Entenda como um dashboard influencia a tomada de decisão na sua empresa

Solução para a empresa de pequeno porte

Na vida empresarial, mais importante do que ter um sistema rico de dados, é ter métodos capazes de transformar esses dados em informação útil para a tomada de decisão estratégica dentro da organização. Afirmo isso porque vejo na prática quantas empresas possuem sistemas muito robustos de ERP, mas pouca coisa conseguem aproveitar deles.

E por que isso acontece? Porque dentro do software, muitas vezes o dado está registrado de forma espalhada. Isso significa que se você quer pegar o valor do faturamento, precisa ir até o relatório de faturamento. Se quer pegar o estoque, vai no relatório de estoque. Quer saber quanto tem a pagar, vai no relatório de contas a pagar. Se quer o inventário, vai no relatório de inventário. Ou seja, precisa ir de ambiente em ambiente até conseguir todas as informações.

Para tornar a análise desses dados mais acessível aos gestores, a solução é encontrar uma maneira de juntar todas as informações, colocá-las em um único lugar, permitindo que sejam analisadas e levadas em consideração para a tomada de decisões. Para empresas grandes, que podem pagar um sistema com BI (Business Intelligence), a solução está perfeita. Mas para pequenas empresas, a possibilidade eficaz é o uso de um dashboard ou painel de gestão.

O que é um dashboard

Bastante difundido no meio corporativo, dashboard é uma palavra inglesa que significa “painel de controle”. Ou seja, ele é um ambiente visual que centralizada todas as informações de um determinado sistema. O objetivo é que ele represente de forma gráfica os principais indicadores e métricas que uma empresa deseja a partir dos dados coletados.

Na prática, a ideia é que em um dashboard, qualquer pessoa seja capaz de fazer a leitura das informações que estão apresentadas nos gráficos da tela, proporcionando então o controle desses dados.

Como implementar um dashboard na sua empresa

Hoje em dia, a maior dificuldade não é ter um sistema que colete as informações, mas a realidade das empresas é não ter o hábito de lançar os dados de forma padronizada e rotineira.

Nas pequenas empresas que eu já atuei, me deparei com a situação de alguém retirar o dinheiro do caixa para algo simples, como comprar uma água, tirar um xerox, entre outras, porém, sem fazer o lançamento desse valor retirado. No final do mês, o somatório destas despesas, resultará em uma diferença significativa e no conflito de informações.

Se você tem informações equivocadas ou incompletas no sistema, não é possível usá-las como fundamento para a sua tomada de decisão estratégica.

Pensando nisso, nós da Expertise Consultoria desenvolvemos entregamos para o nosso cliente os principais indicadores em um Painel Inteligente e Automatizado com um formato amigável , todo desenvolvido em excel, retirando os dados do sistema, que permite aos gestores ou aos profissionais responsáveis visualizarem todas as informações trazidas do sistema ao mesmo tempo.

Então, a base do registro e da coleta de dados continua sendo o sistema ERP, porém, transformando esses dados em informações úteis a partir do momento que eles vão para o excel.

Entenda como funciona

A planilha excel da Expertise pode ser alimentada de três formas: manualmente por meio de um formulário digitado; importando a planilha gerada pelo próprio sistema; ou ainda fazendo com que o excel busque automaticamente os dados dentro do software.

·        Manualmente: utilizado principalmente em empresas que não possuem um sistema ERP. Nesse caso, é preciso usar um formulário preenchido com todas as informações, como fazer cadastro de clientes, registrar funil de vendas, colocar contas a pagar, etc. Conforme os dados são lançados no formulário, as informações vão para uma base que gera o relatório;

Solução indicada para empresas iniciantes e pequenos negócios

·        Importação da planilha: para empresas que já possuem uma rotina sistemática de lançar as informações no sistema. Em seguida, é preciso exportar as planilhas do sistema e colar na base do excel;

·        Automatização: considerada a forma mais avançada, para haver a automatização desse processo, é preciso desenvolver uma programação que faça com que o sistema busque os dados automaticamente dentro do próprio ERP.

Não importa qual método será utilizado, o que importa é que o gestor tenha em mãos – de forma visual e fácil de entender – todos os números, fatos e informações reais e confiáveis para tomar decisões importantes na sua empresa.

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Por Gislane A. de Syllos

Expertise Consultoria & Gestão Empresarial

www.expertiseconsultoria.adm.br

12/11/2020