Compliance - DETECÇÃO V -

Nesta série de artigos, estou tratando da importância do canal de denúncias como um dos instrumentos de detecção, e dos pilares que o sustentam de forma efetiva. O primeiro pilar de sustentação deste canal, tema do meu artigo anterior, é a sua credibilidade no que diz respeito ao sigilo das informações e a preservação do anonimato do denunciante. Sem esta condição básica, simplesmente não haverá denúncias, pelo menos, nada que seja muito relevante.

O segundo pilar, assunto desta breve reflexão, diz respeito à tratativa séria, disciplinada e obstinada de qualquer denúncia – ênfase – de qualquer denúncia. É natural que as pessoas esperem por algum desdobramento quando fazem uma denúncia. Anseiam pelo esclarecimento ou solução de uma situação que, aos seus olhos, não está correta e precisa de uma intervenção. Se nada acontece, além da frustração e desmotivação, estas pessoas ainda formarão fileiras com os céticos e críticos do canal. Portanto, o cuidado da organização deve ser tal que, por mais absurda que uma denúncia possa parecer, ela seja levada a sério, investigada de forma exaustiva, até que todas as suspeitas sejam verificadas, até que se chegue a alguma conclusão com a melhor fundamentação possível e as medidas necessárias sejam tomadas.

Aí está um desafio de alta complexidade e de difícil execução. Realizar o trabalho investigativo de forma imparcial, sigilosa, discreta e ainda correr atrás de fatos e evidências para comprovação da denúncia feita, não é coisa para amadores. Durante o andamento do processo, as ações necessárias devem ser conduzidas sem produzir fumaça até que tudo seja concluído e fique claramente evidenciado se havia ou não fogo naquela denúncia. Uma denúncia procedente, que poderia produzir ótimos resultados para uma organização, pode se perder em meio à fumaça gerada numa investigação mal conduzida e terminar em nada.

Duas áreas obrigatórias na condução de uma investigação são a Auditoria Interna e o Departamento Jurídico. A primeira por possuir as competências necessárias para verificar processos, sistemas e registros, além da imprescindível experiência em abordar testemunhas e envolvidos. A segunda, para impedir que ações tomadas ao longo do processo investigativo saiam da mais estrita legalidade e acabem por invalidar provas essenciais para se chegar a uma conclusão. O envolvimento de outras pessoas ainda pode ser necessário, e nestes casos, a escolha deve seguir protocolos de avaliação da integridade, segurança, discrição, relevância, confiança e experiência destas pessoas.

Outro aspecto vital é a celeridade do processo investigativo, que não pode ser rápido ao ponto de deixar dúvidas e brechas para questionamentos, nem muito lento, perdendo relevância ao ponto de cair no esquecimento. Desta forma, uma avaliação prévia do teor da denúncia e de sua significância para a sustentabilidade e resultados do negócio, deve orientar a elaboração de um cronograma e definição de um deadline para a investigação. Uma vez estabelecidos, todos os recursos necessários devem ser devidamente alocados para o seu cumprimento.

No meu próximo artigo, vou tratar da crucial importância de algum tipo de feedback, sem o que, por um lado o denunciante ficará com a percepção de que nada foi feito e de que a organização não leva a sério as denúncias que recebe e, por outro, muito mais relevante, a organização perderá uma ótima oportunidade de aprendizado e amadurecimento. E isto é tudo o que não queremos!

Até lá!