İnsan Kaynakları'nın Uygulayabileceği Performans İnceleme Soruları

İnsan Kaynakları'nın Uygulayabileceği Performans İnceleme Soruları

Performans incelemesi, hem işverenler hem de çalışanlar için çok önemli bir zamandır, bu da işverenlerin doğru performans inceleme sorularını sorması gerektiği anlamına gelir. Çalışanlara sordukları sorular, onlara yalnızca çalışanın günlük görevleri, başarıları ve büyüme alanları hakkında iyi bir fikir vermekle kalmaz, aynı zamanda şirketin çalışanlarını desteklemek ve gelişmek için daha iyi neler yapabileceği konusunda tüm alanlarda onlara daha iyi bir fikir verir.

İnsan Kaynakları, performans değerlendirmelerinin adil, şeffaf ve doğru hedefler göz önünde bulundurularak yürütülmesini sağlamada önemli bir rol oynar. 

Yöneticiler ve İnsan Kaynakları uygulayıcıları, bu çalışan incelemeleri üzerinde uyumlu bir şekilde çalışarak şirketteki herkesin başarıya giden yolda olmasını sağlayabilir.

Performans incelemesi nedir?

Genellikle yıllık bir ayindir (bazı şirketler bunu yılda iki veya daha fazla yapsa da), performans değerlendirmesi, şirketteki herkesin üzerine düşeni yaptığından ve mesleki gelişimini ilerlettiğinden emin olmak için geri bildirim alma ve verme zamanıdır. 

Yöneticiler , çalışanın şirkette nasıl ilerlediğini ve gelişmeye ve şirketin hedeflerine katkıda bulunmaya devam etmek için neler yapabileceklerini tartışmak için çalışanlarıyla bire bir resmi bir görüşme için bir araya gelir. Tipik olarak yöneticiler, daha fazla görmek istediklerini vurgulamak için çalışanın güçlü yanlarını ve başarılarını gözden geçirirler, ancak aynı zamanda büyüme için potansiyel alanları ve çalışanın çabalarını nereye odaklaması gerektiğini de tartışırlar.

Bir çalışanın performansıyla  ilgili ciddi sorunlar varsa , bunları dile getirmenin tam zamanı. Bununla birlikte, yalnızca şikayetlerin bir listesi olmamalı - başarılı olmak için ne yapmaları gerektiğini bilmeleri için çalışan için sonraki adımları bulmak önemlidir. Bir çalışanın moralini bozmak, gözden geçirmenin amaçlanan etkisinin tersidir.

Aslında, bir performans değerlendirmesinin olumlu ya da olumsuz olmasına bakılmaksızın, çalışan ve işveren bu toplantıyı gelecek yıl için (veya bir sonraki gözden geçirmeye ne kadar uzun olursa olsun) hedefler belirlemek için kullanmalıdır, dahil olan herkes için böylece başarıya giden net bir yol tanımlanır.

Ayrıca, çalışanların ilerlemelerini engelleyebilecek endişelerini dile getirmeleri için iyi bir zamandır. Bu şekilde yönetici, bir çalışanın performansını etkileyebilecek tüm faktörlerin (hastalık, ekip arkadaşıyla ilgili sorunlar, bir projeden memnuniyetsizlik) farkında olur ve böylece onları rollerinde daha iyi destekleyebilir.

Performans incelemesinin 3 önemli faydası

• İletişimi açar. Yöneticiler, ilgi alanlarını ve çalışanın mükemmel olduğu alanları tartışabilir. Bir performans incelemesi ayrıca çalışana, sahip olabilecekleri büyüme özlemlerini veya endişelerini tartışma fırsatı da sağlar. 
• Kariyer gelişimini teşvik eder . Yöneticiler kimin maaş zammı veya terfiyi hak ettiğini belirleyebilirken, çalışanların rollerinde nasıl ilerleyebileceklerini öğrenmelerinin zamanını hatırlatır.
• Çalışanları motive eder. Yapıcı geri bildirim, çalışanların yalnızca yöneticileri tarafından değerli olduklarını hissetmelerine değil, aynı zamanda çabalarında desteklenmelerine de yardımcı olur. Bu, daha motive olmuş bir çalışana yol açacaktır. 

