🔎 ¿Cómo se utiliza el análisis 5W+2H para identificar la causa raíz de un problema?
Miguel Casillas Velasco
Gerente Operaciones | Cadena de Suministro | Distribución | Calidad | Logística | Inventarios | Importación y Exportación | Fulfillment | Enfocado en optimizar procesos y asegurar los objetivos estratégicos de la empresa
Los imprevistos pueden ocurrir en cualquier equipo o proceso. Los problemas son tan solo síntomas que podrían tener causas más profundas. Es por ello que debes enfocarte en encontrar la causa raíz y eliminarla adecuadamente.
El método 5W + 2H, también llamado Método de los 5 Porqués, es una herramienta de análisis que apoya en la identificación de los factores que provocan problemas ya sea en los procesos del trabajo o en la vida cotidiana.
Las 5W vienen del inglés, y son
👉 What (¿Qué?),
👉 Where (¿Donde?),
👉 When (¿Cuándo?),
👉 Who (¿Quién?),
👉 Why (¿Por qué?), ésta última (why, por qué), se repite tantas veces como sea necesario (o al menos 5 veces como sugiere Sakichi Toyoda)
Las 2H significan,
👉 How (¿Cómo?)
👉 How much (¿Cuánto?)
Un factor importante para el éxito de esta técnica es que la toma de decisiones debe basarse en una comprensión profunda de lo que está sucediendo en el proceso o lugar donde ocurre el problema.
En otras palabras, en el análisis de causa raíz se debe incluir a personas que posean experiencia.
💥 Plan de acción
Después de identificar la causa o las causas raíz, es hora de tomar medidas correctivas y aplicar la mejor solución.
Cuando la solución sea definida, se recomienda establecer un responsable para aplicar las acciones correctivas y observar el avance del proceso.
Después de un período de tiempo definido, verificar si las acciones realmente tuvieron un impacto positivo. De lo contrario, el proceso debe repetirse.
Por último, documentar el caso e informar a todas los involucrados.
📣 Ejemplos prácticos del método 5W+2H
📝 Problema 1:
➜ What ¿Qué?
Un técnico de mantenimiento se resbaló y se lesionó durante una inspección de equipo
➜ Where ¿Donde?
En el taller de reparaciones de equipos
➜ When ¿Cuándo?
El día 15 de julio de 2022, a las 10:00 am, cuando el montacargas se encuentra estacionado y al iniciar su labor de inspección diaria.
➜ Who ¿Quién?
El mecánico Juan Perez de mantenimiento.
➜Why ¿Por qué?
1️⃣ ¿Por qué el técnico de mantenimiento se resbaló y lesionó durante una inspección de equipo?
Había una fuga de aceite cerca de la máquina que estaba inspeccionando.
2️⃣ ¿Por qué había una fuga de aceite cerca de la máquina que estaba inspeccionando?
Se rompió un sello de la máquina, provocando fuga de aceite.
3️⃣ ¿Por qué se rompió un sello de la máquina?
El sello no era lo suficientemente fuerte para la aplicación en la que se estaba utilizando.
4️⃣ ¿Por qué el sello no era lo suficientemente fuerte para la aplicación que se le dio?
Se compró un sello más barato.
5️⃣ ¿Por qué se compró un sello más barato?
El tipo y el material del sello no se especificaron en los manuales de servicio del montacargas.
➜ How ¿Cómo?
Diseñando un apartado en el manual de servicio del montacargas donde se especifique el material y tipo de sellos requeridos para cada aplicación
➜ How much ¿Cuánto?
Presupuesto estimado $3,600 USD, incluye viáticos, transporte, gastos administrativos directos e indirectos para traslado de un experto para el modelo de montacargas y capacitación a los mecánicos de la empresa.
📝 Problema 2:
➜ What ¿Qué?
Una disminución en la facturación (Venta)
➜ Where ¿Donde?
