desafiantes en los mercados en los que operan, así sean propiamente comerciales y financieros, o bien mercados sociales y políticos.
El capital humano que es necesario para aplicar la estrategia correspondiente se supone o se piensa que tienen las siguientes características:
1. Poseer una mente estratégica. Significa tener una visión más abarcativa que el resto del promedio.
2. Analizan las tendencias. Los orientados a las PE son meticulosos en observar, analizar, evaluar, estimar la evolución y los cambios de las tendencias del entorno que les son relevantes así mismo reflexionan pro-activamente respecto del impacto que tales cambios podrían llegar a tener en el sistema de relaciones de su organización y con su mercado.
3. Definen el concepto de negocios Las estrategas son capaces de plantear las estrategias necesarias para llegara cumplir la misión y visión del negocio.
4. Los administradores se ocupan de definir el perfil de aquellos a quienes sirven. Es decir son encargados de identificar las necesidades, características y deseos de los clientes, que ayudara a realizar una serie de funciones como segmentar el mercado, formular estrategias, definir políticas y en un momento dado ampliar la gama de productos.
5. Definen la competencia actual y potencial de su organización. La competencia actual es la que la organización enfrenta hoy en día; la potencial es la que puede llegar a tener en el futuro. Así como debe precisarse quienes son los clientes de la organización, también debe puntualizarse quienes son los clientes de la organización, también debe puntualizarse quienes son sus competidores actuales y los potenciales
6. Innovación permanente. La filosofía de la administración moderna centra sus bases en muchos principios prácticos y efectivos. Ya sea que apelemos a Stephan Covy o a Murphy o a los gurús de la calidad, los directores estratégicos son gente con mente creativa e innovadora. Procesos, estructura, operaciones, comercialización, producción, recursos humanos y practicas de dirección constituyen fuentes y a la vez destinos de innovación.
7. Manejan la comunicación estratégica. En ambientes competidos y competitivos no hay espacio para la estandarización, todo requiere diferenciación y colocación de de ideas, imágenes conceptos y valores en la mente de los consumidores: Posicionar es un proceso de comunicar, esto es, conceptos y valores en la mente de los consumidores: Posicionar es un proceso de comunicar, esto es, de construir percepciones significativas y diferenciadoras en las mentes de los clientes, de modo que estos diferencien y construyan en sus mentes imágenes corporativas favorables y ventajosamente competitivas a la organización.
Con lo visto anteriormente se puede simplificar el proceso de Planeación Estratégica de la siguiente manera:
Identificación de la misión, objetivos y estrategias actuales de la organización.
Análisis del ambiente.
Identificación de oportunidades.
Análisis de los recursos de la organización.
Identificación de fortalezas y debilidades.
Re valorar la misión y objetivos de la organización.
Formular las estrategias.
Implantar las estrategias.
Evaluar los resultados.
El Capital humano. El potencial estratégico de toda organización constituye un verdadero capital humano. Nacido de teorías económicas del desarrollo. Incluso se ha sugerido llevar la cuenta del capital humano mediante el proceso que llamaron contabilidad de los recursos humanos, así como también contabilidad del capital humano para la economía. Aún así entre los expertos de la administración este enfoque tiene sus complicaciones e incluso desacuerdos: por un lado los defensores de la contabilidad de los recursos humanos y por otro lado, los opositores y financieros que deben desarrollar el sistema para medir este capital.
Ahora bien; los recursos humanos no son tan solo las personas en sí. Sino los que estas contienen en su interior y lo que aportan, como sus habilidades, cualidades, destrezas, etc. Sin duda alguna siendo lo más sobresaliente, valioso e importante: la honestidad, la creatividad, la innovación y la lealtad para con la organización en todo su conjunto.
Una empresa puede contar con personal, pero no intrínsecamente con un adecuado o alto nivel de capital humano. El que una empresa posea un capital humano es en si mismo una verdadera fortaleza. Para incrementar el capital humano no necesariamente significa contratar a más personal, el capacitar, el entrenar al personal contratado es incrementar los recursos existentes en las personas.
Modificar una cultura organizacional de bajo nivel por otra de alto nivel significa, en los hechos, crear capital humano. El premio nobel de economía Gary Stanley Becker puso de moda el uso de la expresión capital humano y en la administración viene a ser recursos humanos.
Misión. Se le llama misión a la causa que una organización destaca en su identidad, a su razón de ser e intenta lograr para justificarse en el entorno en el cual opera y se desarrolla, señala la relación entre empresa, producto, mercado y competencia. Resaltando sus valores, sus productos definidos y creencias.
