Como avaliar o que podemos robotizar em nossos processos?

Quando conhecemos as oportunidades de se ter um robô automatizando nossos processos, vem a dúvida: podemos automatizar o quê? Para esta pergunta, a resposta correta seria a de um bom advogado: Depende! Em teoria, todos processos com integração de dados tem potencial de automatização - podem ser os BPA (Business Process Automation) ou seja: automatizar, mapear seus processos e automatizá-los, como um ERP, um CRM, um BI etc; mas podem ser a evolução de tudo isso, pois mesmo um ERP ou um BI precisam ser alimentados de dados para estes se tornarem informação, e neste sentido, a robotização vem de encontro com esta necessidade, auxiliando a geração e a alimentação dos dados, para uma eficiente informação e uma consequente segura tomada de decisão.

Um processo para ser robotizado, precisa ser mapeado, mas para ser efetivo, seja do ponto de vista financeiro, seja do ponto de vista prático, como sugestão, ele trata:

• Altos volumes de dados (repetitiva a sua forma de extração/ tratamento/ destinação);
• Baixa taxa de exceção (quero dizer, sempre da mesma forma, sem muitas alterações de parametrização;
• Baixo valor agregado à operação (a informação deve ser rica - não a forma de extração/ processamento; exemplo: extrair Notas Fiscais de um site, fazer o cadastro de produtos num ERP);

Se atende estes requisitos, certamente a robotização será benéfica e vantajosa ao seu processo.

E mesmo quando não se tem altos volumes, mas tem a atividade repetitiva, e sem valor agregado, também é uma boa colocar o robô. Um exemplo? Enviar email diário de uma posição bancária - tem que: a) entrar no banco, b) acessar a conta, c) definir parâmetro de datas, d) executar, e) baixar extrato, f) consolidar o valor e g) enviar a mensagem com o resultado - ações simples, com baixo volume (neste caso seria de apenas uma conta), mas é diário, e que não agrega valor (imagine fazer isso com cinco, dez contas diariamente), também pode ser robotizado! Olha que simples fazer a programação do robô para fazer isso pela madrugada, e quando chegar pela manhã, aquela ação da sua agenda já estará feita, e todos interessados já comunicados pelo mail do robô!

E quando falamos da taxa de exceção, devemos considerar dentro do seu processo, o que significa a exceção: Notas Fiscais que emitidas de várias cidades, com lay outs diferentes podem não seu uma exceção (pois foram parametrizadas que para cada entrada diferente, uma tratativa diferente), mas uma nota fiscal que falta um dado (como uma situação tributária, um CFOP, ou o cadastro do fornecedor atualizado), tudo isso pode ser verificado pelo robô como uma exceção, pois não é possível o robô continuar aquele processo daquela nota com perfeição, então ele coloca de lado aquele dado e segue para a próxima Nota Fiscal. O mesmo pode pensar como num cadastro de funcionário - tudo aquilo que o robô não consegue fazer com 100% de precisão, ele segrega, para tratativas posteriores (novo desenvolvimento para aquela situação, ou correção de algum dado).

O que podemos tirar de proveito das exceções é que podemos mensurar isso, fazendo novas melhorias nos processos anteriores ao robô, pois daí a tratativa daquelas exceções poderão ser manuais, e/ou corrigidas para que não precisem ser paradas quando forem para execução pelo robô novamente.

Desta forma, não existe limite ao que pode ser robotizado: depende apenas da vontade e necessidade da empresa, mas a certeza é uma: benefícios - seja aos processos da empresa, seja às pessoas que atuam naquela atividade, seja na redução de custo, com eliminação de erros e dando agilidade à informação!

Vamos Robotizar?