Você não é um robô!

Como planejar e se organizar em uma rotina frenética

Por CARINA LACERDA.

Bem cedo você se levanta, verifica no celular notificações e redes sociais, toma um banho rápido, (quando) toma café o faz assistindo jornal ao mesmo tempo, vai para o trabalho correndo, chega, mal se senta na mesa e já surgem as primeiras perguntas dos colegas, o telefone começa a tocar e uma sequência incansável de e-mails não para de chegar na sua caixa de entrada. É hora de abri-los, mas não vai dar. Logo mais começa sua reunião e o material ainda não está pronto. Você vai. E volta com uma porção de tarefas para ontem, anotadas no seu check-list. Senta-se em sua mesa, vê que há dezenas de mensagens no WhatsApp. Você as confere, mas não responde, não há tempo. Tenta retomar o trabalho, mas quando se dá conta, já é hora do almoço, e você ainda nem leu os primeiros e-mails do dia...

Em um “novo mundo”, onde os meios de comunicação dominam boa parte das atividades do cotidiano, somos a todo momento bombardeados por informações de diferentes tipos, e por tarefas também, já que a tecnologia automatizou muitos processos, mas também criou novos outros, deixando-nos cada dia mais sobrecarregados, na ideia de que “sempre dá para fazer um pouco mais”.

Desta forma, tal como um robô, como se fosse possível, tentamos administrar e automatizar os nossos muitos contextos de vida, como cuidar da casa, do trabalho, dos relacionamentos, da família, dos estudos, de nós mesmos (quando dá tempo) e por aí vai. E a meta é simples: dar conta de tudo, com qualidade, sem atrasos e ser bem-sucedido nisso!

Essa nova expectativa de vida se generalizou, e por isso, já não importa mais se você é um estudante, uma mãe, um dono de casa, um sapateiro ou uma grande administradora de empresas. A sua maneira, tudo isso costuma ser muito, para quase todos.

Já o tempo, sempre o mesmo, parece encurtar, a ponto de precisarmos escolher com quem ou onde vamos falhar primeiro, afinal, como conseguir fazer bem tantas coisas?

Há quem consiga se arranjar bem no tempo, acredite. Mas sem dúvida, esses casos são minoria. Não por falta de vontade dos demais, mas muitas vezes, por falta de conhecimento em métodos e processos mais assertivos, que não necessariamente finalizem todas as tarefas, mas que, minimamente, favoreçam um maior controle sobre elas a partir dos hábitos de planejar bem e ser mais organizado, no lugar de acordar e já sair correndo e fazendo tudo.

Para isso, nesse artigo, quero compartilhar algumas dicas simples de foco e planejamento que poderão contribuir para um dia-a-dia menos aflito e mais organizado:

1.Utilize uma agenda

E de preferência, eletrônica, atrelada ao seu e-mail. Além de poder acessá-la de qualquer dispositivo conectado à internet, você também pode enviar convites, cancelar eventos, checar sua disponibilidade antes de confirmar algo e também, incluir nas configurações recursos como alertas e avisos em horários estratégicos. Esse último item pode ser fantástico para os mais esquecidos ou que costumam se perder no tempo.

2. Estabeleça horários concisos e para tudo

Nada de achar que sempre dá tempo! E que certos compromissos você sabe de cor. Tudo deve ser mensurado e incluído em sua agenda eletrônica. Isso vai facilitar sua percepção do tempo. Portanto, calcule, levante possibilidades de atrasos e imprevistos como trânsito, telefonemas, incidentes e, dessa forma, somente se comprometa com prazos e horários que sejam realmente aplicáveis, minimamente mais seguros e negociados.

3. Limite seu acesso à informação

Manter-se informado é essencial, mas hoje, com tantos recursos tecnológicos ficamos excessivamente expostos aos meios de comunicação, o que pode ser um enorme problema se você precisa de mais tempo para se organizar. Afinal, permitimos interrupções e distrações e, com frequência, costumamos acessar certas informações que podem sobrecarregar os nossos pensamentos, emoções e memória, ainda que não façam a menor diferença para nossa vida. Por isso, estabeleça filtros e selecione o que realmente vale a pena saber, isso vale por exemplo para assuntos, pessoas, redes sociais e notícias.

4. Cuidado com o celular

Essa é uma escolha que você precisa fazer: ou ele te ajuda ou ele te atrapalha. Para evitar a segunda opção:

a. Administre suas configurações de notificação, nem tudo precisa ser sabido na hora.

b. Utilize o modo silencioso para o menos importante e coloque som para contatos e recursos que podem ser urgentes. Dessa forma, você não precisará ficar preocupado.

c. Não se esqueça de ativar e utilizar a velha e boa caixa postal. Oferecer essa opção para quem te acessa pode te fazer evitar perder informações necessárias.

d. Entenda que recursos de mensagens são recursos de mensagens, não uma comunicação instantânea. Por isso, utilize esses aplicativos de maneira adequada, no tempo e forma que é possível.

e. Trabalhe sua ansiedade para suportar a separação temporária do aparelho, afinal, sempre há muito com o que se concentrar e, portanto, você não precisa (nem deve) olhar para ele o tempo todo.

5. Se gostar de materiais físicos, aposte neles

Post its, agendas, murais, blocos de notas, planners. Esses recursos não eletrônicos podem ser muito úteis quando usados da maneira correta. E, para alguns perfis, costuma ser bem aceitos ou até mesmo a opção preferida. Se esse for o seu caso ou, se preferir ficar um pouco mais distante da tecnologia, esses meios certamente poderão te ajudar.

6. Separe momentos para refletir e fazer anotações 

Taí a estratégia! Os momentos de concentração e silêncio são ótimos para planejar, organizar ideias, fazer associações, estimular a criatividade e chegar a soluções para questões mais complexas. Inclusive nas diversas formas de aplicar as dicas desse artigo.

Estabelecer uma periodicidade para isso é o ideal.

E o melhor de tudo é que simples recursos como papel e caneta, bloco de notas ou uma página em word aberta podem ser mais que suficientes para planejar tudo ou muito do que você precisa.

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Essas dicas não fazem milagre, é claro. Afinal, há muito para se fazer hoje em dia, mas, se não houver o mínimo de organização, acredite, você vai se perder.

Portanto, ao invés de continuar tentando (inutilmente) agir como um robô, veja quais das dicas podem fazer mais sentido para o seu estilo e realidade e comece hoje mesmo a construir uma rotina mais eficiente e descomplicada.

Bom exercício!

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