Desde mi desempeño como Vicepresidente Jurídico en una empresa trasnacional suiza, tuve a mi cargo entre otras funciones, la coordinación de abogados externos, explicada genéricamente como el proceso de gestionar y supervisar el trabajo de abogados contratados desde fuera de una organización o empresa para proporcionar servicios legales específicos.
Esta función es trascendental para asegurar que los servicios legales sean entregados de manera efectiva y eficiente, de tal suerte que se cumplan los objetivos y necesidades de la empresa, y así mismo se defiendan adecuadamente sus intereses jurídicos.
En este contexto, el coordinador de abogados es responsable de seleccionar y contratar aquellos que sean los más adecuados para los servicios requeridos, asegurándose que estén calificados y tengan la experiencia necesaria, además de negociar los términos y tarifas como corresponda.
Esta función puede presentar algunos desafíos que deben ser superados para garantizar una relación efectiva y eficiente entre la organización y los abogados contratados, siendo, los cinco retos más importantes:
- Es importante que el coordinador tenga una buena comprensión de las necesidades de la organización y de los requisitos legales específicos que se deben cumplir, e igualmente una evaluación detallada de los abogados a efecto de que éstos cuenten con la experiencia y capacidad necesarias para realizar el trabajo, pudiendo solicitarse referencias y revisiones de casos anteriores en los que el abogado haya trabajado.
- Mantener los costos de los servicios legales dentro del presupuesto asignado es otro desafío relevante, pues se deben negociar las tarifas y establecer un presupuesto claro desde el principio. Es importante tener en cuenta que los profesionistas pueden tener diferentes tarifas por hora y cobrar por separado gastos adicionales, por tanto, a efecto evitar cargos no planificados, se debe establecer un presupuesto detallado que cubra todos aquellos posibles, incluyendo los que puedan surgir durante el proceso. Además, es importante revisar periódicamente tal presupuesto así como realizar ajustes según sea necesario para garantizar que los servicios legales sigan siendo rentables.
- Mantener una comunicación efectiva entre los abogados externos y el personal interno de la organización es fundamental, por lo cual es importante establecer canales informativos claros desde el principio, así como expectativas precisas con respecto a la frecuencia y los medios utilizados. De ahí que es importante estipular un punto de contacto para tener un plan de contingencia en caso de que surjan problemas tales como diferencias en la zona horaria o la falta de respuesta del abogado contratado.
- Asegurarse de que los abogados externos cumplan con los plazos establecidos puede ser un desafío, especialmente cuando trabajan en diferentes proyectos o casos simultáneamente.
- Finalmente, la coordinación de abogados debe asegurarse que éstos no tengan conflictos de interés con la organización y se cumplan los requisitos éticos y legales de conformidad con las regulaciones internas.
En suma , la coordinación de abogados es una función importante para garantizar que las empresas reciban servicios de alta calidad y que se cumplan sus necesidades y objetivos.
VIZCAÍNO Y FIGUEREO ASOCIADOS, S.C.
