Dossier d'affaires et agilité: compatible ou pas

Avec la collaboration de Michel Bergeron

Ayant à coeur la cause de l’humain lors des transformations dans les organisations, j’ai toujours eu beaucoup d’intérêt envers les approches qui préconisent la participation des personnes concernées par le changement. J’ai une forte croyance envers ce qui favorise la mobilisation des forces vives et les stimulent à contribuer, toutes déclinaisons confondues.

Petit détour. Un casse-tête et une boîte de blocs. Le casse-tête est un jeu avec figure imposée. Toutes les pièces doivent être utilisées et la finalité est connue à l’avance. La boîte de blocs est un jeu où la finalité n’est pas convenue. Les blocs peuvent se configurer de différentes façons en fonction d’un objectif et peuvent se réaménager en cours de jeu. Seulement quelques blocs peuvent être nécessaires pour obtenir un résultat. Il y a une grande place pour l’imagination, la créativité et à la flexibilité. Fin du détour.

J’ai beaucoup d’espoir avec les approches dites AGILE. Quand je lis les éléments du manifeste agile comme livrer rapidement des fonctionnalités à grande valeur ajoutée, ou livrer fréquemment (sprint) avec des cycles de quelques semaines où utilisateurs et développeurs doivent travailler ensemble, j’y vois des conditions propices pour créer un état de mobilisation. Tous au service de la cause et ce, dès le démarrage du projet! Je crois aussi que les approches dites agiles avec des sprints fréquents et des cycles courts collent parfaitement au contexte actuel où tout évolue rapidement, avec plus de complexité et où il faut s’adapter en continu. Il y a même l’acronyme VICA (Volatile, Incertain, Complexe, Ambigu) qui est utilisé pour décrire ce genre de contexte. Je pense ici à la boîte de blocs.

Je comprends aussi que pour autoriser l’investissement dans des projets de transformation, plusieurs organisations optent pour l’élaboration d’un dossier d’affaires qui comprend la justification des besoins d’affaires, l’élaboration d’une architecture de la solution et des précisions quant aux coûts de mise en place et coûts d’opération, ainsi que des précisions sur les bénéfices anticipés. Autrement dit, on doit s’avancer assez loin et se prononcer sur certaines certitudes. Ici, c’est l’image d’un casse-tête qui me vient à l’esprit.

C’est là qu'apparaît mon questionnement sur la pertinence d’une approche agile dans le cadre d’un dossier d’affaires détaillé. Ce qui fait la force des approches agiles, dont la créativité et la mobilisation, est contraint par les certitudes du dossier d’affaires. Celui-ci se pose telle une figure imposée. Le suivi du plan devient la règle: l’adaptation à l’évolution rapide de l’environnement d’affaires est ignorée. Au final, l’auto-organisation est évacuée parce que les certitudes sont déjà incluses au dossier. Ce qui devait mobiliser, finalement divise ou pire, éteint l’élan des parties prenantes. N’est-ce pas paradoxal?           

Le dossier d’affaires, malgré ses nobles intentions, suggère une gestion basée sur la directivité et le contrôle alors que le contexte d’affaires (nouvelles TI, exigences clients, changements sociaux, modèles d’affaires) évolue souvent à vitesse grand V. Le principe d’agilité voulant qu’il faille accueillir positivement les changements de besoins, même tard dans le projet, est mis à mal par la logique d’un dossier d’affaires. Il n’y a qu’un résultat possible avec un casse-tête.

Le défi est donc le suivant: quel devrait être le compromis qui permette de profiler juste assez de la cible visée et de ses principaux jalons, et offrir toute la latitude requise au déploiement du plein potentiel - organisationnel et humain - d’une approche AGILE?