Stop à la confusion ! L'Office Manager n'est pas une Assistante de Direction

La fonction d''office manager est bien distincte du pur assistanat, car même si les entreprises ont légion de définir ce poste ainsi, et d'offrir le statut et la rémunération équivalente à l'Assistante de Direction, ce poste n'est pas le même que l'assistante de direction et requiert plus de qualifications.

Malheureusement les entreprises Françaises font souvent cohabiter cette fonction avec celle de l'assistante de direction mais le vrai portrait de l'Office manager est celui de représenter l'entreprise dans son intégralité bien plus que de représenter et être au service de son dirigeant, Cette différence est fondamentale.

L’Office Manager est la fonction qui garantit la bonne marche de l’entreprise, assure la gestion des opérations et des processus administratifs tout en combinant réflexion et créativité afin de garantir une amélioration continue. L'office Manager à souvent des aptitudes linguistiques, organisationnelles et de gestion de projets ainsi que des connaissances permettant le respect de la conformité réglementaire de la fiscalité, du droit du travail et du commerce international.

S'il doit exister un rapport de hiérarchie entre l'office Manager et l'assistante de direction, il est en faveur de l'Office Manager qui est souvent un cadre de l'entreprise, même si la tendance Française est de rabaisser au rang d'agent de maîtrise.

Voici le vrai portrait de l'office Manager et des pré-requis de cette fonction :

Comptabilité (30%)

• enregistrement et contrôle des pièces comptables
• rapprochement bancaire des transactions dans ERP.
• Suivi des règlements des factures clients/fournisseurs.
• edition, codification et vérification des factures de ventes
• relances amiable
• Participation à l'élaboration de process internes pour optimiser le suivi de l’activité.

Ressources humaines (30%)

• Élaboration et suivi des contrats de travail et des documents afférents (mise à jour des dossiers des salariés adresse, RIB, onboarding …).
• Préparation des éléments de paie et relations cabinet comptable
• Appui au recrutement : rédaction et diffusion des annonces, tri et pré-qualification des CVs.
• évalue la charge de travail de l'équipe
• Contribution à l'élaboration de process internes, à la prévention de la santé et à la gestion des risques

Gestion/supervision Front office (30%)

• organisation des conditions d'accueil et aménagement (comptoir, showroom, EPI...)
• optimisation des moyens et de modernisation des équipements.
• accueil et accompagnement partenaires/visiteurs/clients/prestataires
• standard téléphonique et conseils
• analyse flux accueil et standard téléphonique par indicateurs
• Gestion des stocks (fournitures courantes, imprimante…).
• Coordination de l'entretien, de la maintenance et des contrats des prestataires (relation avec le bailleur, gestion de la sécurité incendie, contrats fluides, fournitures et consommables, assurance, gestion flottes véhicules, location matériels...).
• Animation de la communication interne, mise en ligne d'informations
• Gestion du courrier et classement.

Assistanat de direction (partie infime de sa fonction) 10%

• Appui au dirigeant sur divers sujets administratifs et de traduction de document
• Organisation d'évènements, planification de l’équipe (réservation hôtels, salles, déplacements)

L'Office Manager a souvent le profil suivant :

• aime travailler en autonomie et avoir des responsabilités : a une forte appétence pour sa liberté d'initier et de conduire des projets, avec le soutien de l'équipe.
• est très engagé dans la RSE : Participe activement dans une entreprise qui place la Responsabilité Sociétale et Environnementale au cœur de son activité.
• est un passionné par son métier car c'est une fonction qui nécessite une grande polyvalence et développe la créativité afin de proposer des solutions d'améliorations.

Alors qu'on ne s'y méprenne pas

une description d'office Manager qui rattache à 60% au comité directeur, requiert du chiffrage de devis, de la gestion de budgets, de la frappe de comptes-rendus de réunions, de la gestion d'agendas et déplacements de dirigeant, de la mise en forme de documents, notes et courriers est un poste d'assistante de Direction pur. Ce dernier poste, selon moi, n'a pas grand rapport avec l'office manager, puisque les taches y sont majoritairement administratives et souvent plus routinières. les délais et exigences sont également plus stricts du fait de sa subordination plus étroite avec la direction, le poste offre moins d'autonomie, et a une perspective d'évolution limitée.

Tandis que L'office Manager est au coeur de l'action, a cette capacité de s'adapter aux changements. le poste encourage l'initiative d'intelligence collective et favorise le leadership. L'office Manager a une vue d'ensemble du fonctionnement interne de l'entreprise puisqu'il est sur le terrain ainsi le poste d'Office Manager participe activement a ce pilotage du personnel, des procédures, de la culture ..nécessaire dans le processus de décision des opérationnels de l'entreprise.

S.VITEL