#14 Playbook: O GPS do sucesso comercial

Acredite ou não, MUITAS empresas B2B ainda operam sem um playbook claro para suas equipes de vendas. Isso gera uma série de problemas que afetam diretamente o desempenho, desde a falta de uniformidade no tratamento dos leads até a ineficiência nas interações de follow-up.

De acordo com um estudo da Sales Management Association, 90% das empresas que implementam um processo de vendas formal são classificadas como as de melhor desempenho. Apesar disso, menos de 40% das empresas possuem um processo de vendas bem documentado e implementado de forma consistente, o que deixa uma lacuna significativa na execução e no desempenho. 

Além disso, conforme a Pearagon, empresas que têm um processo de vendas bem definido são 33% mais propensas a se destacar em comparação àquelas que não possuem um sistema claro de vendas. Sem um playbook claro, cada SDR e closer tende a agir de forma diferente, criando desorganização e resultando na perda de oportunidades. 

Antes de qualquer coisa… o que é um Playbook?

O que um SDR precisa fazer quando recebe uma lead de tráfego pago? E quando o lead é indicação? E quando é orgânico? O SDR manda um e-mail? Manda um WhatsApp? Liga? Faz tudo ao mesmo tempo? Documenta no CRM? Se sim, como?

E um BDR, prospectando leads no outbound? E um Closer, depois de uma demonstração de vendas, como faz follow up? Por que canal? Com que frequência?

O que um SDR precisa fazer quando recebe uma lead de tráfego pago? E quando o lead é indicação? E quando é orgânico? O SDR manda um e-mail? Manda um WhatsApp? Liga? Faz tudo ao mesmo tempo? Documenta no CRM? Se sim, como?

E um BDR, prospectando leads no outbound? E um Closer, depois de uma demonstração de vendas, como faz follow up? Por que canal? Com que frequência?

Entendeu o que é um Playbook? É o que/quando/onde cada profissional de vendas precisa fazer em cada momento do fluxo comercial, sacou?

A importância do Playbook no B2B 💡

Um playbook não é apenas um manual de instruções; é um guia estratégico que melhora a eficiência e padroniza as ações da equipe comercial. 

Com um playbook documentado, como fazemos na Noblah, cada profissional de vendas sabe exatamente o que fazer em cada fase do funil, reduzindo incertezas e aumentando a taxa de conversão.

De acordo com a Salesforce e a 135 Essential Statistics, empresas que utilizam um processo estruturado de vendas reportam um aumento de até 34% na produtividade da equipe e são 33% mais eficazes em alcançar suas metas de vendas. 

Isso mostra a importância de padronizar processos para otimizar o desempenho da equipe e garantir resultados consistentes.

Além disso, a LeadSquared ressalta que a automação de vendas e a padronização das etapas de contato com leads podem aumentar as conversões em até 50%, com uma redução de 33% nos custos associados ao ciclo de vendas.

Essa combinação de automação e um processo bem documentado ajuda as empresas a manterem a eficiência sem perder o foco na personalização e na qualidade do atendimento.

Implementar um playbook não só proporciona mais clareza e uniformidade nas ações, mas também contribui para uma melhor performance em vendas, especialmente quando aliado à automação e ao uso de tecnologias de CRM. 

Isso permite que as equipes de vendas se concentrem em atividades estratégicas, melhorando o acompanhamento e maximizando as chances de conversão.

Inbound: a velocidade é a chave 🔑

Quando falamos de leads inbound, a velocidade de resposta é crítica. De acordo com um estudo da Lead Connect, 78% dos clientes compram da empresa que responde primeiro, destacando a importância de automações rápidas. Além disso, as empresas que respondem em menos de cinco minutos têm 391% mais chances de converter leads do que aquelas que levam mais tempo para entrar em contato

Por outro lado, 40% das empresas B2B demoram mais de uma hora para responder a leads inbound, o que pode resultar na perda de interesse por parte do cliente. Utilizar automações em seu CRM para garantir respostas imediatas pode resolver esse problema e aumentar consideravelmente as chances de qualificação e conversão de leads.

Quis dar uma passada rápida nesses dados só para relembrar como é importante ser ágil no atendimento de leads que vem por inbound. Mas, caso queira mais profundidade nesse assunto, fiz uma newsletter totalmente dedicada a esse tema, que você pode ler AQUI. 

Follow-up estruturado: um jogo de persistência 📌

De acordo com a InsideSales, 50% das vendas são fechadas apenas após o 5º follow-up, mas a maioria dos vendedores desiste depois de apenas duas tentativas. Isso evidencia a importância de um processo de follow-up bem definido. 

No playbook da Noblah (jabá sem Blah Blah Blah!), não só se define quando e como o follow-up deve ser feito, mas também o tom das mensagens e os canais de interação (e-mail, WhatsApp, ligação, etc). 

Esse acompanhamento estruturado mantém o lead engajado ao longo do processo de vendas e aumenta significativamente as chances de fechamento.

Estudos adicionais mostram que 80% das vendas requerem pelo menos cinco tentativas de contato para serem fechadas. Além disso, 92% dos vendedores desistem antes do 4º contato, mesmo que muitos prospects precisem dizer "não" algumas vezes antes de estarem prontos para comprar.

Nesse cenário, não há como ignorar o custo de aquisição de leads. De acordo com o HubSpot, o Custo de Aquisição de Clientes (CAC) aumentou em média 50% nos últimos cinco anos. Isso significa que, se você não maximizar o potencial de cada lead, está literalmente queimando dinheiro

Meus amigos, coloquem isso na cabeça de vocês: não se desiste fácil de lead B2B! Se o SDR já identificou que o lead é bom, faça os follows-up! 

