Capacitación virtual si, pero.... ¿por dónde comienzo?

Hace unos días me llamaron de una empresa en Bogotá que tienen interés en implantar la capacitación virtual en todas sus áreas, así fue su pedido, están convencidos de ello pero, no sabían por dónde comenzar, ¿el  LMS (Learning Management Systems)?, ¿los cursos?, ¿los tutores?,......

Es cierto que cuando estás en ese punto, son preguntas que rondan en casi todas las cabezas de los líderes de capacitación, por ello comparto lo que les comenté a dicha empresa, como una primera aproximación al proceso pues pienso que puede servir de orientación a otra persona o empresa. 

La premisa desde la que siempre parto es, el proceso de implantación de la capacitación virtual o elearning en una empresa implica un cambio en los procedemientos y en la mentalidad de las personas involucradas, que es necesario atenderlo y gestionarlo con cuidado, de forma gradual, de experiencias pilotos simples a las más complejas, por ello les propuse las siguientes fases como una posible vía de inicio con menos mayor seguridad:

 Fase 1: Análisis de la necesidad de la capacitación virtual:

Yo diría que lo primero es pensar en la necesidad del elearning y lo que se va a conseguir con dicha modalidad de capacitación, ¿que la formación llegue a todos los colaboradores independientemente del lugar en que se encuentren?, ¿formación continua?, ¿formar con el mismo curso a todos los nuevos colaboradores?, ¿aprovechar las potencialidades que ofrece la tecnología para obtener un aprendizaje más eficaz?, ¿reducir costos?, .....

Me parece importante tener desde el inicio bien claro los propósitos del proyecto para no "perder el rumbo" durante el camino, hay que recordar que cuando hablamos de elearning, estamos hablando ante todo, de capacitación y el objetivo no es utilizar una aplicación informática (LMS) determinada o no, o que un curso tenga vídeo o no, o más bonitas imágenes, o no, sino, que, como toda actividad de capacitación, el objetivo es que los colaboradores aprendan.

Además, tener definido el objetivo creo que es una buena guía a la hora de decidir los escenarios de aprendizaje, los recursos, la organización, la logística.

Fase 2: Prueba piloto:

Comenzar con una experiencia piloto, simple, sin mucha complejidad desde el punto de vista del diseño didáctico, de impacto para la empresa y las personas y reducida para minimizar el efecto de los posibles errores o mejor dicho, lecciones que puedan producirse.

De las necesidades de capacitación que requiere satisfacer la empresa, seleccionar una para hacer un curso piloto de corta duración. Es preferible que sea una necesidad de capacitación transversal para localizar un proveedor de contenidos que proporcione un curso virtual estándar de calidad para esa capacitación, con ello evitamos tener que realizar un proceso de diseño de cursos virtual a medida que requiere bastante atención y esfuerzos, este proceso es mejor dejarlo para la fase de inmersión.

Igualmente, si el proveedor del curso virtual seleccionado, dispone de LMS que esté acorde a los requerimientos de la empresa, perfecto, lo utilizamos y de esta manera no tendremos que realizar proceso previo de selección de LMS, que suele ser demorado pues es un paso muy importante dado que es algo que se decide para utilizar por mucho más tiempo.

De todos modos, si el proveedor no tiene LMS o el que tiene, no es acorde a los requerimientos y gustos de la empresa, se puede seleccionar alguno en régimen de alquiler  por un período corto de tiempo, si es por lo que dure el piloto, mejor. Conozco proveedores de LMS que lo permiten.

¿Por qué no incluyo desde el piloto la selección del LMS definitivo?

Porque creo que aún la empresa no tiene experiencia para decidir qué LMS es el que más le conviene, porque no ha hecho capacitación virtual antes. Para mí esto es como si decidiéramos vivir en el edificio "elearning", nos asignan un "apartamento" que le pertenece a nuestra empresa y compramos todos los muebles de la casa antes de vivir en él ni conocer las necesidades específicas :-)

Fase 3: Selección del Learning Management Systems (LMS)

Una vez evaluados los resultados del piloto, seleccionar el LMS que utilizarán y yo creo que  lo más conveniente es que el contrato de servicio sea por outsourcing para dejar las complejidades técnicas, que las hay, para los expertos en ello y concentrarnos nosotros en la metodología, los contenidos, el aprendizaje, es decir, "el pollo del arroz con pollo" (expresión cubana).

Hay muchos LMS en el mercado, en general es recomendable que sea fácil de utilizar, muy intuitivo, que contenga espacios de comunicación personal y en grupos, compatible con el protocolo SCORM para el diseño de contenidos virtuales, integrado a Internet, multidispositivo, con opciones para la evaluación individual, el trabajo en grupos, la colaboración y compartición de recursos 2.0,  que se obtengan diferentes estadísticas de evolución del curso o por alumno, opciones de ampliación de funcionalidades en el futuro y lógicamente, el precio inicial, el mensual, el soporte técnico que ofrezcan y las actualizaciones y adaptaciones a los cambios tecnológicos.

Fase 4:  Implantación de la capacitación virtual

Análisis de las necesidades de capacitación y áreas más estratégicas para comenzar a aplicar capacitación virtual, comenzar entre 2 y 5  cursos, con contenido aún estándar y utilizando el LMS contratado en outsourcing.

En este paso es muy importante la motivación de los alumnos,  la organización del curso, seleccionar fechas adecuadas en las que los alumnos puedan participar, por ejemplo, evitar "picos" laborales, propiciar espacios para el seguimiento del curso en el horario de  trabajo, no veo tan conveniente que tengan que estudiar en casa o buscar de forma independiente esos espacios, realizar el seguimiento sistemático a la evolución del curso y tomar las medidas correctoras que vayan solucionando las desviaciones.

Sumamente importante hacer Encuestas finales de satisfacción y prever un plan de seguimiento o mentorización de los alumnos que garantice que efectivamente han aprendido y están aplicando los nuevos conocimientos, aunque en realidad esto es algo inherente a cualquier modalidad de capacitación.

Fase 5: Inmersión en la capacitación virtual

A partir de las necesidades de capacitación de las áreas elaborar un plan de capacitación virtual en aquellas que se requiere y los objetivos de capacitación lo permiten, que incluya el diseño de cursos virtuales de contenido específico para la empresa.

Yo creo que en este punto la empresa ya ha ganado en madurez y ha ido "escribiendo" sus propios protocolos de actuación en la modalidad de capacitación virtual y por ello, tomará las decisiones con mucho más conocimiento y menos incertidumbre.

Bueno, este puede ser un camino, que permita que la empresa vaya adentrándose en la capacitación virtual poco a poco, centrándose en la parte didáctica y de gestión del curso, aprendiendo las nuevas formas de actuar y madurando, más o menos, a partir del tercer año de utilización de la capacitación virtual, la empresa ya comenzará "a ser mayor" en el tema y emprenderá el vuelo de crecimiento y ampliación.

Me viene a la mente el poema de Antonio Machado:

Caminante, son tus huellas
el camino y nada más;
Caminante, no hay camino,
se hace camino al andar.
Al andar se hace el camino,
y al volver la vista atrás
se ve la senda que nunca
se ha de volver a pisar.
Caminante no hay camino
sino estelas en la mar.

En este post he comentado de manera general, en cada Fase aún queda "mucha tela por dónde cortar" y se puede entra en cada una en más detalles, me encantaría conocer sus opiniones y puntos de vistas,  

Un cordial saludo