Capacitación en línea

¿Cómo capacitar a las personas de manera efectiva cuando no puedes reunirte cara a cara?

Enfréntate al futuro con la capacitación en línea.

La pandemia COVID-19 ha obligado a muchos equipos a trabajar desde casa por primera vez. Pero la capacitación esencial no puede esperar a que termine el distanciamiento social.

Además, a medida que muchas organizaciones adaptan su enfoque para sobrevivir al coronavirus, el aprendizaje de nuevas habilidades adquiere una importancia adicional en este momento.

Con equipos globales trabajando en diferentes zonas horarias, muchas empresas ya están preparadas para la capacitación en línea. Pero no te preocupes si este no es el caso de tu organización, a continuación exploramos maneras de capacitar a las personas de manera efectiva cuando la modalidad presencial no es una opción.

Tipos de capacitación en línea

La capacitación en línea permite a las organizaciones y gerentes enseñar a las personas habilidades y conocimientos a través de Internet, a través de una computadora, teléfono inteligente u otro dispositivo. Existen 2 grandes tipos:

• Capacitación asincrónica, como cursos de e-learning, videos y foros de discusión facilitados, a los que las personas pueden acceder cuando lo deseen.
• Formación sincrónica o en vivo donde varios alumnos participan al mismo tiempo, interactúan entre sí a través de aulas virtuales, seminarios web y herramientas de chat en línea.

Con la capacitación en línea, estás preparando a los empleados para entender y dominar las habilidades, procesos y procedimientos que necesitan para hacer su trabajo. También puede ayudar a desarrollar los comportamientos, actitudes y competencias que usted y su organización esperan.

Eso podría implicar actualizar sobre el uso de la última versión un software informático, completar un curso de salud y seguridad, o reconocer el papel de todos en un lugar de trabajo inclusivo y diverso.

No todo el aprendizaje requiere que alguien lo facilite "en vivo" (ya sea en línea o presencial). Las habilidades creativas, de resolución de problemas y de toma de decisiones, por ejemplo, se pueden desarrollar con el aprendizaje en línea. En el siguiente artículo, Virtual Learning , se explica cómo maximizar el impacto de este tipo de aprendizaje.

¿Cómo crear y desarrollar capacitación en línea?

Como escribe el profesor de física Rhett Allain en Wired, "Las conferencias comenzaron en universidades medievales donde una persona leía un libro en voz alta para que otros pudieran copiarlo. Sí seguimos haciendo esencialmente lo mismo con la capacitación en línea, no obtendremos sus beneficios. Así que, si vamos a movernos hacia la capacitación en línea, hagámoslo bien".

Por lo tanto, aquí están nuestros mejores consejos para desarrollar una capacitación en línea eficaz.

1. Haz un balance

Hacer que su capacitación presencial se adapte a un público en línea, es una gran oportunidad para revisar los resultados que está planificando obtener en su organización y para tus alumnos. Por lo tanto, considere:

• ¿Cuál es el objetivo organizativo detrás de su capacitación? (Para ganar nuevos negocios, por ejemplo.)
• ¿Qué deben hacer los alumnos para alcanzar esta meta? (Mejorar sus habilidades de comunicación, por ejemplo)
• ¿Qué acciones deben tomar para alcanzar este objetivo? (Realizar un seminario web sobre un tema que domina, por ejemplo.)

2. Priorizar y reutilizar

No puedes meter en una única sesión en línea todo un día de entrenamiento. Esta limitación puede ser positiva, ya que te obliga a pensar diferente y priorizar el contenido que realmente importa.

Por ejemplo, un video de 20 minutos, un cuestionario de seguimiento o una sesión de comentarios en un chat grupal podrían reemplazar una jornada y evitar sobrecargar a tus alumnos.

También puedes reutilizar las mejores partes de tu capacitación presencial. ¿Puedo usar mi presentación PowerPoint para crear un escenario de toma decisiones (forma interactiva de aprendizaje) en un curso de e-learning? ¿Puede romper el hielo de mejor forma en una llamada Zoom? ¿Por qué no rediseñar y enviar por correo electrónico ese caso de estudio a tus estudiantes?

Consejo:

También podrías considerar el modelo "aula invertida" donde se proporciona a los alumnos materiales de lectura antes de una sesión de clase virtual. De esa manera, mejorarán la retención y se facilitarán conversaciones más fructíferas.

3. Involucra a tus estudiantes

Un estudio reciente de Gartner encontró que el 70 por ciento de los empleados dicen que no tienen las habilidades que necesitan para sus trabajos. Por lo tanto, como parte de tu planificación, pregunta a tus estudiantes qué habilidades y conocimientos necesitan para hacer mejor su trabajo. También puedes preguntarles cómo les gustaría ser capacitados en línea y con qué aplicaciones están familiarizados.