Performans sistemlerine göre performans gözden geçirme soruları 

Kuruluşunuzda uygulayabileceğiniz çeşitli performans incelemeleri vardır. Bunlar şunlar olabilir: 

1. 360 Derece performans incelemesi 
2. Takım performansı incelemesi 
3. Proje bazlı performans incelemesi 
4. Yıllık performans incelemesi 

Bu tür değerlendirmelerin her birini kullanırken dikkate alınması gereken performans inceleme sorularının türlerini tartışacağız. 

1- 360 Derece performans inceleme soruları 

360 derecelik bir performans incelemesi , bir çalışan için çeşitli meslektaşlardan geri bildirim istendiğinde gerçekleşir: Yöneticiler, astlar ve farklı düzeylerdeki iş arkadaşlarının tümü, çalışan hakkındaki düşüncelerini belirtir. Çalışan geri bildirim soruları, şirketteki rollerinin her alanında nasıl performans gösterdiklerine odaklanmalıdır.

1. Bu çalışanın iyi yaptığı şeylerden bazıları nelerdir? 
2. Bu çalışan için inandığınız iyileştirme alanları nelerdir?
3. Bu çalışan şirket değerlerini nasıl daha fazla somutlaştırabilir? 
4. Bu çalışan iş yükünü ne kadar iyi yönetiyor ve teslim tarihlerini karşılıyor? 
5. Bu çalışanı 4 kelime ile tanımlayın
6. Bu çalışan hangi güçlü becerileri sergiliyor? 
7. Bu çalışanın daha fazla geliştirmesi gereken beceriler nelerdir?
8. Bu çalışanın yaratıcı problem çözme becerileri veya ekip çalışması gösterip göstermediğini açıklayın. Bunun olduğu durumlara örnekler veriniz. 
9. Bu çalışan ekiple iyi iletişim kuruyor mu?
10. Çalışanın üstün olduğu rolündeki bir alanı tanımlayın. Bir örnek verin

2- Takım performansı inceleme soruları 

Ekip performansı incelemesi sırasında tek bir çalışan değerlendirilmez. Bunun yerine, tüm ekibe bir yöneticiden geri bildirim verilir ve ardından bu değerlendirmeye dayanarak daha fazla başarı elde etmek için birlikte nasıl ilerleyeceklerini tartışırlar.

Bu çalışan geri bildirim soruları, her bir üyenin beceri ve katkılarının yanı sıra bir birim olarak birlikte nasıl çalıştıklarını belirlemeye odaklanmalıdır.

1. Takıma bir bütün olarak katkıda bulunduğunuzu nasıl hissediyorsunuz?
2. Bu ekipte çalışmak söz konusu olduğunda iyileştirmenin yolları nelerdir?
3. Ekibin birlikte çalışma şeklini nasıl tanımlarsınız?
4. Takımın elde ettiği başarılar nelerdir?
5. Takımın gol atmadığı zamanlar oldu mu?
6.  Bu yıl takımlar arası sorunlara neden olan şeyin ne olduğuna inanıyorsun?
7. Ekip bu yıl hangi şekillerde birlikte daha sorunsuz çalışabilir?
8. Ekip daha fazla birlik oluşturmak için ne yapabilirdi?
9. Takım gelecek yıl için hangi hedefleri belirlemeli?
10. Şirket bu ekibi bu hedeflere ulaşmada nasıl destekleyebilir?

3- Proje bazlı performans inceleme soruları 

Proje tabanlı bir performans incelemesinde, çalışanlar belirli bir projedeki çalışmalarına göre değerlendirilir. Bu, genel olarak nasıl yaptıklarıyla ilgili değil, bu tek görevde nasıl başarılı olduklarıyla ilgilidir. Bu nedenle, çalışan geri bildirim soruları, projeyi nasıl tamamladıklarına ve süreç ve nihai sonuç hakkındaki düşüncelerine odaklanmalıdır.

1. Bu proje size ilk verildiğinde ilk düşünceleriniz nelerdi?
2.  Bu projeyi tamamlamak için yapılan çalışmaları nasıl tanımlarsınız?
3. Diğer iş arkadaşlarınızdan ne gibi yardımlar aldınız?
4. Bu projeyi yürütürken rahatlık seviyeniz neydi?
5. Bu proje üzerinde çalışırken ortaya çıkan herhangi bir sorun oldu mu?
6. Varsa bu sorunlar nasıl çözüldü?
7. Nihai sonucu nasıl tanımlarsınız?
8. Bu projeyi yeniden yapabilseydiniz neyi farklı yapardınız?
9. İlerlemek için ne tür bir iş yapmak istersiniz?
10. Bir sonraki büyük projenizde sizi nasıl daha iyi destekleyebiliriz?