En 2 CEDIS en la zona de cobertura
➜ When ¿Cuándo?
En los últimos 14 días
➜ Who ¿Quién?
El área de contabilidad nos da retroalimentación sobre el resultado de ventas
➜ Why ¿Por qué?
¿Por qué existe una disminución en la facturación?
La Varilla, Alambrón, Malla y Perfiles se vendieron menos que en los 14 días anteriores
➜ How ¿Cómo?
Se identifica mediante un Dashboard del software CRM
Recomendado por LinkedIn
➜ How much ¿Cuánto?
La disminución es de $500,000 pesos
📝 Problema 3:
➜ What ¿Qué?
El cliente no recibió la Malla Galvanizada en la fecha promesa
➜ Where ¿Donde?
En la ferretería "Los Potrillos"
➜ When ¿Cuándo?
El día 10 de marzo de 2022, era la fecha promesa de entrega
➜ Who ¿Quién?
La línea de producción #1 de Mallas
➜ Why ¿Por qué?
1️⃣ ¿Por qué el cliente no recibió la Malla Galvanizada en la fecha promesa?
Los rodillos en la banda transportadora de la línea de producción #1 se dañaron.
2️⃣ ¿Por qué se dañaron los rodillos en la banda transportadora de la línea de producción #1?
No contaban con suficiente lubricación.
3️⃣ ¿Por qué no tenían suficiente lubricación los rodillos?
La bomba de lubricación no estaba haciendo circular suficiente grasa.
4️⃣ ¿Por qué la bomba de lubricación no circulo suficiente grasa?
La bomba se encontraba obstruida con virutas de metal.
5️⃣ ¿Por qué se encontraba obstruida con virutas de metal?
El filtro de la bomba se encontraba sucio.
➜ How ¿Cómo?
El filtro de la bomba de lubricación no alcanzó a llegar al servicio programado
➜ How much ¿Cuánto?
Sobregasto estimado de $60,000 pesos por pago de transporte dedicado a ruta para entrega de emergencia.
📝 Problema 4:
➜ What ¿Qué?
Capacitar para Implementar un Control Mensual, Trimestral y Anual de Inventarios.
➜ Where ¿Donde?
En la Empresa “Novedades Mora”
➜ When ¿Cuándo?
El día 5 de Septiembre de 2022
➜ Who ¿Quién?
Gerente y colaboradores
➜ Why ¿Por qué?
1️⃣ ¿Por qué se necesita capacitar para Implementar un Control Mensual, Trimestral y Anual de Inventarios?
No se tiene un control adecuado de Inventarios.
2️⃣ ¿Por qué no se tiene un control adecuado de Inventarios?
No se tiene un control de Entradas y Salidas de mercancía.
3️⃣ ¿Por qué no se tiene un control de Entradas y Salidas de mercancía?
No se cuenta con un software y personal capacitado.
4️⃣ ¿Por qué no se cuenta con un software y personal capacitado?
No se había realizado un proyecto para automatizar el proceso.
5️⃣ ¿Por qué no se había realizado un proyecto para automatizar el proceso?
No se tenía alguien encargado de esta tarea.
➜ How ¿Cómo?
Con la elaboración de una Hoja de Cálculo para Control de Entradas y Salidas, y la Adquisición de un Software para Administrar Inventarios.
➜ How much ¿Cuánto?
Gasto estimado de $750,000 pesos para compra de software y capacitación.
¿Cómo diseñarías un plan de acción empleando esta herramienta?
Propietario, EFISON
8 mesesExcelente
Gerente Operaciones | Cadena de Suministro | Distribución | Calidad | Logística | Inventarios | Importación y Exportación | Fulfillment | Enfocado en optimizar procesos y asegurar los objetivos estratégicos de la empresa
1 añoLa herramienta 5W2H es sencilla y también una excelente aliada en el proceso de tu planificación estratégica o simplemente para buscar la causa raíz de un problema.