Non chiamatemi! Per prenotazioni a ristoranti e fioristi, non avete bisogno di me.

Oggi rispondo a coloro che mi contattano e mi dicono: “Simonetta, ho visto i tuoi eventi! Complimenti!                            Sai, devo organizzare la festa per il mio 50esimo, 40 persone, cena, intrattenimento e naturalmente cake design a tema! Non ho idee, non ho tempo… budget: 4000chf/euro” 

Da molti anni ormai, organizzo eventi che sono sempre molto diversi tra loro: iniziative culturali e commerciali, feste aziendali o private, meeting, matrimoni, anniversari...

Nonostante siano in molti a comprendere il valore oltre che la complessità del lavoro che svolgiamo, mi capita ancora di trovarmi di fronte clienti convinti che l’organizzazione di eventi sia “fissare una data in calendario e prenotare una location con una telefonata”.

Un event manager gestisce l’evento a 360°: dal colloquio preliminare con il cliente, alla stesura del progetto dell’evento, alla sua realizzazione con annessi e connessi : selezione della location, gestione del personale e dei fornitori, agli allestimenti, la gestione degli invitati, le normative di sicurezza Covid, ecc…, e infine la gestione del post evento. 

Ma permettimi di approfondire.

Organizzare non è sinonimo di prenotare.

Colgo dunque l’occasione per raccontarti un po’ del mio mondo “prima di uscire in scena” dandoti anche gli strumenti giusti di valutazione del professionista al quale sceglierai di affidarti prossimamente.

CREARE la giusta idea

Innanzitutto, l’organizzatore di eventi deve: creare la giusta IDEA che rappresenti la volontà del cliente, identificare i giusti player, stilare un  progetto dettagliato e redigere un budget altrettanto meticoloso. 

Per fare ciò è necessario innanzitutto comprendere con chiarezza i desideri e gli obiettivi del cliente, dedicare TEMPO a: l’immaginazione per proporre la soluzione più calzante, identificare i possibili scenari che potrebbero concretizzarsi (il famoso piano A e piano B che il più delle volte non coincidono) e su queste possibilità, stilare il progetto in tutte le sue declinazioni e molteplici sfaccettature di previsione e personalizzazione.

Solo a quel punto si passa ad identificare la corretta location, ossia a ricercare tra molte, il luogo, lo spazio con i permessi adeguati, che non avviene mai telefonicamente ma sempre di persona mediante onsite inspection, (perché non ti fiderai mica delle sole informazioni o foto online che apparentemente rendono tutto perfetto,corretto?!).

Coordinare tutte le attività da prima dell’evento a dopo la sua conclusione

L’event manager cura i rapporti con i fornitori, coordina e gestisce  PER CONTO DEL CLIENTE, tutte le attività pre, durante e post evento, assicurando risparmio di tempo, garantendo soddisfazione massima del cliente e dei suoi ospiti e assumendosi le responsabilità creativa, tecnica e logistica.

A ciò SR more than events garantisce sempre la ricerca estrema del più piccolo dettaglio e la certezza dell’elemento inaspettato.

Vogliamo parlare in termini concreti di tempo e competenze?

Quanto tempo impieghi a prenotare un ristorante? Male che vada un’ora, se sei uno meticoloso con la scelta dei vini, del menù e della torta, e ti piacciono i fiorellini che ha scelto il ristorante come centro tavola… Te lo dico io per prima: puoi fare da solo senza bisogno di ingaggiare un’agenzia di eventi, risparmiando tempo e denaro.

Quanto tempo si impiega nell’event design, invece? Tra brainstorming con il cliente, ricerca, creazione progettuale, site inspection, ricerca e negoziazione con i fornitori, aspetti di personalizzazione, segreteria organizzativa, controllo costante del processo organizzativo, gestione dell’imprevisto, mood board, studio audio e luci, direzione artistica, regia dell’evento…

Capisci bene che si tratta di un lavoro di settimane, se non di mesi nel caso di eventi più grandi o matrimoni.Quindi se la tua idea è fare una cena al ristorante tra amici e parenti, non hai bisogno di me. Se vuoi invece organizzare un evento,

sono volentieri a tua disposizione!