´Estimado Gerente, está celebrando demasiadas reuniones´

Si hay algo que la mayoría coincide en muchas empresas, es considerar a las reuniones como tediosas e improductivas. Los motivos son variados pero coincidentes.

 Algunos de los motivos son:

• Se alargan demasiado. 
• Esperar a los que entran tarde
• Se habla demasiado y no se escucha lo suficiente.
• Invitar a demasiadas personas
• No tener agenda firme o permitir que otros se salgan del tema.
• Sentirse aburrido o no comprometido.

La investigación aludida fue a 76 empresas y muestra que alrededor del 70% de todas las reuniones impiden que los empleados trabajen y completen todas sus tareas y la ineficacia que produce perder tiempo, influye negativamente en el bienestar psicológico, físico y mental.

Lo interesante del trabajo es que encontraron que los gerentes recién ascendidos celebran un 29 % más de reuniones que sus colegas más experimentados. Indudablemente desde el momento que las compañías fomentaron el trabajo remoto, las reuniones aumentaron la frecuencia y duración.

Una gran mayoría de los empleados consideraron que las reuniones son improductivas –por ende costosas para la empresa- y la sobre abundancia conducen a lo que los neuropsicologos denominan ´fatiga de Zoom´

De acuerdo a sugerencias realizadas a las empresas encuestadas, reduciendo las reuniones en un 40%, la productividad aumentaba un 70%. Los empleados se mostraron más empoderados y autónomos, se hicieron cargo de las tareas pendientes y responsabilizaron de ellas aumentando el grado de autosatisfacción

Los trabajadores encontraron mejores formas de conectarse a un ritmo adecuado para ellos y en algunos casos utilizando herramientas de gestión de proyectos. El riesgo de estrés disminuyó ostensiblemente mejorando el bienestar general ya que las personas se sintieron valoradas, confiables y más comprometidas

Para reducir las reuniones, como regla general, recomendaban celebrar reuniones solo cuando sea ´terminantemente´ necesario. 

Los motivos deberían ser:

• Revisar el trabajo realizado (lo que funcionó o no y por qué)
• Aclarar y validar algo (políticas, objetivos del equipo, etc.)
• Distribuir el trabajo adecuadamente entre su equipo

Es importante revisar la lista de invitados para validar si todos son realmente necesarios y hacer que la reunión sea opcional para algunas personas ya que cuanto menos importante sea el tema para su trabajo, menos comprometidos estará con el objetivo del equipo.

Hay que animar al equipo a cancelar reuniones si no se maximiza el tiempo, deben sentir que se los alienta a ello porque si no agregan valor ayudan a liberar horas de los calendarios de las personas. Esta estrategia genera lealtad hacia los gerentes; otorgar autonomía permite que las personas desarrollen su trabajo y ayuda a encontrar sentido a su trabajo.

Cuando se programe una reunión de lluvia de ideas, por ejemplo se puede usar herramientas como Mural y Google Forms para que las personas envíen sus ideas por adelantado. Después, en una reunión de seguimiento para revisarlo juntos, el tiempo se puede reducir a la mitad ya que a los empleados les ayuda a optimizar su propio tiempo y mejorar las ideas en persona.

En este caso, hay otras opiniones que dicen que no es óptimo usar grupos de intercambio de ideas ya que “si tiene personas talentosas y motivadas, se les debe alentar a trabajar solos cuando la creatividad o la eficiencia son la máxima prioridad”.

Volviendo al informe, descubrieron que ´las ventajas de los períodos sin reuniones comienzan a estabilizarse después de reducir las reuniones en un 60 % y, de hecho, disminuyen más allá de eso. Pero la satisfacción, la productividad, el compromiso y la corporación disminuyen cuando las reuniones se reducen por completo, en lugar de reservar al menos un día para las reuniones´. Lo más beneficioso es reservar dos días a la semana para las reuniones

Los equipos necesitan espacio para hacer mejor su trabajo. Si entienden ´cómo encajan las reuniones en eso y dónde las reuniones agregan y no agregan valor, minimizará la necesidad de reuniones inútiles´…

En definitiva, la productividad tiene que ver con la capacidad de eliminar lo innecesario y allí está la clave; se pierde tiempo cuando hacemos algo que no necesitamos hacer. Tan simple como difícil pero no imposible

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