VISUALIZACIÓN Y ANÁLISIS DE KPI´s EN LA CADENA DE SUMINISTRO.

En una Cadena de Suministro estamos expuestos a una gran cantidad de datos, sean estos valores, métricas o los KPI´s que pueden ofrecernos una gran cantidad de información acerca de las operaciones. Habíamos mencionado que la recopilación de datos es importante, sin embargo, saber qué hacer con esta información es lo que realmente puede agregar valor a un negocio.

Para entender el uso de la visualización de datos la vamos a separar en 2 etapas: la visualización de datos mediante un Dashboard y la Presentación del análisis y sus insights a los stakeholders.

 1.     Visualización de Datos.

Las personas aprendemos y consumimos datos de diferentes maneras y una de las maneras más efectivas de hacerlo es a través de la visualización de datos. Entendamos a la visualización como la representación gráfica de los datos. Es colocar la información en un gráfico para que podamos comprenderla de manera más fácil.

Hasta hace no mucho tiempo, la habilidad para crear presentaciones inteligentes con los datos era una destreza deseable, sin embargo, en la actualidad la comunicación visual es una habilidad obligatoria para todo gerente ya que cada vez con mayor frecuencia es la única manera de darle sentido al trabajo que hacen.

La toma de decisiones tiene mucho que ver con los datos que manejamos y su gran volumen, velocidad y variedad hacen que para comprenderlos sea mejor presentarlos en un gráfico.

Sin esta representación gráfica de los datos, la detección de ineficiencias ocultas en los patrones y anomalías de esos datos sería una tarea imposible; gracias a internet y al aparecimiento de una gran cantidad de herramientas, el traducir la información en gráficos es fácil y relativamente barato para casi todos, independientemente de las habilidades de diseño y análisis de datos.

La visualización de datos es muy útil para la limpieza de datos, explorar la estructura de los datos, detectar datos atípicos o grupos inusuales, identificar tendencias o clústeres, evaluar los resultados del modelo o simplemente presentar resultados. Pero para ello debemos ser cuidadosos al tratar los datos, ya que éstos deben ser preparados con el fin de responder a las preguntas del negocio relacionadas con un problema e particular; aquí, un buen modelado de datos permitirá obtener esas respuestas y si se incluyen cálculos y medidas extras, nos permitirá obtener mejores respuestas.

Los gráficos revelan características de los datos que las estadísticas y modelos pueden omitir y permiten generar inquietudes que estimulan la investigación, así como sugieren algunas ideas.

Para una buena visualización de datos se requiere conocer el contexto, la fuente de los datos, cómo y por qué fueron recogidos, si se podrían recoger más datos, las razones para hacer un gráfico, y como la gente con experiencia puede sugerirnos que sean interpretados. A continuación, tenemos ciertas reglas que se debería seguir para elaborar un Dashboard efectivo. 

a.     Limpiar los Datos

Tomarse el tiempo de limpiar los datos antes de iniciar a construir nuestros gráficos. Asegurarse que solo una fila contenga las etiquetas de cada columna y que cada celda contenga un solo dato. Puede parecer un paso tedioso, pero hará que el resto del trabajo sea más fácil de llevar.

b.     Seleccionar las métricas relevantes

Seleccionar los datos relevantes para incluirlos en su Dashboard es crucial. Especialmente, estos datos deberían ayudar a obtener lo que estamos tratando de aprender y lo que estamos intentando transmitir. Eso no significa que todo métrica se deba incluir, sino que debemos ser selectivos con las más relevantes, para lo cual podemos guiarnos con estas preguntas:

• ¿Cómo contribuye cada métrica al objetivo de nuestro proyecto?
• ¿Se puede diseñar una métrica significativa que mida esas contribuciones?
• ¿Es realmente necesaria esa métrica o solo es una distracción de la información más importante?
• ¿Podemos explicar claramente cómo cada métrica de nuestro Dashboard se conecta con nuestro objetivo?

c.     Usar herramientas visuales y añadir interactividad

Los Dashboards están destinados para ser de fácil y rápida lectura, las tablas y hojas de cálculo son lo opuesto. Cuando se trata de datos, un gráfico vale más que mil palabras. Comprendemos más rápido cuando los datos se presentan visualmente como gráficos y cuadros en un Dashboard.

d.     Compartir el Dashboard.