Visión Se le llama visión a un periodo determinado de tiempo que expresa el como queremos ver a la empresa. El futuro deseado por la organización pero sobre todo es la inspiración necesaria para visualizar aquello que queremos llegar a ser con la capacidad de observar lo que el resto ni siquiera vislumbra.
Los valores de la organización. Acompañan a la declaración de la misión-visión que caracterizan a ala empresa, aquellos... principios, enunciados en los que en esencia la empresa cree con fervor, pasión y efervescencia. No quedar en un mero discurso, sino por el contrario, deben ser convertidos en hechos fehacientes. La empresa debe desarrollar un sentido ético en sus acciones de negocios. Para eso son los valores y éstos deben quedar claramente consignados en su declaración estratégica de misión y visión empresarial. Los valores no son para hacer buena a una empresa, sino para dotarla de criterios que guíen y orienten la conducta de sus ejecutivos y empleados en determinadas circunstancias criticas.
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Ninguna organización logra ajuste permanente con los cambios en su entorno de modo automático. Todas requieren ser conducidas a lo largo de sus vidas mediante la acción de los administradores, quienes con instrumentos estratégicos logran producir en ellas los cambios planeados que requieren para alcanzar ese ajuste de manera exitosa. Una regla de oro dice que si el mercado cambia, entonces usted debe cambiar con él. Las empresas necesitan aprovechar las oportunidades y enfrentar las amenazas que el ambiente les presenta debidamente fortalecidas en sus estructuras administrativas y en su gente, de lo contrario no podrán permanecer en sus mercados de cara a los embates de sus competidores y a los cambios que la sociedad, la economía, la legislación, la tecnología y la cultura van configurando.
El Desarrollo Organizacional, El Plan de Negocios, la Planeación Estratégica, los enfoques Pro-activos, los Procesos y la Administración de Proyectos constituyen algunos de los instrumentos centrales con los que la administración moderna logra enfrentar los mercados abiertos, globalizados y altamente competitivos del mundo contemporáneo. Las empresas mexicanas y sus directivos deberán implantar estos instrumentos estratégicos para mantenerse en la competencia eficiente.
La Administración es el proceso mediante el cual se diseña y mantiene un ambiente en el que individuos, que trabajan en grupos, cumplen metas especificas de manera eficaz. Es el proceso de trabajar con personas y recursos para alcanzar las metas organizacionales. Se define organización como un grupo de personas que trabajan en conjunto para crear valor agregado. La administración es un elemento esencial para cualquier organización, se aplica por igual a grandes y pequeñas, empresas lucrativas y no lucrativas, y a industrias de manufactura y de servicios.
Ser eficaz significa alcanzar las metas, ser eficiente significa alcanzar las metas con el menor desperdicio de recursos, es decir, emplear de la mejor forma el dinero, el tiempo, los materiales y a la gente. El término empresa se refiere a un negocio, una dependencia gubernamental, un hospital, una universidad o cualquier otro tipo de organización. En el mundo actual de los negocios, los ejecutivos no solo se adaptan a las condiciones cambiantes, sino que aplican de forma obsesiva, rigurosa, consistente y disciplinada los principios fundamentales de la administración. Estos incluyen las cuatro funciones tradicionales de la administración (en realidad son las cinco, pero enfoquemos nuestra atención en estas cuatro): 1)Planeación, 2)Organización, 3)Dirección y 4)Control. Estas funciones son tan importante como lo han sido siempre, y ofrecen aún hoy en día los principios fundamentales requeridos tanto en el comienzo de una empresa como en corporaciones bien establecidas, aunque su forma desde luego que ha evolucionado.
Técnicas de apoyo a la administración de proyectos. La construcción de un proyecto requiere ideas claras, procesos bien definidos y especificados así como rutas criticas de acción que esclarezcan la toma de decisiones en tiempo y forma. Para ello, la administración de proyectos requiere técnicas que apoyen y faciliten la formación, operación y conclusión del proyecto, incluso la concepción original; algunas de las técnicas más usadas son:
a) Los diagramas de redes.
b) Gráficas de Gantt
c) Gráficas PERT y CPM.
1) PLANEACIÓN
La Planeación es la selección de misiones y objetivos, así como de las acciones para lograrlos; lo anterior requiere tomar decisiones, es decir, elegir una acción entre varias alternativas. Es la función de administrar una sistemática toma de decisiones sobre las metas y las actividades que un individuo, un grupo, una unidad de trabajo o la organización entera se proponen.
