A importância dos controles internos na gestão financeira

Os controles internos são um conjunto de políticas e procedimentos adotados por uma organização para salvaguardar seus ativos, garantir a precisão e a confiabilidade de suas informações financeiras e operacionais, e assegurar a conformidade com leis e regulamentos. De acordo com o COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), controles internos são definidos como um processo desenhado para fornecer uma garantia razoável em relação à realização de objetivos em quatro categorias: estratégicos, operações, comunicação e conformidade.

A implementação e monitoramento eficaz dos controles internos são uma das principais responsabilidades do CFOs, sendo essenciais para manter a integridade financeira da empresa. Então é importante que tenha familiaridade sobre o tema.

Componentes dos controles internos

Ambiente de controle

O ambiente de controle é o conjunto de normas, processos e estruturas que servem de base para o controle interno na organização. Um ambiente de controle forte estabelece a disciplina e a estrutura que influenciam a qualidade dos controles internos.

Avaliação de riscos

A avaliação de riscos envolve a identificação e análise dos riscos relevantes para a realização dos objetivos da entidade, formando uma base para determinar como os riscos devem ser gerenciados. Esta etapa é crucial para entender as possíveis ameaças que podem afetar a organização e desenvolver estratégias para mitigá-las.

Atividades de controle

As atividades de controle são as ações estabelecidas por meio de políticas e procedimentos que ajudam a garantir que as diretrizes da administração sejam cumpridas. Elas incluem aprovações, autorizações, verificações, reconciliações, segurança de ativos e segregação de funções.

Informação e comunicação

A informação e comunicação envolvem a identificação, captura e troca de informações relevantes em uma forma e prazo que permitam às pessoas desempenharem suas responsabilidades. A comunicação eficaz deve fluir por toda a organização, assegurando que todos estejam cientes dos controles internos e das suas funções.

Monitoramento

O monitoramento envolve a avaliação contínua de um controle interno ao longo do tempo para assegurar que ele esteja funcionando conforme o planejado. O monitoramento requer a adoção de práticas de formalização e evidências dos controles.

Além desses componentes detalhados há a necessidade de fixação de objetivos e identificação de eventos, entendido este como situações que ainda não ocorreram, mas que podem impactar os objetivos propostos.

Implementação dos controles internos

Para implementar controles internos de forma eficaz, é fundamental adotar uma abordagem estruturada. A seguir, alguns passos importantes para uma implementação bem-sucedida:

1. Avaliação "Curva ABC" dos principais gastos - Identifique e categorize os gastos em três categorias (A, B, e C) com base em sua relevância financeira. Inicie os esforços de controle no grupo de gastos da categoria A, que representam a maior parte dos custos, mas não negligencie as categorias B e C.
2. Mapeamento de processos - Documente todos os processos financeiros críticos, desde a origem até a conclusão. Para cada processo, identifique os principais pontos de controle e as ferramentas necessárias para garantir a conformidade e a eficiência.
3. Identificação de pontos de vulnerabilidade - Analise os processos mapeados para identificar áreas com maior risco de erro ou fraude. Utilize ferramentas de avaliação de risco, como a matriz de riscos, para priorizar as áreas que necessitam de controles mais robustos.
4. Desenvolvimento de políticas e procedimentos - Crie políticas claras e procedimentos detalhados para guiar as operações financeiras. Documente as políticas e procedimentos e assegure que todos os funcionários relevantes sejam treinados e compreendam suas responsabilidades.
5. Implementação de ferramentas e tecnologia - Adote ferramentas e tecnologias que suportem os processos e controles definidos. As opções variam desde soluções simples, como planilhas e checklists, até sistemas mais avançados, como softwares de ERP e automação de processos.

 Monitoramento

O monitoramento eficaz dos controles internos é fundamental para garantir sua contínua eficácia e adaptação às mudanças no ambiente de negócios. Aqui estão algumas ferramentas e práticas que podem ser adotadas para um monitoramento eficiente e uma tomada de decisão adequada:

1. Matriz de riscos - Uma ferramenta simples que ajuda a identificar, avaliar e priorizar riscos. Mapeie os riscos em termos de probabilidade e impacto, e desenvolva estratégias de mitigação para os riscos mais críticos.
2. Auditorias internas regulares - Verificações periódicas para garantir que os controles internos estão funcionando conforme o planejado. Realize auditorias internas regulares e utilize checklists padronizados para assegurar a conformidade com as políticas e procedimentos.
3. Feedback contínuo - Implementação de um sistema de feedback contínuo para ajustar e melhorar os controles internos. Estabeleça canais de comunicação para coletar feedback de todas as partes interessadas e faça ajustes iterativos com base nas informações recebidas.
4. Análise das inconformidades- Não despreze as inconformidades dos processos, mesmo que sejam valores irrelevantes, e não se contente a simples correção do erro. As inconformidades são fontes importantes de validação dos controles internos atuais, pois demonstram o grau de vulnerabilidade do sistema. Pequenos desvios, se contínuos, podem gerar um grande desfalque com o tempo.

 Áreas críticas e exemplos práticos

Para exemplificar como os controles internos podem ser aplicados de maneira prática, vamos destacar pontos de atenção em áreas críticas:

Independentemente dos pontos selecionados, é fundamental que essas verificações sejam documentadas e evidenciadas adequadamente. Isso garante que gestores e auditores, tanto internos quanto externos, possam realizar análises precisas e confiáveis

Conclusão

A verdadeira maestria está em equilibrar rigor técnico com flexibilidade estratégica, pois os controles internos são vivos, pulsando com a complexidade e a vitalidade da organização que servem. E é essa compreensão profunda que permite transformar controles internos de uma mera exigência de conformidade em um diferencial competitivo estratégico.

Um sistema bem estruturado e estratégico oferece inúmeros benefícios. Ele não só protege os ativos da organização e garante a conformidade com regulamentos, mas também melhora a eficiência operacional, facilita a tomada de decisões e promove uma cultura de transparência e responsabilidade. Com controles internos robustos, a organização está mais bem preparada para enfrentar riscos, aproveitar oportunidades e, consequentemente, alcançar um crescimento sustentável em um ambiente de negócios dinâmico e competitivo.