4. Involucra a los gerentes

Al preparar tus sesiones de capacitación en línea, es una buena idea buscar información de otros gerentes y en tu departamento de Capacitación y Desarrollo. Una encuesta de habilidades para empleadores realizadas por el Gobierno del Reino Unido encontró que las organizaciones con sólidas capacidades de capacitación y desarrollo en línea tienen un 19 por ciento más de probabilidades de involucrar a los gerentes en el diseño de sus soluciones.

Esto está respaldado por la investigación de McKinsey, que encontró que el 48 por ciento de las organizaciones que están haciendo recambio de habilidades (reskill), dicen que tener el patrocinio de la alta dirección les ayudó a tener éxito en sus programas de capacitación.

5. Comunica los resultados de la capacitación

Ahora que tienes objetivos claros para tu capacitación, comunícalos a tus alumnos y a la organización en general. Incluso si la audiencia está obligada a hacer la capacitación, explica cómo les beneficiará, aumentará el acceso a los cursos. ¿Qué nuevas habilidades o conocimientos obtendrán? ¿Y estas nuevas habilidades les harán sentirse más seguros, energizados y creativos? ¡Si es así, dilo!

Y cuando te comuniques, cambia la redacción del típico "lo que aprenderás en este curso" por un formato de conversando que resalte los beneficios. Por ejemplo, "Estamos aquí para ayudarte a alcanzar tus objetivos de ventas y aumentar tu bono".

6. Atrae a las personas adecuadas

Establecer resultados claros en la capacitación atraerá a las personas adecuadas a tus cursos. A menos que sea capacitación obligatoria, llamarán la atención de aquellos que son apasionados por la mejora de sus competencias o el recambio de habilidades.

Llevar a cabo una evaluación de las necesidades de capacitación te ayudará a identificar a los miembros del equipo que necesitas entrenar para alcanzar tus metas. Eso incluye a aquellos que inicialmente piensan "esto no es para mí", y otros gerentes.

7. Elegir plataformas de capacitación en línea

Una vez que conozcas el contenido de tu curso en línea, querrás elegir un enfoque o plataforma para presentarlo de la mejor forma. Tus opciones incluyen:

• Catálogos digitales con recursos multimedia prefabricados.
• Plataformas de comunicación y colaboración en línea como Zoom, Microsoft Teams y Facebook.
• Un sistema de gestión del aprendizaje (LMS): software que aloja contenido para el aprendizaje a su propio ritmo y gestiona el seguimiento.

Consejo:

No sientas que debes pagar un LMS sofisticado o caro. Junto con tus alumnos y colegas, prueba lo que funciona y lo que no: Selecciona la mejor combinación de herramientas para cumplir con tus objetivos de capacitación.

8. Promueva la participación y conexión social

El hecho de que estés moviendo hacia la capacitación en línea, no significa que tengas que abandonar el entrenamiento presencial que ya tienes. Según un informe del Learning Guild de año 2020, "un aspecto crítico, pero a veces pasado por alto de una experiencia de aprendizaje en línea es la presencia social: el sentimiento de conexión entre los facilitadores y los estudiantes".

El informe señala que elementos como el "tono conversacional, amabilidad, sonrisa, respuestas rápidas y oportunidades para compartir/abrirse" son clave para desarrollar la presencia social. Por lo tanto, las habilidades de entrenamiento cara a cara no solo son transferibles, sino también críticas en la capacitación virtual.

Aquí hay seis consejos para una capacitación en línea correcta

1. Fomenta la participación con actividades interactivas

Nadie quiere sentarse durante una hora o dos a mirar diapositivas de PowerPoint. Ya sea que esté organizando un seminario web en vivo o un módulo de e-Learning, anime a los alumnos a participar en el proceso.

Un estudio reciente de Gegenfurtner, Zitt y Ebner encontró que los participantes en seminarios web en vivo estaban más satisfechos cuando podían consultar y cuestionar al facilitador, y tener interacción y apoyo de otros asistentes.

En las videollamadas, por ejemplo, puede preguntar tal como lo haría en el salón de clases. Puede dividir a los alumnos en grupos más pequeños para hacer una lluvia de ideas y presentar esas ideas posteriormente a la clase completa. Las funciones de chat también permiten a las personas hacer preguntas y ofrecer opiniones a medida que se presenta el contenido.