Planear es definir las metas que se perseguirán y anticipar que acciones serán las adecuadas para alcanzarlas. Las actividades de planeación incluyen el análisis de la situación actual, la anticipación del futuro, la determinación de objetivos, decidir en que actividades la compañía se verá involucrada, elegir estrategias corporativas y de negocios, y determinar los recursos necesarios para alcanzar las metas organizacionales. Los planes disponen el escenario para la acción para los más grandes logros.
Los planes pueden clasificarse como:
1. Misiones o propósitos.
2. Objetivos o metas.
3. Estrategias.
4. Políticas.
5. Procedimientos.
6. Reglas.
7. Programas.
8. Presupuestos.
Veamos una ilustración de la Planeación: Considérese que ha identificado una oportunidad comercial redituable y que se tiene el potencial personal para transformarla en un éxito. ¿Ahora qué procede? ¿Debe uno actuar sobre su idea? ¿Por dónde debe comenzar? La respuesta está en iniciar con su Plan de Negocios.
Plan de Negocios. Es un paso de la planeación formal que se concentra en la empresa entera y que describe todos los elementos implicados en el comienzo de la misma. El plan de negocios describe a toda la empresa y a su mercado, las estrategias, y futuras direcciones. A menudo incluye planes funcionales para departamentos como la mercadotecnia, las finanzas, la manufactura y materias primas y los recursos humanos. El plan de negocios primero le ayuda a determinar la viabilidad de una empresa, segundo, le es una guía para la planeación y organización y tercero, le puede ayudar a obtener financiamiento. Es leído por inversionistas potenciales, bancos, proveedores, clientes, gobierno, universidades y otros. ¡Es importante tener un plan de negocios bien armado para obtener recursos!
Elementos clave de la planeación. La mayor parte de los planes de negocios dedican tanta atención a la proyección financiera que descuidan la información que es importante, aquella que interesa a los inversionistas experimentados. De hecho las proyecciones financieras suelen ser demasiado optimistas o poco realistas. Los inversionistas lo saben y rebajan los números. Además de las cifras, los mejores proyectos comunican (y aseguran que los emprendedores hayan meditado acerca de todo ello) seis factores clave: la gente, la oportunidad, la competencia, el contexto, el riesgo y la recompensa.
En la planeación para dar el valor estratégico destacan:
1. La planeación estratégica.
2. Planeación táctica y operativa.
3. Alineación de las planeaciones táctica operativa y estratégica.
2) Organización
La función de la administración que une y coordina los recursos humanos, financieros, físicos, de información, entre otros para alcanzar las metas es organizar. La organización de las actividades incluyen atraer a las personas a la misma, especificar las responsabilidades de trabajo, agrupar las tareas en unidades de trabajo, discernir y asignar los recursos y crear las condiciones para que las personas y las cosas funcionen juntas con el objetivo de alcanzar el máximo éxito. Supone una estructura intencional y formal de funciones o puestos.
Una organización formal se entiende por la estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada.
Una organización informal se entiende por la red de relaciones interpersonales, sociales, que surgen cuando los individuos se asocian entre sí. Formadas a menudo sin tomar en cuenta la jerarquía o la departamentalización.
La acción de organizar comprende, entre otros aspectos, establecer departamentos. El término departamento designa una área, división o unidad especifica de una organización sobre la que un gerente tiene autoridad para el desempeño de las actividades establecidas.
En el pasado, la organización involucraba la creación de un diagrama organizacional que identificaba las funciones de negocios, establecía las relaciones de responsabilidad y consideraba los departamentos de personal que administraban los planes, los programas y el papeleo. A partir de ahora los administradores utilizan nuevas formas de organizar y visualizar a su gente, tal vez considerándola como su principal recurso. Construyen organizaciones flexibles, moldeables y adaptables, particularmente a las amenazas de la competencia y a las necesidades del cliente. Las practicas progresivas de recursos humanos que atraen y retienen la mejor y más diversa población serán un aspecto esencial de una compañía exitosa.
