Reengenharia de Processos - O que há de similar numa pequena e em uma grande empresa ?

Olá, estou experimentando uma nova maneira de repassar minhas experiências como Gestor de Suprimentos com a publicação de artigos. Acho esta uma maneira fantástica para compartilhar o conhecimento e ainda ter feedback, já que cada comentário traz mais esclarecimentos ao tema para todos nós.

E para decidir sobre o que falar, usei a dica do próprio LinkedIn sobre compartilhar nossas experiências profissionais. Hoje eu vim dividir com vocês minhas experiências em #Reengenharia de processos. A evolução que vem ocorrendo nos últimos anos com a chegada de softwares cada vez mais adaptáveis, além da própria dinâmica de compra globalizada, faz com que existam novas possibilidades e novas estratégias que devem ser pensadas pelas empresas para otimizar seus processos.

Trago 2 experiências bem distintas em redesenho de processos, sendo a primeira em empresa multinacional na criação de um time de compras mundial, e outra com a mudança em uma empresa familiar.

Uma é uma mudança radical (revolução?) e a outra uma evolução. As 2 formas de ação são complexas, mas dividem boas semelhanças também, e com um approach focado consegue-se otimizar ambas.

 Na primeira empresa, como coordenador de compras, em função de um modelo de negócios com estrutura globalizada, houve a necessidade de criar pontos de expertise de commodities/produtos em alguns locais do mundo onde estes eram mais consumidos. A atuação do Global Category Manager, responsável pela compra do produto para entrega em todas as fábricas do grupo, depende de dados precisos do que era comprado em todas unidades, com seus preços (convertidos para uma moeda única), fornecedores, empresas distribuidoras e a forma de uso e consumo dos materiais.

Algumas perguntas importantes era: Produtos são de uso imediato, para estoque, estratégicos, com validade de uso? Como a logística podia ser muito complexa com o fornecedor em outro continente, o uso interfere enormemente na origem do produto e nos estoques que deveriam ser mantidos.

O redesenho se iniciava com este FIM/OBJETIVO em mente para que o desenho seja correto desde o começo. Do objetivo nasce o escopo e alinham-se expectativas.  As discussões se baseavam sempre no formato “as is” e “to be”.

Não se foca em ajudar a corrigir problemas individuais que já existiam, mas em fazer algo que fosse o melhor para todos (não o ótimo para apenas um).

Todas as reuniões devem ser registradas e decisões tomadas em consenso antes de passar para os próximos tópicos. A documentação e comunicação são essenciais numa mudança de processo que afetará centenas de pessoas ao redor do mundo.

E na empresa familiar?

Como consultor de compras de um grupo com diversas empresas familiares, a reengenharia de processos teve como proposta a melhoria da eficiência da área com redução no número de pessoas e melhor qualidade no serviço. Este atingiu todos os processos em #SupplyChain, incluindo gestão de ativos, recepção de materiais, fluxo de informações financeiras e a aquisição em si.

Para a reengenharia ser bem-sucedida, diversas áreas como Finanças, Controladoria, IT e Produção tiveram que se envolver. Novamente a comunicação do que se era esperado e o que poderia ser feito foi primordial para o sucesso da empreitada. O desenho de Fluxograma do processo ajuda imensamente a identificar desvios e brechas e facilita que todos níveis de pessoas falem sobre o mesmo ponto. Transformar o processo em algo visual é perfeito para identificação de processos que não são tão claros a todos. Sim, desenho funciona mais do que mil palavras e ajuda que a gente pense melhor, independente de ser alguém da linha de produção ou o CEO da empresa!

A seleção das pessoas a participar deste redesenho foi essencial para ter toda a dinâmica do dia a dia e suas peculiaridades. Numa empresa familiar que cresceu rapidamente, todos os processos e setores eram o “bebê” de alguém e mudá-los era algo que causava receio.

Sempre haverá pessoas que não acreditam nas mudanças e em melhorias, e ter elas mais rapidamente em seu time fará com que os críticos se transformem em aliados.

Para cumprir isso, devemos saber a origem de suas preocupações e trabalhar para conseguir tê-la como seu patrocinador de mudança.

Por vezes temos que separar o joio do trigo : falhas acontecem e não são função do processo, mas de outros fatores internos como políticas de estoque ou pagamento, por exemplo. A produção não ter o produto disponível no momento da necessidade passa por ter no ERP a gestão do estoque bem definida, com seu estoque mínimo, ponto de ressuprimento, tempos de aprovação e de transporte corretos, entre outras coisas. E a revisão do processo só identifica outros pontos que precisam ser ajustados e otimizados na empresa. Mira uma área e acerta em outras mais!

Por fim, independentemente do tamanho da empresa, setor de atuação ou localização geográfica, se faz necessário que as mudanças sejam incorporadas rapidamente no dia a dia das pessoas por exemplo através de KPI´s que monitorem a utilização correta, ou ajustes no ERP para que a execução seja conforme desenhado, já que o sistema deve ser capaz de se moldar e se alinhar com o novo processo.

Mas os benefícios de um sistema ERP bem integrado pode ser assunto de outro artigo...que tal?

Sobre o Autor: Fabio Frassani Alonso

Sou Especialista em Compras e Gestão de Suprimentos, e escritor de primeira viagem.

Tenho outro artigo sobre gestão de projetos. Dê sua opinião!