Appalto in scadenza? 3 regole per gestire lo stress

Quante volte ti è capitato di essere convocato dal tuo capo nel suo ufficio e sentirti dire, con tono perentorio, questa frase? "Preparati perchè l'azienda ha deciso di partecipare a questa gara molto importante. Mi raccomando, non possiamo permetterci il minimo errore".

Quando capita a me di sentire raccomandazioni del genere, il livello di stress aumenta vertiginosamente perchè so che non esistono gare facili o difficili, ma solo gare da non sbagliare. Infatti, quando si sbaglia una dichiarazione le conseguenze possono essere letali per l'azienda, indipendentemente dal livello di complessità di una gara.

Nel corso degli anni ho imparato a convivere con questo stress ed ho capito che si può gestire unicamente lavorando con metodo. Lavorare con metodo mi consente di allentare la pressione e di aumentare la mia serenità. Sembra scontato questo passaggio ma - fidatevi - non lo è.

Mi è capitato di lavorare in ambienti nei quali l'ansia regnava incontrastata e la tensione giocava brutti scherzi: il risultato è sempre stato quello di presentare l'offerta con affanno e - letteralmente - all'ultimo secondo disponibile.

Cosa vuol dire, invece, lavorare con metodo? Perchè è così importante non lasciare nulla al caso e all'improvvisazione nel nostro mestiere?

"Metodo" significa "modo di operare per ottenere uno scopo" e, poichè il mio scopo è quello di vincere le gare senza perdere il sonno, ho dovuto crearne uno tutto mio. Mi sono dato 3 semplici regole che mi consentono di tenere sotto controllo tutte le fasi di una gara d'appalto.

Regola n. 1: Impostazione manageriale delle attività.

Regola n. 2: Definizione delle priorità.

Regola n. 3: Organizzazione del lavoro.

Continua a leggere per scoprire cosa intendo.

1) Impostazione manageriale delle attività.

Dare un'impostazione manageriale alle attività quotidiane di un ufficio gare moderno è una competenza che ritengo obbligatoria al giorno d'oggi. Occorre avere la mentalità del manager a 360° per affrontare le innumerevoli sfide che presenta una gara d'appalto.

Rapidità nel prendere decisioni, elasticità nel compilare la modulisitica e apertura mentale nell'interpretare un bando sono alcune tra le caratteristiche principali da coltivare.

Ho notato che non basta più essere dei bravi esecutori o dei bravi tecnici per vincere un bando, non è più sufficiente affidarsi unicamente alla propria esperienza o al proprio intuito: servono capacità di comunicazione e doti di leadership anche per porre una "semplice" richiesta di chiarimenti o per rapportarsi con alcuni uffici della Pubblica Amministrazione. Il coefficiente di difficoltà di una gara d'appalto è diventato sempre più elevato: ci sono procedure informatiche talmente complesse che, senza un minimo di fantasia o di creatività, risulterebbero impossibili da completare.

2) Definizione delle priorità.

Nel settore delle gare d'appalto, oggi più che mai, occorre essere sempre in grado di distinguere ciò che è URGENTE da ciò che è IMPORTANTE: comprendere questa differenza può essere il vero fattore vincente. Soprattutto per gestire efficacemente lo stress da scadenza.

Le principali differenze sono le seguenti:

• Urgente è tutto ciò che ha a che fare con una scadenza imminente. Se una gara scade tra due ore, quella è urgente e devo darle la priorità assoluta.
• Importante è tutto ciò che ha una rilevanza per la vita dell’azienda o per il tuo luogo di lavoro. Una gara da 20 milioni di euro che scade tra 5 mesi non è urgente, ma è importante.

Sembra una banalità, ma conosco molti manager che lavorano in continua apnea solo perchè non sanno organizzare il loro preziosissimo tempo. Passano da una gara all'altra senza un criterio oggettivo, dando le priorità in base al momento.

Al contrario, avere la giusta consapevolezza di ciò che è davvero prioritario mi consente, sin da subito, di non perdere mai di vista l'obiettivo: far vincere più appalti possibile all'azienda per la quale lavoro.

Se non rispondo entro i termini assegnati ad una richiesta di soccorso istruttorio per dare priorità ad una importante riunione per definire le strategie aziendali, rischio di ritrovarmi con un ottimo piano strategico aziendale, ma escluso da un appalto. Che tipo di messaggio si dà all'esterno? Che affidabilità comunico?

Dare le giuste priorità mi consente di lavorare con serenità e senza affanni perchè saprò sempre quale sarà la cosa giusta da fare nel momento giusto.

3) Organizzazione del lavoro.

L'organizzazione del lavoro è il terzo punto da tenere in considerazione perchè è vero che si può vincere una gara per pura casualità (penso a qualche ribasso percentuale un po’ fortuito e fortunoso), ma solo con un valido sistema che non lascia nulla al caso si ottengono la costanza e la serenità; e le probabilità di vincita aumentano.

Un buon esempio di lavoro organizzato negli appalti è la creazione di un metodo per protocollare internamente le gare alle quali si partecipa.

Quello del "protocollo", ad esempio, è un utile strumento, soprattutto quando si partecipa a centinaia di gare al mese. Un protocollo ha più funzionalità:

• consente di monitorare costantemente le scadenze;
• consente di registrare in maniera ordinata le gare alle quali partecipiamo;
• consente di fare statistiche;
• crea un archivio storico.

Se ho attivato un sistema che organizza le mie scadenze e che detta i tempi delle mie attività, riesco a gestire gli imprevisti e lo stress da gara è molto più tenuto sotto controllo.

Queste 3 regole non costituiscono un dogma, perchè ogni ufficio ha le sue pratiche operative, ma sono 3 consigli che mi sento di dare a chi vive con estrema ansia il rapporto con le scadenze.

Non lasciamoci mettere in scacco dal tempo che scorre e dall'inesorabile countdown delle tempistiche di gara. Il tempo è una risorsa troppo importante per noi! Possiamo convivere con le nostre preoccupazioni senza farci dominare da esse.

Le scadenze sono un nostro alleato, non un nemico da combattere. La scadenza dà il ritmo al nostro lavoro. La scadenza è il battito del cuore della nostra #vitadagara!

Fammi sapere cosa ne pensi e scrivimi a info@vitadagara.it!