Tipos de organización:
1. Organización funcional
2. Organización divisional.
3. Organización matricial.
4. Organización de red.
Recursos Humanos
Es difícil delegar. Cuando el negocio crece, los emprendedores a menudo dudan en delegar a otro el trabajo que ellos están acostumbrados a hacer. El mando se deteriora en la micro dirección, en la cual los gerentes supervisan demasiado hasta el más mínimo detalle. La mayor parte de los fracasos ocurre, no porque no se entienda la naturaleza ni los principios de la delegación, sino porque no están dispuestos a aplicarlos y es que delegar es, de cierto modo, un acto elemental de administración; sin embrago, casi siempre que hacerlo de forma inepta es una de las causas de los fracasos al delegar, y el motivo es sobre todo la actitud personal hacia la delegación. Realmente delegar es un arte.
Capital humano. El potencial estratégico de toda organización constituye un verdadero capital humano. Nacido de teorías económicas del desarrollo, el capital humano es un factor crítico de la producción y de la gestión empresarial. El capital humano puede ser definido como el conjunto de saberes, habilidades, competencias, valores, destrezas y actitudes que conforman la calidad y la productividad de las personas involucradas en la administración, operación y producción de las organizaciones empresariales,
Las personas talentosas son vitales para la operación efectiva de una compañía. A menudo se dice que las personas son el capital más importante; sin embargo, el capital humano prácticamente nunca aparece en el balance general como una categoría separada, aunque se invierte una fuerte cantidad de dinero en la búsqueda de talento, selección y capacitación de las personas. Haciendo el buen uso de el principio de competencia abierta, entonces los puestos vacantes deben abrirse a las personas más calificadas disponibles, dentro o fuera de la empresa. La selección se basa en el reclutamiento e implica decisiones acerca de la persona que habrá de contratarse. Hacer coincidir a la persona con el puesto es necesariamente uno de los pasos más decisivos de todo el proceso administrativo, el elegir entre candidatos, dentro o fuera de la organización, a la persona más adecuada para un puesto es un factor clave. La integración del personal se define como cubrir y mantener cubiertos los cargos en la estructura de la organización.
El proceso de selección cuenta con técnicas e instrumentos, entre estos destacan, las entrevistas, el enfoque del centro de evaluación, y los exámenes. Hay entrevistas estructuradas, semi-estructuradas y no estructuradas. Hay exámenes de inteligencia, de pericia y aptitud, vocacionales y de personalidad.
El reclutamiento supone atraer candidatos para cubrir los puestos en la organización. Desarrollo de un fondo de solicitantes para un trabajo dentro de una organización. Esta actividad ayuda a incrementar el número de candidatos que pueden ser seleccionados para un trabajo en particular. Este puede ser interno a la organización (es decir, considerar a los empleados existentes para promociones y transferencias. Para este tipo de casos es útil el centro de evaluación, mismo que es una técnica para seleccionar y promover a gerentes comúnmente) o externo. Cada perspectiva tiene ventajas y desventajas.
Reclutamiento interno. Las ventajas de un reclutamiento interno son básicamente que los empleadores conocen a sus empleados, y que éstos conocen a sus organizaciones. Los candidatos externos que no están familiarizados con la organización es posible que no se sientan a gusto trabajando allí. Además, la oportunidad de escalar dentro de una organización puede alentar a los empleados a permanecer en la compañía, a trabajar más duramente y a tener éxito. El reclutamiento desde afuera puede resultar desmoralizante para los empleados.
Reclutamiento externo. El reclutamiento externo trae a la compañía “sangre nueva” y puede inspirar a la innovación. Entre las fuentes más utilizadas de solicitudes externas se encuentran las publicaciones en Internet, los sitios web de la compañía, las referencias de empleados, las publicaciones en periódicos, reclutamiento en escuelas y universidades. Algunas encuestas sugieren que los empleados se basan mayormente en referencias de empelados actuales y de publicaciones de trabajo en línea. Algunas compañías alientan activamente, mediante compensaciones en efectivo, a los empleados a que recomienden este sistema a sus amigos.
La subcontratación. Una empresa puede reconocer que en ciertos procesos de su manufactura u operación puede no ser eficiente en costos, tiempo o calidad y decide asignar mediante subcontratación dichos procesos a otras empresas que pueden ser más competitivas para hacerlos. El outsourcing puede ser permanente o eventual, según las cargas de trabajo y los compromisos de entrega de los pedidos. El rol del outsourcing sucede cuando una organización contrata a un proveedor externo para producir uno o más de su bienes o servicios y se ha vuelto muy popular con la globalización. El outsourcing de las funciones de logística o logística por contrato, es un segmento de rápido crecimiento de la industria de la distribución en la cual se hace uso de un fabricante o proveedor de un tercero independiente para administrar una función completa del sistema de logística como transportación, almacenamiento o procesamiento de pedidos.