2. Activa la capacitación entre pares

Los estudios muestran que cuando los empleados quieren aprender una nueva habilidad, el 55 por ciento pregunta a un colega. Por lo tanto, considere hacer que la capacitación entre pares sea parte de su curso en línea. Eso podría ser:

• Alentando a los empleados con conjuntos de habilidades especializadas a dirigir sesiones de clases.
• Configurar un grupo de WhatsApp, Slack o un canal en Teams para que los estudiantes compartan, reflexionen y obtengan comentarios unos de otros.
• Crear una pizarra virtual con una aplicación como Stormboard, Miro o GoToMeeting para que las personas publiquen sus ideas.

Los estudios sugieren que estas actividades informales pueden representar el 75 por ciento del aprendizaje y la capacitación de un empleado. Vea un video sobre el modelo de aprendizaje 70:20:10 para aprovechar el 20 por ciento del aprendizaje que proviene de las interacciones sociales.

3. No olvides revisar lo básico

No todo el mundo, incluso los entrenadores, serán totalmente expertos en tecnología. Por lo tanto, si programa una videollamada, familiarícese con el software para asegurarse de que tu y tus estudiantes puedan iniciar sesión, encender sus cámaras y micrófonos y utilizar la función de chat. No olvides tener un plan B para cualquier problema, como grabar tu sesión para compartirla posteriormente.

4. Aprender, repetir, recordar

Ese libro que terminaste anoche, ¿podrías explicarle la trama a tus amigos durante el almuerzo de hoy? La “curva de recordación está en su punto más alto durante las primeras 24 horas después de aprender algo.

Lo mismo ocurre con la capacitación. Para capacitar adecuadamente, debes ayudar a tus alumnos a seguir revisando y practicando. Por ejemplo, puedes motivarlos a que revisen recursos cortos en línea o hacer varias sesiones en línea en lugar de solo una extensa.

De esa manera, pueden trabajar a su propio ritmo, y comprender mejor y recordar la información. Los estudios muestran que la "repetición espaciada" permite a las personas retener alrededor del 80 por ciento de lo que aprenden después de 60 días. Además, este tipo de formación se adapta mejor al flujo del trabajo.

5. Hacer que la capacitación sea parte del trabajo

Para hacer que la información sea una auténtica ayuda para los empleados, el experto en innovación Steve Glaveski recomienda incorporar la capacitación dentro la cargas de trabajo real de las personas. Hazlo y "acortarás el ciclo de retroalimentación, obtendrás resultados y fomentarás momentos 'Eureka'".

6. Conseguir la mezcla correcta

Una investigación de Emerald Works encontró que el 88 por ciento de las "culturas de aprendizaje de alto impacto" adoptan el aprendizaje mixto. Por ejemplo, tu capacitación podría incluir un aula virtual en vivo; recursos en línea para que los alumnos exploren a su propio ritmo; y un foro en línea para la retroalimentación entre pares.

Este enfoque fue apoyado por el profesor Robyn Ramsden en la Universidad de Deakin, Australia en un reciente MTtalk en Twitter. Ella dijo: "Siempre he usado una forma de aprendizaje mixto con mis estudiantes. Este enfoque implica algunas reuniones cara a cara, combinadas con el uso de videoconferencias y comunicación por correo electrónico. En el futuro, las sesiones individualizadas en línea continuarán complementando el aprendizaje presencial y la supervisión."

Desafíos para la capacitación en línea

Si bien los expertos recomiendan una combinación de métodos de capacitación, es importante reconocer que este tipo de capacitación no se adapta a todas las profesiones y tipos de habilidades. Una presentación en video, por ejemplo, puede perder los matices del lenguaje corporal que son tan importantes para roles como el trabajo social.

Y un casco de realidad virtual puede representa una plataforma petrolífera con gran detalle, pero no es un sustituto del entrenamiento práctico. Los temas sensibles y las medidas de seguridad también pueden impedir que algunos tipos de capacitación en línea sean efectivos.

Resumen

Incluso cuando las salas de clase abran sus puertas de nuevo, después que haya pasado la pandemia del coronavirus, la capacitación en línea seguirá siendo una parte crucial de tus programas de capacitación o tal vez será la más adecuada para tus estudiantes. Sin embargo, no abandones la capacitación presencial, ya que puede funcionar aún mejor cuando se combina con la capacitación en línea.

• La capacitación en línea te permite enseñar las habilidades y conocimientos que las personas necesitan para hacer su trabajo cuando lo presencial no es una opción.
• Reutiliza la capacitación presencial, adaptándola al formato en línea, y pide retroalimentación a los estudiantes y gerentes, a medida que desarrollas tu capacitación en línea para asegurarte de que satisfaga las necesidades de todos.
• El aprendizaje en línea puede incorporar actividades de aprendizaje virtual para ayudar a las personas a enriquecer sus carreras más allá de las habilidades técnicas requeridas para su rol.
• La investigación sugiere que una combinación de tipos de contenido, actividades en vivo y asíncronas; tanto formales como informales, funcionará mejor.