4- Yıllık performans gözden geçirme soruları 

Yıllık performans incelemesi, çoğu çalışanın geçtiği standart incelemedir. Yılda bir kez yöneticileriyle buluşurlar, geri bildirim alırlar, geri bildirimleri tartışırlar, hedefler ve sonraki adımları belirlerler. Çalışan geri bildirim soruları, geçen yıla bakmalı ve bir sonraki yılı dört gözle beklemelidir.

1. Bu yılki en büyük başarılarınızın ne olduğuna inanıyorsunuz?
2. Bu yıl hedeflerinize ulaşamadığınız zamanlar oldu mu?
3. Rolünüzü geliştirebileceğinize inandığınız yollar nelerdir?
4. Şu anda rolünüz hakkında en çok neyi seviyorsunuz ve en az neyi seviyorsunuz?
5. Rolünüze hangi kişisel güçleri katıyorsunuz?
6. Şu anda rolünüzde kullanılmayan hangi güçlü yönleriniz var?
7. Kişisel olarak sizi iyi işler yapmaya motive eden nedir?
8. Kişisel olarak bu yıl şirkette neyi başarmayı umuyorsun?
9. Bu başarıları gerçekleştirmeniz için ne gerekiyor?
10. Gelecek yıl için hedeflerinize ulaşmanız için size nasıl destek olabilirim?

Etkili performans incelemeleri için ipuçları

İşverenlerin profesyonellik ve şefkatle yapılmasının yanı sıra etkili performans incelemeleri yürütmesini sağlamak İnsan Kaynakları uzmanlarına bağlıdır. Çalışan incelemeleri zamanı geldiğinde yöneticilere rehberlik ederken bu ipuçlarını göz önünde bulundurun.

1. Bir performans gözden geçirme süreci geliştirin

Açık ve takip etmesi kolay bir performans gözden geçirme programı ve formatı oluşturmak genellikle İnsan Kaynakları'na bağlıdır. Son teslim tarihlerini belirlemek, öz değerlendirme formları yazmak ve bu incelemeleri yürütmek için gereken uygulamaları veya diğer teknolojileri düzenlemek gerekecektir. 

Örneğin, bir formda önceden doldurulmuş sorularla bir 360 Derece değerlendirme formu geliştirilebilir.

2. Performans gözden geçirme sürecini çalışanlara iletin

Performans incelemesinin sorunsuz çalışması için ilgili herkesin nasıl çalıştığını bilmesi gerekir. Her çalışanı bu performans değerlendirmelerinin nasıl düzenlendiğini ve üzerlerine düşeni yapmak için ne yapmaları gerektiğini bilgilendirin: öz değerlendirme formlarını nerede bulacakları, kime geri bildirim sağlamaları gerektiği, toplantılarını nasıl düzenlemeleri gerektiği vb. . 

Örneğin, bir performans incelemesinin nasıl etkili bir şekilde yürütüleceği konusunda yöneticilerin eğitimi esastır. Çalışanların performans inceleme formunu doğru bir şekilde doldurmalarına yardımcı olmak için değerlendirme formuna talimatlar eklenmelidir. 

3. Konuşmaların kayıtlarını tutun

Her performans incelemesinin kaydını tutmak önemlidir. Bu, şirketin bir çalışanın ilerlemesini izlemesine veya sürekli olarak kriterleri karşılayıp karşılamadıklarını görmesine olanak tanır. Bu, bir çalışanın terfi veya daha yüksek tazminat için uygunluğunu etkileyecektir, bu nedenle elinizin altında olması iyidir.

Yöneticiler tarafından sorulacak soruların şablonlarını geliştirin ve doldurulmuş formların gelecekteki performans incelemelerinde tekrar başvurulmak üzere kaydedilip saklandığından emin olunmalıdır. 

4. Zor incelemeler sırasında mevcut kalın

Benzer şekilde, bir performans incelemesinin sorunlu olabileceğine inanmak için bir neden varsa - iş kalitesi yerine davranışsal bir soruna odaklanıyorsa - o toplantıya katılmak isteyeceksiniz. Şirket yasal olarak korunmak istiyor ve siz de çalışan ile işveren arasında arabulucu olarak hareket edebilecek ve potansiyel olarak gerilimi ortadan kaldırabileceksiniz.