Administrar los recursos humanos de camino hacia el 2020 El futuro es difícil de predecir. Reza un proverbio chino, que el arte de la predicción es extraordinariamente difícil, sobre todo, cuando se trata de predecir el futuro. Sin embargo hoy debe tomar decisiones que lo prepare para éste. Según los puntos de vista de los ejecutivos que tienen importantes implicaciones para la administración de los recursos humanos. Las áreas que tienen el mayor potencial de mejorar la productividad son las de administración del conocimiento, servicio y apoyo a los clientes, mejora de las operaciones y los procesos de producción, desarrollo de negocios y estrategias, administración de las actividades de mercadotecnia y ventas, administración de recursos humanos y capacitación, entre otras. Sepa usted, que algunos de los grandes visionarios han tenido muy poca puntería en sus pronósticos venideros. Por citar algunos ejemplos: Bill Gates, Co-Fundador de Microsoft, en 1981 mencionó que 640 kb debían ser suficientes para cualquiera; Lord Kelvin, presidente de la Royal Society, afirmaba en 1895 que las maquinas más pesadas que el aire no podrían volar, Thomas Watson, presidente de IBM, señaló en 1943 que en su opinión habría un mercado mundial tan solo para unas cinco computadoras, asimismo, en 1927 H.M. Warner, quien fundó Warner Brothers, se preguntaba: ¿para qué diablos quiere la gente escuchar que los actores hablen? Como podemos apreciar con estos ejemplos, el deseo de ver el futuro es insaciable aunque a veces poco exitoso. Las aportaciones de los trabajadores del conocimiento pueden ser en extremo decisivas para obtener una ventaja competitiva y la colaboración al interior y al exterior de la organización será muy importante. Esto, por supuesto, requiere de personas con buenas relaciones interpersonales, capaces de operar en diferentes ambientes culturales y comunicarse bien. Las funciones de integración de personal, de reclutamiento, selección capacitación y desarrollo tendrán funciones importantes en la preparación del futuro, como también las funciones de liderazgo, motivación, y comunicación efectivos, para competir en el ambiente mundial.
3) Dirección
Dirigir es estimular a las personas a desempeñarse mejor. Incluye la motivación y la comunicación con empleados, individual o grupal, así como el contacto estrecho y cotidiano con las personas y la guía e inspiración hacia metas de equipo y de la organización. La dirección ocurre en equipos, departamentos y divisiones , así como en la cima de grandes organizaciones. La función de dirigir se define como el proceso mediante el cual se influye en las personas para que contribuyan a las metas organizacionales y de grupo. No olvide que la función de la administración que involucra los esfuerzos de los directivos para estimular el buen desempeño de sus empleados es la dirección.
La dirección y el liderazgo a menudo se consideran lo mismo. Si bien es cierto que el gerente más efectivo casi siempre será también un líder efectivo, y que dirigir es una función esencial, hay más en administrar que sólo dirigir; incluye una planeación cuidadosa, establecer una estructura organizacional que ayude a las personas a alcanzar las metas e integral personal lo más competente posible en esa estructura La medición y corrección de las actividades del personal mediante el control es también una función importante de la administración.
Cinco aspectos para convertirse en un líder inspirador:
1. Motivación personalizada.
2. Compartir experiencias personales.
3. Reconocer el buen trabajo.
4. Corrección inteligente de un mal trabajo.
5. Alinear las metas personales de los empleados con las de la empresa.
Dirección y administración. Los administradores efectivos no necesariamente son verdaderos lideres. Muchos administradores, supervisores e incluso altos ejecutivos cumplen con sus responsabilidades de manera exitosa sin ser grandes lideres. Pero estos puestos ofrecen una oportunidad para el liderazgo. Por lo tanto, la capacidad de dirigir efectivamente distingue a los administradores excelentes de aquellos que sólo alcanzan un nivel promedio en sus funciones.
Aunque la administración debe enfrentar las complejidades actuales y cotidianas de las organizaciones, el verdadero liderazgo incluye orquestar cambios importantes de manera efectiva. Si bien la administración requiere rutinas de planeación y presupuesto, el liderazgo incluye establecer el rumbo (crear una visión) de la empresa. La administración precisa estructurar a la organización, proveerla de personal capacitado y monitorear las actividades; el liderazgo va más allá de estas funciones, inspirando a la gente para alcanzar una visión. Los grandes lideres mantienen a la gente enfocada en hacer que la organización avance hacia su futuro ideal, motivándola para vencer los obstáculos que puedan presentarse en el camino.