Compartir la información con personal clave es de lo que se trata con un Dashboard. Esto se lo puede hacer en plataformas como Tableau Public y acceder a cada Dashboard desde la web. Como ya lo hemos mencionado, existe una gran cantidad de herramientas para la elaboración de un Dashboard, a continuación, se citan quizá las más populares:

A.    MS EXCEL

Esta muy conocida herramienta nos permite elaborar Dashboards de una manera muy ágil. El uso de tablas y gráficos dinámicos permite realizar gráficos de todo tipo, añadir segmentadores de datos, escalas de tiempo, interconexión de tablas y gráficos, campos y elementos calculados, etc. que nos dan versatilidad para generar un Dashboard efectivo. Si a esto se suma que es una herramienta muy conocida, es una muy buena opción para comenzar.

B.    POWER BI

De la misma familia de Excel, es una de las mejores herramientas de Inteligencia Empresarial para el análisis de datos, muy utilizada para la generación de dashboards. Permite obtener datos de diferentes fuentes como Excel, archivos de texto o formato csv, bases de datos, Access, etc. Existe una versión gratuita de POWER BI Desktop que se la puede descargar y empezar a usarla.

La preparación y limpieza de datos se la puede hacer desde la interfaz de Power Query así como el análisis y modelamiento de datos se la puede hacer con Power Pivot.

Las expresiones usadas para el análisis de datos o lenguaje DAX que nos permite extraer información precisa, oportuna, accionable y de valor en grandes volúmenes de datos, permiten además realizar cálculos y generación de medidas, columnas y tablas calculadas según nuestra necesidad, para luego ser visualizadas en el lienzo o canvas de POWER BI donde se pueden ubicar los gráficos, mapas, tarjetas, tablas, filtros, segmentadores y demás opciones que nos brinda. Cuenta con herramientas de narración inteligente que guiará en la obtención de conclusiones de nuestros gráficos, así como la automatización en el manejo de datos con Power Automate y Power Apps.

 C.    TABLEAU

Tableau es una herramienta de inteligencia de negocios para el análisis visual de datos. Con ella se pueden crear y distribuir un Dashboard interactivo y compartirlo en su plataforma. Se puede conectar a archivos, bases de datos relacionales para obtener y procesar los datos. Permite una colaboración en tiempo real que lo distingue de las demás herramientas.

Esta herramienta es usada por muchas entidades de gobierno, negocios, investigadores académicos para el análisis visual de datos. Se puede acceder a una versión web en su plataforma de Tableau Public o descargar la versión Tableau Desktop.

 D.    R STUDIO CLOUD

Esta es una plataforma que se utiliza para el análisis de datos y además es capaz de generar gráficos mediante instrucciones del lenguaje de programación R; también se la puede acceder a través de la web.

Existen otras herramientas para la visualización de datos, sin embargo, sea cual sea la herramienta utilizada para la creación de nuestro Dashboard, es conveniente tener ciertos criterios de diseño para crear gráficos efectivos.

Una regla rápida para crear un Dashboard es que nuestra audiencia debería saber exactamente lo que están viendo a los primeros 5 segundos de verlo. Básicamente, esto significa que las imágenes deberían ser claras y fáciles de seguir. En los siguientes 5 segundos, nuestra audiencia debería entender la conclusión que nuestra imagen genera aún si no estuvieran tan familiarizados con el análisis realizado. Nuestra audiencia podría no estar de acuerdo con nuestra conclusión y sin embargo siempre es posible usar su retroalimentación para ajustar nuestra presentación y regresar a nuestros datos para analizarlos de nuevo.

2.     Generación y presentación de insights a partir de un Dashboard

El Dashboard generado nos debe permitir un análisis y obtención de conclusiones y recomendaciones dentro del proceso de mejora. Surgirán varias preguntas del negocio relacionadas con el problema actual que requieren una respuesta.

Aquí, nuestra capacidad analítica sumado a nuestro conocimiento del negocio nos permitirá ir del problema a la solución mediante una historia argumentada con datos. Descubriremos esos hechos relevantes derivados del análisis de datos conocidos como insights y pueden ayudar a mejorar nuestro negocio.

