O que é uma secretaria de governança?

A secretaria de governança (ou SG) é setor dentro de uma organização que apoia os processos de delegação de poderes internos, assunção de responsabilidades e monitoramento de resultados, visando garantir a eficiência, a transparência e a prestação de contas da empresa.

A estrutura de governança de uma empresa pode ser dividida em três níveis, devendo a SG apoiar o funcionamento de todos eles:

· Estratégico: responsável pela definição da missão, visão e valores da empresa, bem como pela formulação de estratégias para alcançar esses objetivos.

· Gerencial: responsável pela execução das estratégias definidas pelo nível estratégico.

· Operacional: pela execução das atividades cotidianas da empresa.

Algumas estruturas que geralmente são encontradas na governança:

· Conselho de administração: órgão máximo de governança da empresa. Ele é responsável pela supervisão das atividades da empresa e pela tomada de decisões estratégicas.

· Comitês do conselho de administração: os comitês do conselho de administração são grupos de conselheiros que são responsáveis por áreas específicas da governança da empresa, como auditoria, remuneração e governança corporativa.

· Diretoria executiva: a diretoria executiva é responsável pela execução das estratégias definidas pelo conselho de administração.

· Auditoria interna: a auditoria interna é responsável por avaliar a eficácia dos controles internos da empresa.

· Compliance: o compliance é responsável por garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.

· Gerenciamento de riscos: o gerenciamento de riscos corporativos é responsável por instituir e fomentar a cultura do mapeamento, antecipação e enfrentamento de riscos.

A estrutura de governança da empresa deve ser adequada ao seu tamanho e complexidade da empresa. Ela também deve ser flexível o suficiente para permitir que a empresa se adapte às mudanças do ambiente externo.

Aqui estão algumas dicas para estruturar um setor de governança eficiente:

· Defina claramente os papéis e responsabilidades de cada órgão e indivíduo envolvido na governança da empresa.

· Estabeleça processos e procedimentos claros para a tomada de decisões e para o monitoramento das atividades da empresa.

· Crie uma cultura de governança corporativa na empresa, com foco na transparência, na prestação de contas e no cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis.

Ainda, é preciso pensar em algumas diretrizes para estruturar adequadamente uma SG:

1. Defina a estrutura de governança: identificar os principais órgãos de governança, como o Conselho de Administração, comitês específicos (como o Comitê de Auditoria, Comitê de Ética, etc.) e demais instâncias decisórias.

2. Produza/revise Códigos e Políticas: desenvolves códigos de ética, conduta e políticas que orientem o comportamento dos colaboradores e da alta administração.

3. Cultura de transparência e prestação de contas: estabelecer práticas para garantir a transparência nas operações da empresa. Isso inclui a divulgação regular de informações financeiras, relatórios anuais e a prestação de contas adequada.

4. Auditoria Interna e Externa: implementar processos de auditoria interna e, quando necessário, auditoria externa, para garantir a conformidade e a qualidade dos controles internos.

5. Comitê de Auditoria: para empresas de porte significativo, considera-se a criação de um Comitê de Auditoria independente para revisar e monitorar as práticas contábeis e auditorias.

6. Avaliação de Desempenho: estabelecer um processo regular de avaliação de desempenho para a alta administração, incluindo o CEO e membros do Conselho.

7. Participação dos Acionistas: facilitar a participação dos acionistas nas decisões importantes da empresa, garantindo mecanismos eficazes de comunicação.

8. Gestão de Riscos: desenvolver um processo eficaz de gestão de riscos para identificar, avaliar e gerenciar os riscos aos quais a empresa está exposta.

9. Sustentabilidade: integrar práticas de sustentabilidade e responsabilidade social corporativa na estratégia da empresa.

10. Treinamento em Governança: proporcionar treinamento contínuo em governança corporativa para a alta administração, conselheiros e integrantes.

11. Conselheiros Independentes: a inclusão de conselheiros independentes no Conselho de Administração pode garantir uma visão externa e imparcial.

12. Comunicação Efetiva: estabelecer canais eficazes de comunicação entre a administração, o Conselho e os acionistas.

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