4) Control
La planeación, la organización, y la dirección no garantizan el éxito. La cuarta función, el control. Es el monitoreo, medición y corrección del desempeño para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se logren. Con la implementación de los cambios necesarios. A través del control, los directivos pueden asegurarse de que los recursos de la organización son utilizados de acuerdo con los planes y que la organización esta cumpliendo con sus metas de calidad y seguridad. El monitoreo es esencial como aspecto de control. Si se tienen dudas acerca de la importancia de esta función deben revisarse fracasos en el control que hayan causado problemas severos o en caso contrario la gran ayuda que brindan por ejemplo a la ingeniería industrial en el control de procesos. Recuerde que la función de la administración que monitorea el desempeño y realiza los cambios necesarios es el control.
Proceso de control básico. Las técnicas y los sistemas de control son en esencia los mismos para controlar el efectivo, los procedimientos administrativos, la ética organizacional, la calidad del producto y cualquier otra cosa. El proceso de control básico, en cualquier lugar y para lo que sea que se controle, incluye tres pasos:
1. Establecer estándares.
2. Medir el desempeño contra estos estándares.
3. Corregir las variaciones de los estándares y planes.
*Los estándares son criterios de desempeño.
Sistemas de control, control burocrático y enfoques del control burocrático:
1. Ciclo de control.
2. Control preliminar.
3. Control concurrente.
4. Control de retro-alimentación.
5. Control presupuestal.
6. Control financiero.
Sistema Six Sigma. Una de las herramientas más importantes que han surgido en materia de control de calidad. Six Sigma busca un desempeño libre de defectos. Se trata de una aplicación particularmente fuerte y poderosa para control de retro-alimentación.
Otros controles son: El control de mercado y el control de clanes. Mercados y clanes: el rol del empowerment y la cultura: Cada vez más, los administradores están descubriendo que los sistemas de control que se basan sólo en mecanismos burocráticos y de mercado son insuficientes para dirigir las fuerzas laborales de hoy. Esto se debe a diversas razones. Para contrarrestar esta falla hay que diseñar sistemas de control efectivo.
(PE) Planeación estratégica. Ahora que hemos conocido las “cuatro” de la administración, que como dije con antelación, en realidad son las “cinco” quisiera examinar el plan estratégico para culminar el tema administrativo, debido a que es de suma relevancia y trascendencia. Es por así llamarlo el inicio.
Las características para competir que exige el mundo actual a todo tipo de organizaciones ya sean públicas, privadas, sociales, lucrativas o no lucrativas obligan a sus dirigentes a planear con un horizonte de largo plazo, proyectar a futuro y con una mentalidad creativa, innovadora y con visión estratégica; un plan que expresa la forma de lograr un objetivo en periodos regularmente mayores a un año es una buena estrategia. Esto significa que se oriente en cuatro factores clave que son:
1. El producto
2. El mercado
3. La competencia.
4. El entorno
La empresa operan en atmósfera de cambio constante e inciertas que que conllevan a modificar las condiciones de operación de personas y organizaciones. Si los contextos cambian, la empresas, planes y estrategias también deben cambiar. La Planeación Estratégica implica la determinación de un futuro deseado y las decisiones que esto conlleva tomar para convertirlo en realidad.
James N. Taylor define la PE como: El proceso de elegir el mejor camino entre dos puntos. Los negocios de hoy son el punto <<A>> y los negocios de mañana son el punto <<B>> La planeación estratégica es el examen de las rutas más prácticas entre estos dos puntos a fin de que se elija el curso óptimo.
Una Táctica puede ser un plan que expresa el logro de objetivos a mediano plazo: menos de un año. La PE es un proceso de la alta dirección que cubre plazos largos e involucra a toda la empresa, como organice la planeación estratégica depende en mucho la supervivencia de la empresa, su crecimiento y desarrollo, vislumbrando oportunidades y detectando amenazas. El proceso de PE da comienzo con un diagnostico de la situación de la organización llevado acabo con un análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas), sigue con la definición de <<Misión, Visión y Objetivos>>, la especificación de las estrategias y de los objetivos, los presupuestos así como los sistemas de control; es decir el cómo, donde y por que. Cabe señalar que toda estrategia se desdobla mediante tácticas, de manera que el debido cumplimiento de las mismas contribuye al logro de aquéllas. Vale la pena mencionar que se debe hacer aquí una aclaración pertinente.
