¿Compras? ¿Qué? ¿Quiénes? ¿Cuándo?

  Independientemente del giro de la empresa, en casi todas existe el área de compras que forma parte fundamental de la organización, en especial para aquellas cuya actividad fiscal es la venta de productos y servicios.

  El área de compras tiene responsabilidades claras y juega un rol definitivo en el momento en que una marca establece conexión directa con sus clientes. La función principal del área de compras es: jamás caer en desabasto y así también generar con los proveedores como socios de negocio alcanzar nuestros objetivos y el crecimiento estratégico al que ambos aspiramos.

El área de compras debe ofrecer a los proveedores un trato de gran calidad, de igual manera desea recibirlo.

  A continuación dejaré ciertos puntos que creo ayudarán a comprender mejor el desempeño de esta área:

·        A quién comprarle?

  Buscar un proveedor es como cuando los reclutadores de Recursos Humanos buscan a los candidatos para cubrir alguna vacante, se necesitan cumplir ciertos requisitos, deben de demostrar que son la mejor opción, deben de tener toda su documentación en regla etc. El proveedor debe de estar dispuesto a sujetarse a las condiciones comerciales de la empresa, el proveedor debe en todo momento garantizar la calidad de lo que se comprará, el proveedor jamás intentará salirse del marco ético de la organización a la que el comprador pertenece. Por ello es indispensable contar con una guía/manual precisa de compras donde se establezcan los criterios para elegir proveedor,

·        Evaluación de precios y artículos

  El trabajo de un comprador no sólo se centra en la adquisición y la relación con los proveedores, también es el principal responsable de evaluar si los costos y condiciones con los que se están haciendo las adquisiciones/contrataciones son las mejores, revisar si cumplen con los requisitos gubernamentales, ojo, no siempre el comprar barato es la mejor opción, hay veces en las que el comprador debe poner en una balanza las condiciones de compra ya sea el tema de garantías, mantenimientos, capacitaciones, créditos, tiempos de entrega, etc. y con base a eso se toma la mejor decisión.

·        Qué y cuándo debo comprar?

  El área de compras asume dos labores esenciales: por un lado, tener el control de las existencias que se encuentran tanto en el almacén así como en los puntos de venta y por otro lado, asegurarse que las órdenes de compra sean surtidas en tiempo y forma para mantener un inventario sano en cuanto a los tangibles, en los intangibles debe considerar las necesidades específicas solicitadas así como los tiempos para cubrir las solicitudes y debe contar con por lo menos 3 opciones para elegir.

·        Trabajo en equipo

  El comprador debe trabajar de la mano con el personal de finanzas, ventas, marketing, almacén, por mencionar algunos, el comprador debe de estar al pendiente de las necesidades de las diferentes áreas de la empresa, ejemplo: adquisición de papelería, el ingreso de la mercancía en sistema, el pago a proveedores, atender los famosos "bomberazos" (compras urgentes y no planeadas) y por supuesto, tratar con nuestros mejores amigos: los proveedores.

·        La religión del comprador

  El área de compras siempre debe estar dentro del marco ético de cada organización y debe existir un proceso tanto para la adquisición como para la repartición. A los responsables de esta área les corresponde velar para que dicho proceso se cumpla y garantizar, siempre, la calidad de los procesos que tienen lugar dentro de la empresa.

Si hablamos de "comprar" es porque también hablaremos de "gastar", esto lo menciono porque esta área constantemente está bajo la lupa de los auditores ya que el comprador la mayoría de las veces tiene la libertad de gastar el presupuesto asignado como mejor lo considere, es por eso que la ética del comprador debe de ser intachable (se sugiere establecer un código claro y preciso para el área).

Edgar Romano

En Medra Desarrollo Humano conocemos el altísimo valor del área de compras por ello proporcionamos consultoría para establecer, constituir, diseñar, elaborar, ejecutar, monitorear, controlar, auditar e innovar en los procesos de tan importante área.