Comment réussir son projet de conduite du changement en 3 étapes ?

Manager une entreprise dans un environnement VUCA (Volatile, Incertain, Complexe et Ambigu) nécessite une démarche de veille et une régularité de l’écoute client pour détecter au plus tôt les enjeux qui se présentent. Mais s’adapter au changement exige surtout de l’🅰🅶🅸🅻🅸🆃🅴 !

D’ailleurs, nous employons le terme de « changement », mais il conviendrait plutôt de parler aujourd’hui de « transformation », qui présume des besoins actuels des entreprises de réinventer ou redéfinir leurs organisations ou leurs processus afin de développer leurs compétences et créer de la valeur.

Toute transformation dans une entreprise (et pas seulement la transformation digitale 😉) est un événement important qui impacte les équipes et leurs habitudes. L’enjeu de la conduite du changement dans tout projet de transformation est donc de maîtriser le facteur humain : expliquer les choix, impliquer les collaborateurs, lever les résistances, accompagner, former, motiver. Et pour ce faire, voici nos conseils pour mener à bien votre projet de conduite du changement…

Etape N°1 : Bien définir et cerner votre projet

Pour cela, posez-vous ces 6 questions fondamentales :

1️⃣ La finalité : Pourquoi voulez-vous mener ce projet ? (ou Pourquoi changer ?)

La finalité justifie votre besoin de transformation et donne du sens à votre projet pour motiver et impliquer les collaborateurs. Est-ce pour réaliser des économies financières, pour développer les compétences interne, pour obtenir de nouveaux clients, etc. ?

2️⃣ L’objectif : Que voulez-vous obtenir exactement ?

Vous devez pour cela faire un état des lieux, préciser les résultats à atteindre et définir les critères de mesure de la réussite de votre projet. Exemple : A telle échéance, vous devez arriver à X nouveaux clients ou à X % de taux de marge supplémentaires

3️⃣ Les acteurs : Quelles sont toutes les personnes et services de l’entreprise concernés ?

N’oubliez pas d’identifier le commanditaire, qui détermine la finalité et « passe commande » pour le projet, et le pilote du projet, en charge de la réalisation, du pilotage et l’atteinte de l’objectif

4️⃣ Les indicateurs de succès : Qu’est-ce qui vous fera dire que le projet est un succès ?

5️⃣ Le délai : Quelle est l’échéance ? Pour quand le projet doit-il être mis en place ?

6️⃣ Les moyens : Quels sont les moyens (humains, matériels, financiers, etc.) dont vous disposez pour mener à bien votre projet ?

Le meilleur moyen de garder le cap ou d’adapter la trajectoire si nécessaire est de vous référer régulièrement à ces 6 points clés, qu’il convient de recenser au démarrage dans une lettre de cadrage validée à la fois par le commanditaire et le pilote.

Etape N°2 : Définir la méthode de conduite du changement selon le contexte

Il n’y a pas une seule méthode de conduite du changement.

La méthode à adopter varie selon les enjeux et le contexte, ou plus précisément, l’adéquation entre le délai dont vous disposez pour la mise en œuvre de votre projet et son critère obligatoire ou facultatif.

• Méthode directive : Votre marge de manœuvre est faible car vous devez impérativement aller vite. Cette méthode laisse peu de place à la concertation et nécessite de mettre l’accent sur l’information, la formation et l’accompagnement.
• Méthode explicative : La marge de manœuvre est modérée mais le délai imparti vous permet de préparer le terrain pour faciliter l’adhésion.
• Méthode consultative : La marge de manœuvre est modérée et il vous faut tester les réactions pour pouvoir ensuite agir vite.
• Méthode participative : La marge de manœuvre est importante ; vous pouvez consulter et associer les acteurs à la transformation.

Etape N°3 : Organisez votre projet par phases

🎯 Phase 1 : la sensibilisation ou comment inciter au changement et chercher l'adhésion en expliquant à vos collaborateurs pourquoi l'on ne peut plus faire comme avant.

🎯 Phase 2 : la transformation ou comment conduire le changement, mettre vos collaborateurs en mouvement, identifier les résistances et appliquer la nouvelle manière de faire.

🎯 Phase 3 : la consolidation ou comment solidifier le changement, formaliser et perfectionner les nouveaux processus, rester à l'écoute.

➤ Trucs et astuces :

⚠️ Tout projet a besoin d’ambassadeurs ; la réussite de votre projet tient à l’implication et à la mobilisation de l’ensemble des acteurs.

📢 Communiquez sur le projet, réalisez des supports (guides, didacticiels, infographies, etc.), répondez aux questions posées (voire mieux, mettez à disposition un espace de questions/réponses ou FAQ), réalisez des formations pour développer les connaissances et, surtout, testez le changement en prenant soin d’écouter les réactions

💡 Organisez des comités de pilotage à fréquence régulière avec l’équipe projet au cours desquels vous pourrez faire des points réguliers quant à l’avancement opérationnel du projet et détecter les blocages

🤸 Soyez agile, sachez vous adapter

💯 Afin de consolider le changement, évaluez les résultats et surtout communiquez-les pour valoriser les efforts réalisés

Pssit... Si vous souhaitez discuter agilité ou conduite du changement, partager vos retours d’expérience ou tout simplement faire part votre avis sur cet article, usez et abusez des commentaires ou contactez-moi directement 😉