El análisis FODA, al igual que la definición de la misión, visión y objetivos de la empresa competen y corresponden al departamento o área de mercadotecnia. Se incluyen en el Plan de Marketing y son de su competencia y ámbito. Sin embargo, se trabaja de manera conjunta con el área o departamento de administración, ya que es menester trabajar de manera mancomunada para lograr los objetivos y metas previamente delineados y articulados, de donde, entonces, tenemos como resultado que tanto mercadotecnia como administración trabajan muchos temas en conjunto, en común, se cruzan, y se encuentran, en tópicos a desarrollar conjuntamente siendo aquí cuando cobra suma relevancia El Poder de la Colaboración.
La PE nos ayudara a cumplir los objetivo planteados para la organización; es decir se debe llevar a acabo y no ser solo discurso, de la misma manera contribuirá a adaptar y ajustar las capacidades reales de la empresa con las oportunidades efectivas que el entorno y muy particularmente el mercado le ofrecen.
La alta dirección con base en la PE debe ser capaz de:
1. Proyectar el futuro al cual desea llegar la compañía, ubicando los medios más eficaces para materializarlo.
2. Identificar las fortalezas y debilidades de la organización que presenta internamente.
3. Conocer las oportunidades y amenazas que el entorno presenta a la organización, tanto a corto, mediano, como a largo plazo siendo estas externas
4. Generar y mantener una estructura de organización que se mueva rápido, que sea flexible para adaptarse a los cambios de las circunstancias, es decir que la empresa sea capaz de tomar decisiones de forma ágil y eficiente a la vez.
5. Concretar que la empresa sea realmente competitiva y rentable.
La planeación estratégica debe ser capaz de orientar efectivamente a la empresa en el mundo global actual con cambios inverosímiles e incertidumbre, si bien lo anterior no resolverá todos los problemas a que se enfrente la compañía cuando menos los riesgos que se corran serán controlados.
Preguntas muy puntuales que deben ser respondidas satisfactoriamente en todo proceso de preparación de un plan estratégico. ¿Quiénes son nuestros clientes principales y potenciales? ¿Qué beneficios esperan? ¿Qué les estamos ofreciendo? ¿Quiénes somos nosotros como empresa? ¿Cuál es nuestro mercado meta? ¿Quiénes son nuestros principales competidores?
Existen cuatro factores claves (FC) para que la empresa consiga un buen perfil estratégico, mismos que son:
1. El producto. Ya sean bienes tangibles o intangibles (como los servicios), éstos deben ser definidos como beneficios y no como productos en sí mismos, Los clientes, en efecto, no adquieren productos, sino que buscan y adquieren beneficios.
2. El mercado. Debe ser visto como un conjunto de personas con necesidades, deseos y expectativas para satisfacer, con ingresos y disposición para comprar y satisfacerse.
3. Competencia. Si los productos se definen estratégicamente como beneficios, entonces la competencia puede ser directa o indirecta, observarla así constituye una perspectiva estratégica.
4. El ambiente. Todos los elementos que conforman el entorno de la organización son relevantes para su comportamiento estratégico. Las tendencias demográficas, los ingresos de la población, los patrones de conducta u cultura. La tecnología, las leyes y disposiciones gubernamentales se mueven constantemente y proporcionan a a las organizaciones oportunidades y/o amenazas.
La administración de las empresas sujetas a estos factores clave inspira la necesidad de pensar y de actuar con estrategia, de modo que las organizaciones logren posiciones deseadas y objetivos desafiantes en los mercados en los que operan, así sean propiamente comerciales y financieros, o bien mercados sociales y políticos.
El capital humano que es necesario para aplicar la estrategia correspondiente se supone o se piensa que tienen las siguientes características:
1. Poseer una mente estratégica. Significa tener una visión más abarcativa que el resto del promedio.
2. Analizan las tendencias. Los orientados a las PE son meticulosos en observar, analizar, evaluar, estimar la evolución y los cambios de las tendencias del entorno que les son relevantes así mismo reflexionan pro-activamente respecto del impacto que tales cambios podrían llegar a tener en el sistema de relaciones de su organización y con su mercado.
3. Definen el concepto de negocios Las estrategas son capaces de plantear las estrategias necesarias para llegara cumplir la misión y visión del negocio.
4. Los administradores se ocupan de definir el perfil de aquellos a quienes sirven. Es decir son encargados de identificar las necesidades, características y deseos de los clientes, que ayudara a realizar una serie de funciones como segmentar el mercado, formular estrategias, definir políticas y en un momento dado ampliar la gama de productos.
