Optimiser le sourcing transport : Gagner 1 à 2 mois de délai et faire jusqu’à 10% d’économies sur vos AO complexes avec un outil d'aide à la décision

Le sourcing (ou achats transport) est une problématique dont la complexité analytique et la combinatoire sont souvent négligées. Selon la taille de l’entreprise, plusieurs appels d’offres par an peuvent être lancés, répartis entre plusieurs points de chargements, business units, pays ou zones géographiques. Des équipes achats dédiées s’occupent de rédiger l’appel d’offres, de dépouiller les réponses, négocier les tarifs et choisir le (ou les) bon(s) prestataire(s).

Les entreprises limitent souvent le nombre de transporteurs et le périmètre de l'appel d'offres, la plupart du temps pour des contraintes métier et opérationnelles, mais, dans certains cas, c’est plutôt à cause de la complexité et du temps du dépouillement trop long. Or, cette limitation « humaine » peut ne plus devenir une contrainte mais plutôt un excellent levier d’optimisation si on dispose des outils adéquats : faire des appels d’offres plus larges avec plusieurs transporteurs interrogés pour une même ligne, profiter des synergies de volumes en mutualisant plusieurs zone géographiques, pays, business units et même sociétés partenaires, devient possible.

Étapes classiques d’un appel d’offres transport

La qualité des données : le meilleur garant du succès de votre appel d’offres

On ne le martèlera jamais assez : la qualité des données et l’information qu’elles recèlent est un élément majeur dans un process de sourcing et souvent une phase très consommatrice de temps et d'énergie, redondante, parfois sans réelle valeur ajoutée et, pour chapeauter le tout, soyons francs, « très ennuyeuse » : vous allez à chaque appel d'offres « devoir » vérifier que vos lignes ont toutes été cotées, que les transporteurs n'ont pas mis de valeurs aberrantes dans leurs réponses ou tout simplement répondu à côté… La liste est encore longue : format des cellules, texte dans les cellules numériques, des espaces qui n’ont rien à faire là… bref on se comprend.

Autre point crucial et souvent négligé, l’analyse de vos propres flux pour la rédaction du cahier des charges : mes flux sont-ils saisonniers ? Quelle période de référence communiquer aux transporteurs ? Quel périmètre ? Dois-je prendre une marge de sécurité ? Mon plan de transport contient-il des incohérences ?… Plus on donne d’informations dans le cahier des charges, plus le transporteur se prémunira des risques en gonflant les cotations.

Cette phase peut être en grande partie automatisable et évolutive moyennant des systèmes de règles simples et en se greffant au plus tôt dans votre processus : au moment où vous recevez les réponses, un certain nombre de vérifications classiques, définies avec vous, pourront être corrigées de manière automatique. Pour les cas requérant une intervention humaine (côté chargeur ou transporteur), des rapports d’erreurs automatiques peuvent être envoyés aux parties concernées. La visualisation intelligente des données est aussi un aspect important, une carte interactive vaut mieux qu’un tableau. Aussi, les indicateurs pouvant aider à la compréhension des appels d’offres et des réponses sont paramétrés conjointement. C’est par la suite qu'on peut sereinement passer à la phase d'optimisation et d'aide à la décision.

Le casse-tête des contraintes contractuelles et stratégiques

C.A. ou volume min/max par transporteur pour éviter la dépendance, nombre minimum de transporteurs pour une liaison, variation du taux de recours par transporteur et par site pour se prémunir des risques, capacités de vos points de chargement, respect des délais de livraison, contraintes de couverture géographique ou commerciale… Une fois de plus, la liste est longue d’autant que ces contraintes sont la plupart du temps conflictuelles.

Ces contraintes sont rarement prises en compte en amont (elles sont pourtant bien identifiées) et nécessitent des vérifications et plusieurs itérations pour les satisfaire. Pourquoi perdre du temps et de l’énergie à veiller manuellement au respect des contraintes alors qu'un outil basé sur les mathématiques décisionnelles peut les prendre en compte en amont et assurer que la solution proposée - au-delà de l'aspect optimal - respecte toutes les contraintes exprimées ?

Coût ? Qualité ? Ou Délai ?

Nous n'avons jusqu’ici pas évoqué les critères non économiques d'un appel d'offres qui sont en réalité l'un des sujets centraux du sourcing transport : santé financière, fiabilité, flexibilité, réactivité, innovation, couverture géographique, service client, dépendances, délais, éthique, respect de l’environnement, état de la flotte…

En effet, on préférera parfois payer plus cher pour garantir la livraison de son client en temps et en heure.

Selon les secteurs, le poids des critères non économiques pèse jusqu'à 75% de la note finale attribuée à un transporteur (25% pour le coût).

Exemple de tableau de notation d’un transporteur

Une grande majorité des entreprises utilise la notion de poids des critères et des notes pour évaluer la qualité des réponses et faire leur classement, chaque critère pouvant être global (ex : santé financière du transporteur) ou par liaison (ex : réactivité dans la région).

