Crea y mejora tus procesos, para invertir más tiempo

Desde hace años que siento «fascinación» por mejorar los procesos de los diferentes proyectos que gestiono.

La importancia de los procesos

Un proceso es un conjunto de acciones que se realizan de forma secuencial, se trata de tener bien detallados los pasos que se tienen que realizar para conseguir un objetivo. Los procesos nos ayudan a tener claro lo que tenemos que hacer, nos permiten crear un plan de acción y optimizar todo el flujo de trabajo.

Está claro que debemos invertir tiempo en pensar, probar y mejorar estos procesos. Tenemos que pararnos un momento, coger papel y boli (también puedes hacer esta parte 100% digital) y empezar a escribir todos los pasos que tienes que hacer para sacar adelante el proyecto.

Si este tipo de proyectos son los que haces habitualmente, esa inversión te ahorrará tiempo de forma exponencial. Si consigues ahorrar 10 minutos en realizar ese proyecto (un artículo, vídeo, podcast, web, diseño, etc.), estarás ahorrando 10 minutos en todos los futuros proyectos.

Pero, si además de invertir ese tiempo al inicio, dedicas un tiempo semanal/mensual/trimestral a revisar y mejorar los procesos, podrías llegar a ser mucho más eficiente y ahorrar mucho más tiempo.

Ejemplo de proceso de creación de esta newsletter

Este es el proceso que creé para sacar adelante esta newsletter:

• Escoger tema (2 minutos)
• Newsletter | Borrador (45 minutos)
• Post | Borrador (15 minutos)
• Newsletter | Publicar (10 minutos)
• Post | Publicar (10 minutos)
• Marketing | Publicar en 40+ (2 minutos)
• Marketing | Publicar en SinOficina (2 minutos)
• Marketing | Publicar en Twitter (2 minutos)

Mejora del proceso:

La semana pasada, durante una sesión de PROductividad.pro, se me ocurrió que podía mejorar aún más este proceso. ¿Cómo lo hice?

Hasta ahora lo que hacía era:

• Abrir la tarea del día, por ejemplo «Publicar»
• Hacer click para cronometrar el tiempo que me lleva hacerlo
• Buscar el documento que contiene el borrador que tengo que publicar
• Ir a LinkedIn y hacer todos los pasos para poder publicar el artículo/newsletter
• Publicar el artículo y post
• Paro el cronómetro del tiempo y marco la tarea como realizada

Ahora he mejorado el proceso:

• Abro la tarea de «Publicar»
• Hago click para cronometrar el tiempo que me lleva hacerlo
• En esa tarea tengo 2 enlaces
• Primero: me lleva directamente al documento que tiene el borrador
• Segundo: me lleva a la url directa para publicar el artículo
• Publicar el artículo y post
• Paro el cronómetro del tiempo y marco la tarea como realizada

Esta simple mejora, hace que sea mucho más eficiente hacer la tarea = ahorro tiempo = puedo invertirlo en, por ejemplo, mejorar otros procesos.

¿Qué hacemos con ese tiempo ahorrado?

Si estábamos trabajando de más, entonces simplemente estaremos ayudando a cuadrar nuestra agenda y permitir que tengamos el tiempo libre que merecemos.

Pero, si ya estábamos dentro de nuestra carga de trabajo y, además, ahorramos tiempo, deberíamos invertir ese tiempo extra en nosotros como profesionales, en nuestro negocio.

Algunos ejemplos:

• Crear más contenidos: si nos daba tiempo a hacer un vídeo a la semana, quizás ahora podamos crear dos.
• Tener más clientes: quizás ahora somos más rápidos sacando adelante los proyectos de clientes y seamos capaces de meter un cliente más al mes/trimestre.
• Formación: suele ser la pata que siempre dejamos para el final pero es una pata muy importante para ser mejores profesionales. Quizás ahora podamos invertir un par de horas a la semana a formarnos y a estar al día.
• Planificación: hemos visto que invertir un tiempo en planificar procesos nos ha ayudado a ahorrar tiempo... ¿y si invertimos tiempo cada semana/mes/trimestre en planificar mejor nuestros proyectos y negocio? Puede ser increíble lo que podamos sacar de ahí.

El objetivo de ahorrar tiempo no debería de ser simplemente «trabajar menos» (que está muy bien), deberíamos también pensar que ahorrar tiempo nos permitirá «gestionar mejor nuestros recursos». Aquí podemos hacer uso de la Ley de Pareto (Regla 80/20) y buscar ese 20% de lo que hacemos que nos da el 80% de los resultados.

¿Tienes algún proceso en tu trabajo diario?

¿Estás contento/a o deberías de mejorarlo?

¿Qué te han aportado estos procesos?

#PROductividad #procesos #hábitos