Gestione mail aziendali: normativa vigente e soluzioni a valore aggiunto

Pensate che in Italia vengono spedite più di 940 milioni di email all'anno. Ogni utente riceve sul proprio profilo personale circa 30 mail al giorno. I numeri si elevano enormemente se parliamo di un'azienda anche di piccole proporzioni.

In un contesto in cui le modalità di scambio documenti e informazioni si sono moltiplicate e soprattutto continueranno a farlo occorre partire da alcuni presupposti fondamentali:

·        Le modalità di corrispondenza veicolano la quasi totalità delle attività aziendali

·        Esistono presupposti normativi che disciplinano la corretta tenuta della corripondenza quali: art.2214 del Codice Civile, art. 22 del DPR 600/1973 e le più recenti disposizioni contenute nel CAD che si devono armonizzare con le direttive in termini di privacy della prossima GDPR 2016/679

·        Nello specifico caso delle email, trattandosi di documenti informatici, la semplice stampa non ne garantisce l’attendibilità e/o l’opponibilità a terzi in caso di contestazioni di carattere legale. In aggiunta spesso lo smistamento è inefficiente, ridondante e non strutturato per garantire disponibilità e ricostruibilità dei documenti e dei fatti a distanza di tempo. La posta in uscita è disarticolata e non si avvale per quanto possibile di modelli predefiniti

·        La nuova normativa sulla privacy impone una attenta gestione dei dati personali eventualmente contenuti nella corrispondenza: cartacea e non

E’ sicuramente incontestabile il fatto che, almeno tra aziende, i documenti elettronici stanno ormai sostituendo quasi completamente quelli cartacei, e lo è altrettanto il fatto che la posta elettronica è il vettore principale utilizzato per lo scambio, ma occorre rimarcare che, come per il cartaceo si dovrebbe protocollare e conservare la busta con la data dell’ufficio postale e/o la ricevuta di consegna, con un documento elettronico occorre procedere con differenti modalità.

La normativa in vigore dispone sostanzialmente che i messaggi di posta elettronica a contenuto e rilevanza giuridica e commerciale, tali da impegnare giuridicamente o commercialmente l’azienda, devono essere conservati per dieci anni ed il valore probatorio di questi documenti elettronici non è dato dalla stampa ma da un processo di conservazione a norma DCM2013 che ne garantisca la qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità necessarie per soddisfare il requisito della forma scritta e, di conseguenza, attribuire valore probatorio alla posta. Attualmente anche una mail PEC, se non opportunamente conservata, perde parte della sua valenza legale, tenuto conto che i gestori accreditati trattengono la corrispondenza sui propri server per un periodo massimo di 30 mesi.

Esistono soluzioni che permettono di ottemperare a normative legali e allo stesso tempo possano essere uno strumento per ottimizzare la gestione della corrispondenza in modo da essere meno onerosa sia economicamente che in termini di tempo?

Ovviamente si: e passano tutte prima che da soluzioni software, da una accurata revisione dei processi interni di cui il software deve essere il gestore in termini di sicurezza, tracciabilità, smistamento in ingresso e in uscita e avvio automatico di processi di approvazione ed avanzamento dei documenti.

Buona norma è quella di utilizzare una suite di applicazioni unica e completa che garantisca affidabilità, modellazione dei processi e conformità alla normativa relativa alla conservazione ed alla privacy che dal 25 Maggio 2018 sarà più stringente e molto più severa dal punto di vista sanzionatorio.

Una ottima suite software dovrebbe permettere tutto questo:

·        Acquisizione/Spedizione e protocollazione (anche automatica) mail in ingresso/uscita da più account, salvaguardando comunque la possibilità di acquisizione corrispondenza cartacea.

·        Smistamento automatico grazie alla possibilità di utilizzare un set di regole completamente personalizzabili

·        Creare, ove necessario, dei processi di avanzamento e/o approvativi che possano permettere di definire operatori, controllare tempi, condividere informazioni in modo ordinato.

·        Rispettare le norme di sicurezza per l’accesso ai documenti e per l’archiviazione corretta degli stessi

·        Conservare a norma DPCM 2013 la corrispondenza in ingresso e in uscita in modo da renderla perfettamente utilizzabile ai fini legali in caso di controversie.

Uno staff di consulenza sia tecnica che legale e organizzativa, vi deve supportare fin dall’inizio per:

·        Attività di analisi sull’esistente

·        Affiancamento nello sviluppo della soluzione più aderente alle Vs. necessità configurando opportunamente i moduli

·        Conservazione a norma (anche in outsourcing) dei documenti

·        Adeguamento documentazione relativa alla privacy come richiesto dal GDPR 2016/679

·        Formazione in ambito tecnico e legale per accrescere le competenze e la consapevolezza delle Vs risorse umane.

Fate una valutazione e se volete ne discutiamo