La montaña rusa de la facturación oscilante

Unas veces tanto y otras tan poco... 

Una dificultad muy habitual entre los pequeños negocios – especialmente los negocios de servicios que funcionan principalmente por proyectos (arquitectos, diseñadores, informáticos, pequeños constructores, entre otros) - es que tienen grandes oscilaciones en su facturación y, por lo tanto, en sus ingresos y su liquidez.   

Esto hace muy difícil el crecimiento.   

No permite crear equipo, porque no hay seguridad de poderlos pagar a la larga. Y, sin equipo, el aumento de trabajo se convierte en una sobrecarga que te deja exhausto y con poco tiempo para ocuparse de nada que no sea la producción.   

Por lo tanto, no estás desarrollando tu negocio en realidad, y de repente viene una fase en la que de nuevo no hay trabajo. Y hay que ponerse a buscar clientes con urgencia.   

Al final, llega alguno y comienza el ciclo de nuevo.   

Y, parece que, por más que nos esforzamos, no conseguimos salir del círculo vicioso en el que estamos atrapados.

Una y otra vez.

Al final, se acaba exhausto y frustrado.   

Si te suena esto, te ofrezco una manera de entender esta situación que te puede ayudar a salir de esta montaña rusa financiera y anímica. 

¿Problema? ¿Qué problema? 

A veces, la obcecación en resolver un problema no nos deja ver la luz. 

Una idea: si intentas resolver algo repetidamente y, por más que lo intentas, no lo consigues, lo normal es pensar que, quizá, es que no has dado con “la solución”.   

Pero quizá de lo que se trate es de que no hemos dado con “el problema”.   

Es decir, el problema está mal definido.    

Cuando digo que el problema está mal definido, no es porque no veas “lo que te duele”. Lo que quiero decir es que, a menudo, lo que llamamos “el problema” es en realidad un síntoma del problema.   

El síntoma que más nos duele, probablemente.   

Pero no es EL problema. 

Una navaja para discernir 

Ya sabes eso de que es muy importante intentar no complicar las cosas más de lo necesario.    

Seguro que conoces el famoso principio que llaman la navaja de Ockham (o el principio de parsimonia): “En igualdad de condiciones, la explicación más simple suele ser la más probable”.   

A veces le damos muchas vueltas a algo que tiene una solución muy sencilla.   

Vamos, que es importante no empeñarse en buscar una solución compleja para un problema simple.   

Pero, de igual manera, no hay que empeñarse en intentar resolver algo complejo, mediante una solución simple.   

Dicho de otra manera, busquemos la solución más simple, pero no más simple de lo necesario. 

Problemas recalcitrantes   

Cuando nos enfrentamos a un problema que por más que nos esforzamos en resolver no desaparece (lo que podríamos llamar, un problema recalcitrante), suele ser señal de que “el problema” forma parte de un sistema.  

Y para que nos entendamos, en esta conversación, cuando digo sistema, me refiero a “Un conjunto de relaciones organizado para producir un resultado concreto”.   

(Por esto digo habitualmente que tu pequeño negocio o estudio es un sistema perfectamente afinado para conseguir… exactamente lo que estás consiguiendo).   

Y, si el problema forma parte de un sistema, cuando hacemos un cambio en alguna parte del sistema éste se reajusta para seguir produciendo el mismo resultado.   

Es su naturaleza. No lo puede evitar.   

Si aterrizamos todo esto, en lo que vivimos y lo que le pasa a mucha gente, comprobamos que muchas pequeñas empresas tienen verdaderos problemas con los altibajos de facturación.   

Como he comentado al principio, pasan de mucho a nada, a todo y otra vez a nada…   

Por un lado, desde el punto de vista de la carga de trabajo, pasan de muchísimo trabajo, desbordados a de repente nada o casi nada de trabajo - y una cierta angustia por no saber de dónde vendrá el siguiente cliente.   

Y, claro, a la vez pasan de tener mucha (o suficiente) facturación y dinero, a no tener casi dinero.   

Y así, una y otra vez.  

Y cómo cuando están desbordados, no se fían de que la cosa vaya a continuar, tampoco contratan un equipo más grande, intentan hacerlo todo ellos y acaban agotados… 

• Todo/nada de trabajo. 
• Todo/nada de facturación   
• Todo/nada de dinero.   

Una continua montaña rusa.   

¿Te suena?   

Si no te pasa a ti: felicidades.   

Si trabajas por proyectos (arquitecto, constructor, diseñador, informático, traductor…) eres de los pocos que han conseguido interrumpir este patrón.   

Pero si te pasa, quiero explicarte cómo puedes dejar de tener estas oscilaciones (Sí. Tiene solución. Solo que quizá no es lo que pienses… o peor aún, quizá SÍ sea lo que piensas.) 

La teoría de sistemas aplicada a tu negocio. 

Pero antes… un pequeño (muy pequeño) viaje por el pensamiento sistémico.   

Porque, como he dicho más arriba, cuando un problema parece “irresoluble” suele ser porque estamos tratando con un sistema. 

Y si es así, o cambiamos la estructura del sistema o nada de lo que hagamos nos va a dar el resultado que buscamos. 

Para empezar, vamos a ver un ejemplo de sistema simple. 

Esta ilustración es una representación esquemática de un sistema cuyo propósito es mantener la temperatura en una habitación a 22ºC.

Consta de 3 elementos:

1. Niveles - el rectángulo
2. Flujos (de entrada y salida) - las líneas que entran y salen
3. Disparador - marcado como termostato.

