El CFO y la Tecnología de la Información

El CFO a veces supervisa la función de tecnología de la información (TI). Incluso si no lo hace, el CFO debe interesarse en esta área debido que los proyectos de tecnología requieren una inversión de capital considerable.

Dos conceptos con alto costo en las organizaciones son los gastos asociados al personal y a las inversiones que se realizan en el área de tecnología de la información (TI).  Dado que las inversiones en tecnología son relevantes el CFO estará interesado en analizar  estas inversiones y buscar formas de reducir y hacer eficiente la gestión del costo sin perder la calidad y eficiencia de los servicios o productos que presta la organización.

Las inversiones en tecnología son la consolidación de diferentes conceptos como: la arquitectura de servidores, las licencias de software, suscripciones,  capacitaciones, el soporte técnico, mantenimiento y la consultoría. Todo aplicativo que haya sido implementado en la organización tendrá algunos de estos conceptos.

Algunas preguntas que el CFO puede realizarse es si todos los aplicativos están en uso, si hay obsoletos o si existe redundancia de aplicaciones.  Estas preguntas se pueden resolver cuando el CFO trabaja en conjunto con el CIO.  Además de los costos fijos, el CFO querrá tener un estimado de los costos de los procesos relacionados a la gestión interna de estos aplicativos.  El costo de estos procesos internos puede determinarse por medio de metodologías como ABC.

El análisis de las aplicaciones devolverá herramientas que están instaladas, pero que pocas o raras veces se utilizan.  En otras palabras, son un costo innecesario  que solo extraen dinero sin haber beneficio adicional.   Otro tipo de aplicaciones que también puede interesar  al CFO son aquellas que han sido desarrolladas dentro de la organización, pero que al conocer el costo de la gestión interna podría ser mayor que adquirir una empaquetada.

Para gestionar estos temas,  Steven Bragg en su libro «The New CFO Leadership Manual»  nos habla de diferentes estrategias que un CFO podrá considerar. Entre estas están:

1. Utilice componentes que puedan escalarse: cuando se tenga previsto un crecimiento relevante, se debe considerar que los sistemas tengan la capacidad de crecer al mismo ritmo para evitar la obsolescencia y requerir nuevas implementaciones.
2. Utilice estándares «abiertos»: en la medida de lo posible el CFO debe evitar los sistemas propietarios ya que estos tienden a ser más costosos. Las soluciones propietarias tienden a ser más costosas a lo largo del tiempo y muchas veces existen pocos proveedores que los soporten.  Dado que la adquisición de aplicaciones tiende a ser a largo plazo, esta decisión debe analizarse de acuerdo con los objetivos de la organización.
3. Utilice la misma arquitectura el mayor tiempo posible: sin importar la recomendación anterior, el CFO se enfrenta al reto de mantener los costos bajos. Una forma de hacerlo es forzar que el área de tecnología emplee la misma arquitectura que posee en la actualidad durante el mayor tiempo posible. Cada cambio de arquitecturas conlleva una serie de gastos nuevos que van desde la arquitectura en sí, curva de aprendizaje, entre otros.
4. Utilice software empaquetado: en ocasiones las empresas prefieren desarrollar las aplicaciones de forma interna. A menos que no exista un software en el mercado, el CFO puede fomentar  buscar la adquisición de aplicaciones empaquetadas que ya estén probadas para las necesidades del negocio.
5. Utilice pocos proveedores de tecnología: los proveedores de tecnología tienden a culpar las fallas a otros proveedores. La solución a esto es concentrarse, en la medida de lo posible, en pocos proveedores de tecnología.

El uso de estas sugerencias dependerá de la estrategia de cada empresa, no obstante, es importante recordar que un buen equilibrio entre la gestión de costos y la calidad de los servicios es vital. La estrategia correcta en la gestión de los costos TI permite no solo tener el control de los costos, sino también de enfocarse en los sistemas que estén alineados con la estrategia organizacional para dar un buen servicio a sus clientes.

 Fuente:

Bragg, S. M. (2010). The New CFO Financial Leadership Manual. John Wiley & Sons