démocratie en gestion de projet
Rapprocher des concepts en vue d'en dégager une sagesse, voilà une définition possible d'esprit synthétique ! Est ce que la gestion de projet (plus spécifiquement l'étape de conception de projet) est démocratique ? et doit-t-elle l'être ? voici les questions qu'on abordera dans le présent article. Nous pensons qu'il y a là beaucoup à retirer comme principes pouvant guider nos organisations vers une gestion de projet plus efficace (plus capable d'avoir un impact favorable sur la mission première des organisations).
Tout projet part initialement d'une idée. Et cette idée est généralement une solution possible à un problème réel qui est vécu par les membres de l'organisation dans le cadre de la réalisation de leurs mandats. Or, toutes les étapes qui vont suivre (définition, priorisation, planification, implantation, rodage, clôture) ne feront qu'apporter une valeur méthodologique à un ensemble d'idées initiales. Autrement dit, une idée qui n'aurait pas été intégrée à la machinerie de la gestion de projet ne pourra jamais se concrétiser un jour en projet. Il convient donc de s'assurer que les mécanismes en place pour alimenter nos idées de projets soit de nature à favoriser que les meilleurs idées (comprendre les solutions les plus efficaces au regard des ressources qu'elle vont requérir) n'échapperont pas aux processus de gestion de projet. Donc, la question est de savoir où se trouvent ces meilleures idées de projets ?
Et c'est là qu'un autre mariage entre les concepts de gestion selon la philosophie Lean et les pratiques de gestion de projets peut nous offrir de belles pistes de solution. En effet,dans le Lean, ce qui est vraiment au coeur de cette philosophie de gestion, c'est l'idée que les employés qui sont sur le terrain des opérations, ceux qui vivent au quotidien les processus "coeur de métier" de l'organisation, que ceux là sont les mieux placés pour repérer les problèmes ainsi que les idées de solutions. Or, si on considère qu'un projet est par essence une idée de solution par rapport à ces mêmes problèmes opérationnels, il serait logique de considérer que les meilleurs projets ne peuvent provenir que des employés qui sont sur le terrain. il s'agira vraiment de "meilleurs" (et pas uniquement de "bons") projets parce que n'ayant pas à disposition ni budgets ni ressources, les employés auront naturellement tendance à privilégier d'abord les idées de solutions qui ne coûtent rien ou très peu à mettre en place. Et donc lorsqu'ils en viendront à proposer une idée de projet, il y aura déjà eu un "filtre" pour exclure tout ce qui aurait pu être réglé sans avoir à recourir aux "grands moyens" que sont les projets. Contrairement à une fonction de haute gestion qui serait à l'inverse naturellement portée à chercher de grandes solutions pour aider l'organisation. Plus encore, un projet étant un investissement dans un futur incertain, lorsqu'on travaille sur les grandes solutions, on en oublie d'adresser les petits problèmes qui font pourtant le quotidien des employés qui font vivre nos organisations.
Maintenant, comment recueillir les bonnes idées qui viennent des employés sur le terrain ? Pour être efficient, il convient d'abord de chercher dans les mécanismes de gestion déjà en place dans l'organisation, s'il en est qui peuvent servir de fournisseur d'idées de projets potentiels. Par exemple, en santé, des centaines (milliers) de salles de pilotage (stations visuelles plus précisément) ont vu le jour ces derniers mois. Or, elles sont bâties sur le principe que les employés d'une équipe identifient et les irritants qu'ils vivent au quotidien dans leur travail et des idées de solutions qu'ils vont implanter en général une à la fois et après avoir priorisé en équipe parmi l'ensemble des idées de solutions. Or, une partie de ces idées vont inévitablement tomber à l'oubli parce qu'elles auraient coûté un peu d'argent et auraient nécessité un peu plus de travail qu'une simple amélioration Lean. Et c'est justement là qu'on gaspille présentement une précieuse ressource pour aller chercher les "meilleures idées" de projets pour nos organisations. Un mécanisme de collecte et de traitement de ces idées issues des multiples stations visuelles permettrait pourtant d'apporter une solution justement pas si coûteuse et pourtant potentiellement terriblement efficace pour nous assurer qu'on n'échappe pas comme organisations nos meilleures idées de projets...
à poursuivre...