Además, en el gráfico he incluido algunos símbolos más, para explicar ciertos aspectos, y unas “nubes” que se refieren a todo lo que está “fuera” del sistema (que no lo tenemos en cuenta para este ejemplo).

Hay mucho más en el pensamiento sistémico, pero para lo que vamos a ver esto nos vale.

¿Qué representa este diagrama?

Imagina una habitación que quieres mantener a una temperatura.

Los factores que la enfrían son la temperatura exterior, el buen o malo aislamiento, etc.

La entrada de calor se produce a través de una caldera, que calienta el agua en unos radiadores.

El nivel es la temperatura que quieres mantener: 22ºC

El disparador es cuando el termostato cae por debajo de 22ºC, envía una señal a la caldera, que se pone en marcha, calienta el agua, y los radiadores y comienza a subir la temperatura.

Esto nos daría un gráfico de la temperatura en la sala más o menos así: 

Ahora, imagínate que en lugar del nivel ser la temperatura de la habitación, es tu facturación, o la facturación de tu estudio o negocio…

La entrada son nuevos clientes/trabajos. La salida es lo que gastas.

El disparador es cuando ves que estás acabando los trabajos, y/o cuando no tienes dinero en la cuenta.

Si todo va como tú quisieras tu facturación se parecería mucho al gráfico anterior:

Hasta aquí, todo bien.

Pero, lo cierto es que la facturación de muchos autónomos y pequeños negocios se parece más a esto:

Incluso puede que las oscilaciones, como en este diagrama, lleguen hasta 0€ en su parte inferior…

No es muy apetecible, ¿verdad?

Vale, esto es lo que me pasa. ¿Qué tiene que ver con la habitación?

Ahora introducimos un concepto adicional: Un bucle con retardo.

Imagínate la misma habitación de antes, solo que, cuando salta el termostato, la caldera, que es muy vieja, está sucia y tarda mucho en arrancar. Y como está sucia tampoco quema bien, así que tarda mucho en alcanzar su temperatura.

Además, las tuberías están llenas de aire y tardan mucho en conseguir que se calienten los radiadores. No solo eso, sino que uno de los cristales está rajado y pierde mucha temperatura.

¿El resultado? Para cuando quiere comenzar a calentarse la habitación, especialmente en días muy fríos, la temperatura ha caído casi a 17º.

Así que el resultado en temperatura es más parecido a este:

¿Te suena a algo?

¿A tu facturación, por ejemplo?

¿Cómo se puede resolver esto del bucle con retardo?

En algunos casos, se puede hacer algo de mantenimiento para que el bucle sea más corto, y para que la pérdida sea menor.

Pero inevitablemente la solución pasa por que el disparador salte antes.

Es decir, cambiar el sistema.

En el caso de la habitación equivaldría a poner el termostato a, por ejemplo, 25º, para que comience la vieja caldera a ponerse en marcha.

Esto no haría que la habitación estuviese a 22º siempre, pero sí evitaría muchas de las oscilaciones “en el sentido negativo”.

Es decir, la habitación pasaría mucho menos tiempo por debajo de 22º.

En el caso de tu negocio, o el de cualquiera con estas oscilaciones la solución es análoga. Pero antes de explicarlo tengo que introducir un término nuevo (es el último, lo prometo):

Ciclo de ventas.

El ciclo de ventas es el tiempo medio que se tarda (que tardas tú, concretamente, en tu negocio) desde que empiezas a hacer alguna acción de captación de clientes (prospección, búsqueda de recomendaciones, marketing,… lo que sea en tu caso) hasta que firmas el siguiente proyecto, contrato, cliente, etc.

De manera más resumida: Ciclo de ventas es el tiempo que se tarda de media en conseguir un cliente desde que te pones a ello.

Esto es el equivalente - en el pensamiento sistémico - al retardo que tiene el bucle del disparador.

Entonces la clave está en tener en cuenta este retardo (el ciclo de ventas de tu negocio) y COMENZAR LA BÚSQUEDA ACTIVA DE CLIENTES ANTES.

¿Cuánto antes?

Concretamente, al menos el tiempo de tu ciclo de ventas.

¿Qué quiere decir esto en tu día a día si tienes, por ejemplo, un estudio de arquitectura, o eres diseñador, o consultora, o cualquier otro negocio de servicio?

Por ejemplo, en el mundo de los arquitectos, constructores, etc., el ciclo de ventas puede ser de 6 meses como mínimo. Más habitualmente de casi un año.

Por lo tanto, esto quiere decir que necesitas empezar a buscar proactivamente clientes aproximadamente un año antes de que "notes" que te hacen falta.

…

¿Qué te parece?

Pasar de que tu disparador para empezar las acciones comerciales focalizadas y “en serio” sea la premura y la sensación de que no te queda trabajo o dinero, a que el disparador sea que tienes un año de trabajo y dinero por delante.

No es intuitivo, pero creo que verás que tiene mucho sentido.

Si lo haces, claro.

¿Por qué no lo hacemos?

Es una muy buena pregunta.

Porque, una vez vista la solución para superar esta especie de montaña rusa:

• de desbordado de trabajo a no tener casi;
• de tener bastante dinero a no tener casi para pagar lo absolutamente imprescindible;
• de pasar de estar agotado a angustiado.

 A pesar de esto, igual no lo haces.

Pero esto es para otro artículo.

Por ahora lo que quería transmitirte es que la clave para salir de los altibajos de carga de trabajo y facturación pasa porque comiences el trabajo de captación de nuevos clientes antes - mucho antes - de que la necesidad sea “aparente”.

 En concreto, cuando aún tienes mucho trabajo y dinero.

 Juan Antonio Martínez

Coaching empresarial para pymes y micro-pymes

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