5. Definen la competencia actual y potencial de su organización. La competencia actual es la que la organización enfrenta hoy en día; la potencial es la que puede llegar a tener en el futuro. Así como debe precisarse quienes son los clientes de la organización, también debe puntualizarse quienes son los clientes de la organización, también debe puntualizarse quienes son sus competidores actuales y los potenciales
6. Innovación permanente. La filosofía de la administración moderna centra sus bases en muchos principios prácticos y efectivos. Ya sea que apelemos a Stephan Covy o a Murphy o a los gurús de la calidad, los directores estratégicos son gente con mente creativa e innovadora. Procesos, estructura, operaciones, comercialización, producción, recursos humanos y practicas de dirección constituyen fuentes y a la vez destinos de innovación.
7. Manejan la comunicación estratégica. En ambientes competidos y competitivos no hay espacio para la estandarización, todo requiere diferenciación y colocación de de ideas, imágenes conceptos y valores en la mente de los consumidores: Posicionar es un proceso de comunicar, esto es, conceptos y valores en la mente de los consumidores: Posicionar es un proceso de comunicar, esto es, de construir percepciones significativas y diferenciadoras en las mentes de los clientes, de modo que estos diferencien y construyan en sus mentes imágenes corporativas favorables y ventajosamente competitivas a la organización.
Con lo visto anteriormente se puede simplificar el proceso de Planeación Estratégica de la siguiente manera:
Identificación de la misión, objetivos y estrategias actuales de la organización.
Análisis del ambiente.
Identificación de oportunidades.
Análisis de los recursos de la organización.
Identificación de fortalezas y debilidades.
Re valorar la misión y objetivos de la organización.
Formular las estrategias.
Implantar las estrategias.
Evaluar los resultados.
El Capital humano. El potencial estratégico de toda organización constituye un verdadero capital humano. Nacido de teorías económicas del desarrollo. Incluso se ha sugerido llevar la cuenta del capital humano mediante el proceso que llamaron contabilidad de los recursos humanos, así como también contabilidad del capital humano para la economía. Aún así entre los expertos de la administración este enfoque tiene sus complicaciones e incluso desacuerdos: por un lado los defensores de la contabilidad de los recursos humanos y por otro lado, los opositores y financieros que deben desarrollar el sistema para medir este capital.
Ahora bien; los recursos humanos no son tan solo las personas en sí. Sino los que estas contienen en su interior y lo que aportan, como sus habilidades, cualidades, destrezas, etc. Sin duda alguna siendo lo más sobresaliente, valioso e importante: la honestidad, la creatividad, la innovación y la lealtad para con la organización en todo su conjunto.
Una empresa puede contar con personal, pero no intrínsecamente con un adecuado o alto nivel de capital humano. El que una empresa posea un capital humano es en si mismo una verdadera fortaleza. Para incrementar el capital humano no necesariamente significa contratar a más personal, el capacitar, el entrenar al personal contratado es incrementar los recursos existentes en las personas.
Modificar una cultura organizacional de bajo nivel por otra de alto nivel significa, en los hechos, crear capital humano. El premio nobel de economía Gary Stanley Becker puso de moda el uso de la expresión capital humano y en la administración viene a ser recursos humanos.
Misión. Se le llama misión a la causa que una organización destaca en su identidad, a su razón de ser e intenta lograr para justificarse en el entorno en el cual opera y se desarrolla, señala la relación entre empresa, producto, mercado y competencia. Resaltando sus valores, sus productos definidos y creencias.
Visión Se le llama visión a un periodo determinado de tiempo que expresa el como queremos ver a la empresa. El futuro deseado por la organización pero sobre todo es la inspiración necesaria para visualizar aquello que queremos llegar a ser con la capacidad de observar lo que el resto ni siquiera vislumbra.
Los valores de la organización. Acompañan a la declaración de la misión-visión que caracterizan a ala empresa, aquellos... principios, enunciados en los que en esencia la empresa cree con fervor, pasión y efervescencia. No quedar en un mero discurso, sino por el contrario, deben ser convertidos en hechos fehacientes. La empresa debe desarrollar un sentido ético en sus acciones de negocios. Para eso son los valores y éstos deben quedar claramente consignados en su declaración estratégica de misión y visión empresarial. Los valores no son para hacer buena a una empresa, sino para dotarla de criterios que guíen y orienten la conducta de sus ejecutivos y empleados en determinadas circunstancias criticas.