Listende Ne Var?

Hangi işi ne zaman yapman gerektiği konusunda problem yaşıyorsan listeleme yapmanı öneririm. Yapman gereken işleri unutuyorsan, yine listeleme yapmalısın. Listeleme yaparak işlerin tamamını bir anda görebilir ve kolaylıkla önceliklendirme yapabilirsin. Böylelikle kişisel kaynaklarını ve şirketin sana sağladıklarını en etkili biçimde kullanırsın.

Yalnız bir konuda uyarı yapmam gerekiyor. Önceliklendirme yapabilmek için listelemeyi kullanabilirsin ancak işlerin takibini takviminden yap. Çünkü sadece önceliklendirilmiş; zamandan bağımsız bir liste, performansını ölçümlemeye yetmez; seni A noktasından B noktasına götürebilir ama bu yolculuk aylarca sürebilir.

Bu listeleme ve önceliklendirme işlemini her günün sonunda bir sonraki gün için yapabileceğin gibi, sabah işe gitmeden de yapabilirsin. Benim önerim sabah rutinine yerleştirmen olur. En kötü ihtimalle masana oturur oturmaz yapmalısın. Elindeki işlerin tamamını kağıda dök. Örneğin 30 adet iş çıktı. Bu listelerin az ve öz maddeler içermesi faydalıdır çünkü istatistiklere göre yapılacaklar listelerindeki işlerin % 41’i asla yapılmıyor. Bu 30 iş arasından en öncelikli 5 tanesini 1’den başlayarak 5’e kadar numaralandır ve 5’ten sonra devam etme. İşte bugün yapman gereken işler bu 5 tane iştir.

1 numara en mühim iştir. Gün içinde her ne olursa olsun, 1 numaralı işi tamamlaman lazım.

Yani filtreleme işlemi şu şekilde oluyor:

Yapmam gereken işler (30) > Bugün yapmam gereken işler (5) > En mühim iş (1)

En mühim iş her koşulda, bugün yapman gereken işler de büyük aksilikler olmazsa gün içinde bitirilmelidir.

Bunu her gün yaptığında, her gün aşırı önemli bir iş ve çok önemli dört işi halledebileceksin. Bir iki hafta dişini sıkıp uygularsan faydalarını görecek ve ömür boyu uygulayacaksın. Zaten başarılı insanların kısa listeleri olur. Her gün 5 mühim işi bitirirsen bu, yılda 1300’den fazla mühim iş anlamına geliyor. Yapabileceklerini, ulaşacağın hedefleri bir düşün!

Listeleme yaparken harfle önceliklendirme yöntemini de kullanabilirsin. Bu yönteme göre önce bir kağıda yapman gereken tüm işleri yaz. Sonra bunlardan en önemlilerinin başına A harfini, ikincil öneme haiz olanların başına B harfini, diğerlerine de önem sıralamasına göre C ve D harflerini yerleştir. Aynı harfe sahip işlerin kendi içindeki önceliğini belirlemek için de harfin yanına 1 (en önemli)’den başlayarak sayıları yerleştir. Bu listede A1 işi bitmeden A2’ye geçmemelisin. Sıralama şu şekildedir:

A1 > A2 > A3 > A4 > A5 (Bu işleri gün içinde, yetişmezse de iki gün içinde bitirmelisin.)

B1 > B2 > B3 > B4 > B5 (Bu işleri bir hafta içinde bitirmelisin; delege edebildiklerini delege et.)

C1 > C2 > C3 > C4 > C5 (Bu işleri başkalarına delege edebilirsin. İlla senin yapman gerekiyorsa da iki hafta içinde tamamlayabilirsin.)

D1 > D2 > D3 > D4 > D5 (Bu işler önemsizdir, bunlar için bir dakika bile harcama, hatta bu işleri direkt unut gitsin.)

Yapılacaklar listesi için uygulama marketlerinde pek çok ücretsiz ve kullanışlı uygulama mevcut. Bunlardan Trello, Todoist ve To Do List’i veya birçok telefonun içinde gelen kendi liste uygulamasını deneyebilirsin. Benim kişisel tercihim ekip halinde de kullanılabilen ve arayüzü gayet basit olan Trello’dur.

Yine işlerin takibi için Kanban sistemi de kullanılıyor. Kanban sistemini Bosch’ta çalışırken üretimde ve bakımda sıkça deneyimledim. Kanban yalın üretim sistemlerinde hatların kendi kendisini yönetmesini sağlamak, stoğu, karmaşıklığı ve israfı azaltmak için uygulanan bir metottur. Son yıllarda ise ağırlıklı olarak dijital projelerde, Agile (çevik) proje yönetiminde kanban sistemi Scrum, Crystal ve eXtreme Programming (XP) gibi yeni nesil proje yönetim araçlarıyla beraber uygulanıyor. Benim gibi bir sürü insan ise kişisel ve ekip iş takibinde kabanı yapılacak, yapılmakta olan ve yapılmış işler şeklinde sınıflandırma ile yaparak kullanıyor. Özellikle yazılım geliştirme projelerinde test edilen işler için de bir kutu bulunmaktadır. Burada her bir kategori için belirli kotalar konularak listenin işler olması gözetiliyor. Aşağıda son yılların popüler proje yönetim araçlarını içeren Agile Şemsiyesi'ni görüyorsunuz.

Kişisel iş planlamasında kanbanı kullanacaksan öncelikle zaman aralığını belirlemen gerekiyor. Günlük, 3 günlük veya haftalık gibi kanban süreleri belirleyebilirsin. Haftalık ile devam edelim. Bu sürede aynı anda yapabileceğin iş sayısı “yapılmakta olan işler kutusunun kapasitesini” belirleyecektir. Diyelim ki 5 iş. Defterine veya tahtaya ortada 5 kutu olacak şekilde sağı ve solu boş bir kanban şeması çizebilirsin. Sol kısma yapılacak işler, sağ kısma ise yapılmış işler gelecektir. Kanban çekme ilkesi ile çalıştırılır. Yani orta sola doğru akış olması gerekir. Yapılmış işlere 1 iş kaydığında, yani 1 iş tamamlandığında yapılmakta olan kısmında 1 kutu boşalır ve sağ bölümden 1 iş orta kısma geçer. Kanban bu şekilde işleyen, sürekli çalışan bir yöntemdir. Aynı anda 5 iş yapamıyorsanız sayıyı düşürerek devam edebilirsiniz. Kanbanı kişisel iş planlamanızda uygulayarak yapılmış işlerle sağladığınız motivasyonu çekme sisteminin temel enerjisi olarak kullanabilirsiniz. Bu enerji geliştirilebilir bir enerjidir ve git gide daha fazla işi daha kısa sürede halletmenizi sağlar. Aşağıdaki gibi basit bir pano ile bile kanbanı kişisel ve kurumsal üretkenliğinizi artıracak bir araç olarak değerlendirebilirsiniz.

Ben kendi uyguladığım ve tavsiye ettiğim metotlara değindim; seni daha üretken yapan farklı yöntemlerin varsa hiç bozmadan devam edebilirsin. Sonraki yazımda iş rutinine giriş yapacağım ve daha verimli çalışmak için bizim ve kurumların yapması gerekenlere değineceğim.

Görseller: Cathryn Lavery & Glenn Carstens-Peters / Unsplash - Hans Bruins & UMass Blogs