Entonces, ¿cómo definimos un insight? Para decirlo de forma simple, es analizar por qué ha pasado algo. Los insights son fundamentales para determinar las acciones y ayudarnos a enfocarnos en lo que es importante para alcanzar los objetivos. Un insight accionable lleva el análisis un paso más allá, y determina qué hacer después, para que podamos mejorar y perfeccionar lo que estamos haciendo.

La interpretación de gráficos requiere de cierta experiencia para identificar características potencialmente interesantes y sentido común estadístico para no caer en la sobre interpretación. Así como los gráficos son útiles para revisar los resultados de los modelos, los modelos son importantes para revisar las ideas derivadas de los gráficos.

Pensar en los objetivos y conclusiones que hemos llegado al organizar los datos, luego fijarnos en los patrones que hemos notado en los datos. Identificar los elementos clave de nuestros hallazgos puede ayudarnos a organizar nuestra presentación.

Para crear una presentación convincente que sea organizada lógicamente, interesante y que permita comunicar claramente nuestro mensaje. Comienza con la forma que queremos organizar nuestros insights y como contar esa historia detrás de los datos y transmitir a los stakeholders. Para ellos se requiere

• Los personajes: son las personas relacionadas con nuestra historia
• Un punto de referencia, la información que describe la situación actual
• El conflicto o complicación identificada,
• La revelación de una solución al problema analizado y
• El momento cumbre, la presentación de nuestras recomendaciones.

Una vez identificados estos 5 aspectos básicos en la historia de nuestros datos, es momento de pensar cómo debería ser nuestra presentación.

Es conveniente recordar que una presentación hablará de nosotros y de nuestro trabajo, por tanto, si es desorganizada, llena de imágenes que no apoyan la narrativa, la audiencia podría fácilmente perder la confianza en nuestros resultados y recomendaciones, pero, por el contrario, si nuestra presentación es profesional y atractiva podremos capturar la atención de la audiencia y mantenerlos enfocados en nuestros puntos principales.  

Es bueno incluir un Título y Subtítulo que describa a cerca de lo que presentaremos, incluir la Fecha de presentación y/o actualización, especialmente si los datos cambian con frecuencia.

Unas buenas diapositivas guiarán a la audiencia a través de los aspectos principales que queremos comunicar, pero no debe contener demasiada información escrita, éste papel lo cumple el Objetivo de la presentación.

Una parte de nuestro trabajo es seleccionar la información a incluir en la presentación. Esto puede incluirse dentro del Contenido de la presentación, éste puede ser una descripción de lo que se presentará o un mensaje importante que queremos que nuestra audiencia lo tenga presente. Una buena regla es mantener 5 o menos líneas de texto y 25 o menos palabras por diapositiva ya que queremos mantener a la audiencia enfocada en nuestra narrativa mas no tenerla ocupada leyendo las diapositivas.

Las imágenes ayudan a la audiencia a comprender el contenido de cada diapositiva, las mejores imágenes no dejan lugar para la interpretación ya que son entendidas inmediatamente. Cuando incluyamos imágenes en una diapositiva tratemos de no colocar demasiados detalles de una vez. En cada diapositiva debemos seleccionar solamente aquellos detalles que refuercen nuestro mensaje principal y que queremos que la audiencia lo recuerde.

Esta presentación la podemos realizar copiando y pegando las imágenes de nuestros Dashboard en las diapositivas, editándolas en la presentación o si se prefiere vinculándolas a la fuente del Dashboard

Incluir las Conclusiones, es decir los descubrimientos más importantes de nuestro análisis y presentemos nuestras Recomendaciones para resolver el problema en cuestión.

Conclusiones

El campo de la visualización de datos en un Dashboard es muy rico y puede aplicarse a cualquier disciplina y en el caso de nuestra cadena de suministro, la podemos aplicar tanto al nivel operativo como al nivel gerencial para el monitoreo de las operaciones y la generación de respuestas rápidas a las desviaciones en nuestras métricas y KPI´s.

Pero el propósito principal es contribuir a la generación de insights o ideas de mejora para nuestra empresa, es por ello que la presentación de un Dashboard nos debe contar una historia detrás de los datos, su contexto y las conclusiones derivadas de su análisis, mismas que nos guiarán en el proceso de toma de decisiones.