¿Cuándo es deducible un gasto?

Este artículo fue publicado originariamente en mi Blog de Asesoría Toledo

En muchas ocasiones, nos encontramos con casos en los que una empresa, un autónomo o un profesional ha adquirido un bien o un servicio y tiene la duda con respecto a la deducción del mismo. De una manera breve trataré de aclarar esas dudas.

Partiré de la base de que estamos ante una empresa, profesional o autónomo que está en el Régimen General del I.V.A. por tanto, OJO en el caso de que esté en algunos de los regímenes especiales del I.V.A. se han de tener en cuenta las particularidades del régimen en cuestión, puesto que podría variar con respecto a lo que aquí se expone.

Dicho esto, vamos a enumerar los requisitos mínimos para que un gastos o inversión sean deducibles:

A.- Debe ser un hecho real.

Este requisito es obvio y todos lo conocemos (o al menos lo deberíamos conocer), para que un gasto sea deducible el mismo, debe corresponder con un hecho económico real y que se haya realizado. No podemos estar por tanto, ante una operación simulada.

B.- Debe tener correlación con los ingresos.

Dicho de otra forma, el gasto se debe realizar dentro de la actividad en sí y con el objetivo de obtener los ingresos propios de la actividad. En caso contrario dicho gasto no sería deducible. Aún así, también podría no ser considerado deducible, en el caso de dicho gasto pudiere ser una liberalidad -por ejemplo, invito a un cliente con el afán de obtener ingresos a una mariscada o le regalo el último Modelo de iPhone, aunque el gasto de dicha mariscada o del iPhone, esté dentro de la actividad y sea con el objetivo de obtener ingresos, no es un gasto deducible.

C.- Como norma, se debe imputar en el período impositivo del devengo.

Este principio permite la excepción de que se puedan imputar tanto los gastos como los ingresos en un período distinto al del devengo, siempre y cuando “de ello no se derive una tributación inferior a la que hubiere correspondido si se hubiera imputado en el período de su devengo”. Por explicarlo de otra forma y a grandes rasgos, los gastos lo podremos contabilizar y por tanto deducir en un período positivo posterior al del devengo y los ingreso en un período impositivo anterior al del devengo.

D.- Contabilización.

El gasto debe ser contabilizado y para ello debe de hacerse la oportuna anotación en los libros registro en el caso de un profesional o autónomo o la oportuna imputación en la cuenta de pérdidas y ganancias o de reservas si fuera el caso. Si estuviéramos ante una inversión, deberemos estar ante lo dispuesto en la normativa en materia de amortización y la imputación de la misma.

E.- Justificación.  

Dicho gasto o inversión, debe poder justificarse mediante la oportuna factura que me haya entregada la empresa, el profesional o autónomo al que se lo haya adquirido. Dicha factura debe cumplir con los requisitos que recoge el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, conocido como el Reglamento de facturación.

Por resumir dichos requisitos son los siguientes:

E.1.- La factura tiene que ir numerada y dicha numeración ha de ser ha de ser correlativa.

E.2.- Debe indicarse la fecha de emisión de la factura. Teniendo que indicarse la fecha en que se prestaron los servicios que se facturan si dicha fecha fue distinta de la de la emisión.

E.3.- Tiene que incluso los datos completos tanto del emisor como del receptor. Dichos datos son los siguientes: nombre o razón social, dirección y NIF o CIF.

E.4.- Debe incluir una descripción de los productos o servicios facturados con el importe de cada uno de ellos. Dicho importe se indicará de manera previa a la aplicación del I.V.A.

E.5.- Se debe incluir la suma total de los productos o servicios facturados de manera previa a la aplicación del I.V.A. que se conoce como Base Imponible. Si tuviera varios tipos de I.V.A. deberá aparecer separada la Base Imponible de cada tipo de I.V.A.

E.6.-  El tipo de I.V.A. a aplicar. Como norma en el año en curso dichos tipos serán del 21% del 10% o del 4%. Aunque dichos tipos podrían variar en función de la actividad y de la forma de tributación del receptor de la factura.

E.7.- Si la factura llevara retención de I.R.P.F. -por ejemplo, arrendamientos o profesionales- la base sobre la que se aplicara dicho I.R.P.F. y también en este caso el tipo de I.R.P.F. a aplicar.

E.8.- La Cuota de I.V.A. a aplicar y la cuota de I.R.P.F. si estuviéramos ante lo indicado en el párrafo anterior.

E.9.- El total de la factura.

E.10.- Si dicha factura recogiera alguna excepción -por ejemplo, inversión del sujeto pasivo- se deberá indicar en la misma.