5. Önemli endişeleri gidermek için takip planlayın

Performans incelemelerinden hassas veya ilgili bilgiler çıkabilir. Örneğin, bazı çalışanların büyük bir hoşnutsuzluk veya tükenmişlik yaşadığını veya bir ekipte başarıya ulaşmasını engelleyen bir şeyler olduğunu öğrenebilirsiniz. İnsan Kaynakları'nın, bu tür durumlarla başa çıkmada yöneticilere yardımcı olmak ve çalışanlarla ek takip konuşmaları sağlamak için adım atması gerekebilir. 

İnsan Kaynakları, performans incelemelerinde yöneticilere nasıl yardımcı olabilir?

• Toplantıların nasıl yürütüleceği konusunda işverenlere koçluk yapılması. İşverenler kendi alanlarında uzman olabilir, ancak bu onların mutlaka bir performans incelemesi yapmayı bildikleri anlamına gelmez. Bu toplantıların sorunsuz geçmesi için ne yapmaları gerektiğini tam olarak açıklayın.
• İşverenlerin potansiyel yasal sorunlardan haberdar olmasını sağlanması. İnsan Kaynakları'nın ana hedeflerinden biri şirketi ve çalışanlarını korumaktır. Bu, yöneticilerin bir sohbette sahip olmayı planlayabilecekleri olası yasal kırmızı bayrakları işaretlemek ve onları bundan uzaklaştırmak isteyeceğiniz anlamına gelir.
• Yapıcı geri bildirim verme konusunda eğitim verilmesi. Benzer şekilde, yapıcı geri bildirimin ne olduğu her zaman açık değildir. Hangi tavsiyenin çalışanlara gerçekten yardımcı olduğunu ve nasıl iletilmesi gerektiğini tartışılmalıdır. Örneğin, sert sözler, küçümseyen bir üslup ve nasıl iyileştirileceğine dair rehberlik eksikliği, bir çalışanın motivasyonunu düşürür.
• Yöneticilerin çalışanlarla hedefler belirlemesine yardımcı olunması. İşverenlerin önümüzdeki yıl çalışanlarından ne görmek istediklerini gözden geçirin ve ardından bunu gerçekleştirmek için nelerin gerektiği üzerinde çalışın. Bu şekilde, çalışanlarınıza iletilecek doğru hedefleri formüle etmenize yardımcı olabilirsiniz.
• Performans gözden geçirme sürecinin kendisinin nasıl gittiği hakkında geri bildirim istenmesi. Bildiğimiz gibi, herkesin geri bildirime ihtiyacı vardır. İnsan Kaynakları da bundan muaf değildir. Yöneticilere ve çalışanlara süreç hakkında ne düşündüklerini ve herhangi bir şeyi değiştirip değiştirmeyeceklerini sorulmalıdır.. Basit bir e-posta anketi bile yapabilirsiniz. Bu, bir sonraki performans incelemelerinde ince ayar yapmak için neye ihtiyacınız olduğunu belirlemenize olanak tanır.

Bazı önemli çıkarımlar

• Performans incelemeleri herkesin yararınadır. Şirketin sorunsuz çalışmasını, çalışanların mutlu ve motive olmasını ve terfi ve daha yüksek ücretlere giden yolların bildirilmesini sağlamak çok önemlidir.
• İnsan Kaynakları yöneticileri, performans gözden geçirme sürecinde çok önemli bir rol oynamaktadır. Bir performans incelemesi, öncelikle bir yönetici ve ast arasında gerçekleşebilir, ancak süreci denetlemek ve etkili bir şekilde yürütüldüğünden emin olmak İnsan Kaynakları yöneticilerine bağlıdır.
• Sorduğunuz çalışan inceleme soruları, ne tür bir inceleme olduğuna bağlı olarak ayarlanmalıdır. Her performans incelemesi birbirine benzemez, dolayısıyla bu şekilde ele alınmamalıdır. Soruları deneyime göre uyarlayın, böylece en uygun bilgileri alırsınız. 
• Performans gözden geçirme sorularının nihai hedefinin ne olduğunu unutmayın. Nihayetinde, yöneticilerin, çalışanların kendilerini daha mutlu hissetmelerini ve ellerinden gelenin en iyisini yapmalarını sağlayacak performans incelemeleri yürüttüğünden emin olmak istersiniz. Bu, işverenlerin, bunu gerçekleştirmenin yollarını belirlemek ve herhangi bir sorunu ortadan kaldırmak için işçilere doğru türde sorular sorması gerektiği anlamına gelir.