Nous pouvons enrichir cette approche par des notes veto pour certains critères (ex : si délai supérieur à X jours, le transporteur n'est pas retenu pour la suite), des systèmes de notation mieux adaptés (rajout de l'indifférence entre deux situations, plusieurs stratégies de notation) et l’utilisation de la simulation pour faire varier les paramètres et en mesurer l'impact : que se passe-t-il si je fais varier ma pondération ? A partir de quel poids sur tel critère un transporteur devient-il plus intéressant qu'un autre?

Représentation simple des réponses pour un client sur deux critères (coût et technique) : les transporteurs en rouge sont exclus car moins bons qu’un autre transporteur sur les deux critères à la fois. Les transporteurs verts sont donc à privilégier et le choix sera fait selon les poids de ces deux critères.

Plus qu’un outil d’aide à la décision : l’opportunité d’unifier, standardiser et sécuriser les réponses aux appels d’offres

Comme nous venons de le voir, l’outil fournit la solution optimale, offre l’opportunité de faire appel à plusieurs transporteurs, et permet de profiter des synergies de son réseau et de se focaliser sur les négociations. Mais l’outil doit également permettre de mettre un place un processus unifié dans le service achats.

Attardons-nous un peu sur ce point, l'une des difficultés des services achats est de mettre en place un processus commun facilement transférable dans les directions et les filiales. Un responsable achats transport a fait part de son constat : « Avec la complexification des appels d’offres, il est aujourd'hui très difficile de savoir recruter des acheteurs ; dois-je privilégier les compétences en achats et négociations pures ou bien les compétences analytiques » ? Il va plus loin : « quand je donne le même appel d'offres à 2 acheteurs différents, outre le temps de travail, j'aurais des dépouillements et des réponses différentes ! »

L’outil doit impérativement s’accompagner d’un process d’appel d’offres standardisé :

1. Analyse des flux (actuels et futurs) pour mieux qualifier le cahier des charges
2. Création d’un template type (coûts et critères techniques) d’appels d’offres
3. Aide à la notation et au ranking des transporteurs en se basant sur les historiques
4. Nettoyage et rapport automatique d’erreurs et d’incohérences des réponses des transporteurs
5. Optimisation de l’appel d’offres et aide à la décision avec des KPI sur mesure et de la simulation
6. Aide à la négociation avec les transporteurs (1ème tour) sur la base d’exemples chiffrés
7. Réinjection des propositions dans le modèle et ré-optimisation
8. Aide au choix final du transporteur à l’issue du 2ème tour
9. Rédaction automatique des contrats
10. Constitution d’une base de référentiel transporteur

Une fois ce processus rodé, il sera plus facile de transférer des dossiers entre acheteurs et de faire monter rapidement en compétences les nouveaux. De plus, ce process permet un gain de temps important lors des dépouillements et de se focaliser sur le cœur de métier des acheteurs.

Pour résumer, faire appel à un outil basé sur des mathématiques décisionnelles permet :

-       Un gain économique direct : 10%

-       Un gain de temps : 1 à 2 mois selon les appels d’offres

-       Une amélioration qualitative technique directe

-       Une meilleure et plus saine négociation avec les prestataires

-       Une montée en compétences standardisée et rapide des acheteurs

-       Une augmentation de la fréquence des appels d’offres transport

EURODECISION : 30 ans de mathématiques décisionnelles et d’intelligence artificielle

Combinant une expertise en algorithmes mathématiques à un savoir-faire métier reconnu, EURODECISION propose des solutions sur mesure, en particulier en optimisation de la supply chain. Pour réaliser leurs missions, nos équipes s’appuient sur 30 ans d’expertise en modèles d’optimisation du transport qui font l’objet d’une R&D constante.

Notre plateforme full web SCOP (Supply Chain Optimization Plateform) ne se substitue pas à un progiciel de e-sourcing : au contraire, elle s'alimente en données des réponses des transporteurs. Elle permet de booster et d'optimiser les appels d’offres en se basant sur des algorithmes d'optimisation extrêmement puissants. Disponible en mode SaaS, la plateforme full web SCOP constitue une solution complète et sur mesure permettant d’optimiser plusieurs problématiques métier, du stratégique à l’opérationnel : network design, sourcing, forecast, capacity planning, plan de transport, tournées. Elle est couplée à des outils de cartographie, de business intelligence, de gestion des scénarios et de data management.

-       Mohamed LONGOU est ingénieur de l’USTHB et titulaire du Master en Aide à la Décision de Paris Dauphine (MODO). Il est Responsable du Pôle Conseil Supply Chain d’EURODECISION. Mohamed a participé à de nombreux projets d’optimisation et de transformation de la supply chain. Il effectue régulièrement des interventions à Paris Dauphine.

-       Philippe MENERET est ingénieur diplômé de l’École des Mines de Paris. Il est Consultant en Optimisation Supply Chain chez EURODECISION. Philippe a contribué à de nombreux projets d'optimisation transport (sourcing, plan de transport, network design, tournées, reverse logistics...).