Por sinal, vou deixar um bônus aqui, assistam esse vídeo onde explico os motivos de um SDR não ter que fazer prospecção ativa. Ele deve ficar focado em qualificar lead e arrumar o agendamento, entendeu?

Como implementar um Playbook eficaz 📈

Aqui está um desenvolvimento mais completo do processo de implementação de um playbook personalizado, detalhando cada etapa e destacando a importância estratégica de cada uma:

1. Mapeamento de processos

Antes de qualquer automação ou treinamento, o primeiro passo é mapear o ciclo de vendas específico de cada empresa. Nenhuma organização é igual à outra, então esse mapeamento é fundamental para entender as etapas mais críticas e identificar gargalos. 

Um mapeamento bem executado ajuda a determinar:

• Os pontos de contato mais relevantes com os clientes.
• As etapas que consomem mais tempo e onde as conversões costumam ocorrer.
• As principais dores da equipe de vendas, como baixa taxa de resposta ou falta de qualificação de leads.

Além disso, essa fase permite identificar a necessidade de ajustes na régua de comunicação e definir claramente as expectativas em cada ponto do ciclo de vendas.

Não sabe o que é régua de comunicação? Fica tranquilo que te explico aqui nesse vídeo:

2. Integração de CRM e automação

Com o ciclo de vendas mapeado, o próximo passo é integrar um CRM robusto com automações estratégicas. O objetivo é garantir que todos os leads sejam atendidos no momento ideal e que os vendedores tenham as ferramentas necessárias para otimizar suas atividades.

Mas antes de prosseguirmos, e sem Blah Blah Blah, o que são automações?

Basicamente, automações são processos programados para que as interações com leads aconteçam sem falhas e sem a necessidade de envolvimento humano. No entanto, é importante esclarecer: isso não é um chatbot. Estamos falando de um fluxo de comunicação automatizado, mas controlado, seguindo uma lógica previamente definida.

Exemplo de automação de e-mail:

Quando o lead submete um formulário, ele recebe um e-mail automaticamente, com conteúdo pronto e adaptado ao seu produto ou serviço. Essa ação ocorre de forma imediata, independentemente do dia ou horário.

WhatsApp:

Além dos e-mails, também há envios automáticos de mensagens via WhatsApp, respeitando intervalos de tempo previamente definidos, conforme a régua de comunicação.

O principal objetivo aqui é garantir que, mesmo que um lead entre em contato à meia-noite, no Natal ou em um domingo à tarde, as mensagens serão enviadas conforme o planejamento, sem falhas. Tudo isso acontece até que o lead manifeste interesse, ou faça o famoso "levantamento de mão".

Por fim, todas essas interações são registradas dentro do CRM, onde o gestor pode acompanhar o histórico e o status de cada lead, garantindo total controle e visibilidade do processo.

Benefícios da automação incluem:

• Respostas rápidas e personalizadas assim que o lead entra no pipeline.
• Redução de erros manuais, como falhas no acompanhamento de leads.
• Relatórios detalhados e em tempo real, que ajudam os gestores a avaliar o desempenho da equipe e a ajustar estratégias conforme necessário.

O CRM se torna o centro da operação, unindo todas as informações em um só lugar e permitindo que o time de vendas se concentre nas interações de maior valor.

3. Treinamento da equipe

Após a criação do playbook e a implementação das automações, chega o momento do treinamento prático da equipe. 

• Práticas específicas do mercado e da empresa: Cada equipe recebe um treinamento alinhado aos desafios únicos que enfrentam, como técnicas de negociação ou abordagens de follow-up.
• Simulações de cenários reais: A equipe de vendas é colocada em situações simuladas, com base em dados reais do seu setor. Essas simulações permitem que os vendedores apliquem o playbook na prática, entendam as nuances das interações com os leads e internalizem as melhores práticas.
• Ajuste de habilidades comportamentais: Aspectos como empatia, construção de relacionamento e técnicas de persuasão são fundamentais no sucesso de vendas, e esse treinamento foca também nesses fatores comportamentais que aumentam a taxa de sucesso.

Essa etapa é essencial para garantir que o playbook não seja apenas um documento, mas sim uma ferramenta viva que a equipe entende e utiliza para maximizar os resultados.

4. Acompanhamento e ajustes contínuos

Um playbook nunca deve ser estático. Após a implementação inicial, é preciso periodicamente os resultados para garantir que o playbook continue relevante e eficaz à medida que as condições de mercado e as necessidades da empresa evoluem.

Acompanhamos, por exemplo:

• Eficiência da automação: Verifique se as automações estão realmente contribuindo para reduzir o tempo de resposta e otimizando as interações com os leads.
• Feedback da equipe: Colete feedbacks contínuos dos vendedores, que estão na linha de frente, para ajustar pontos específicos do playbook que podem estar prejudicando ou atrasando as vendas.

Esse ciclo de acompanhamento permite que o playbook esteja sempre atualizado e em sintonia com as melhores práticas de vendas, garantindo que os resultados continuem melhorando ao longo do tempo.

Entendeu o rolê? Sem um playbook, sua empresa está perdendo eficiência e oportunidades. 

E por que não, vou aproveitar pra fazer um jabá aqui, oxe! Na Noblah, criamos um playbook, conforme coloquei aqui em cima e automações personalizadas que garantem que, no momento em que o lead cai no pipeline, ele já receba uma mensagem inicial ou seja direcionado para um SDR, sem perder tempo e sem Blah Blah Blah, lógico! Então, bora fazer um playbook? Manda uma DM aí pra mim!