Management hybride : défis et solutions

Le management hybride est devenu une réalité pour beaucoup de managers, combinant présence sur site et télétravail. Ce nouveau mode de gestion d’équipe pose des défis significatifs pour les managers.

Dans cet article, nous allons explorer les différents aspects du management hybride, vous découvrirez les cinq grands défis auxquels les managers hybrides sont confrontés et des solutions pratiques pour les surmonter, afin de maintenir la performance et le bien-être de vos équipes. 

Qu'est-ce que le management hybride ?

Ce management combine plusieurs modes de travail. Il s'agit d'une approche où les unités de lieu, de temps et d'espace sont partiellement ou totalement démantelées, permettant ainsi une flexibilité accrue. Voici quelques éléments clés :

• Management à distance : Le manager n'est pas toujours en mesure de suivre directement les actions de ses collaborateurs, car ils ne sont pas présents physiquement au même endroit. Ils peuvent travailler depuis chez eux ou sur un autre site de l’entreprise ou encore dans un autre pays…
• Télétravail : Les nouvelles règles et pratiques du télétravail influencent considérablement la manière dont les équipes sont gérées. Les collaborateurs sont parfois au bureau avec vous et parfois chez eux. 
• Management hybride : Une partie de l'équipe est sur site, tandis qu'une autre est à distance. Cela implique des interactions souvent asynchrones, contrairement aux interactions synchrones plus fréquentes en présentiel.

Le travail en mode hybride devient la nouvelle normalité pour les managers, qui doivent s'y adapter. C’est évidemment plus compliqué mais c’est aussi source de belles opportunités d’optimisation en terme d’organisation d’équipe.

Chaque entreprise, chaque organisation, avec son histoire et sa culture, définit son propre modèle de management hybride. Voici quelques compétences clés à maîtriser pour être un manager hybride performant :

• Maîtrise des compétences de base du management selon le modèle des 4C dans un contexte plus complexe : Communiquer les objectifs et les règles, Contrôler et donner du feedback, Coordonner et synchroniser, et Coopérer et favoriser l'esprit d'équipe.
• Gestion des modalités de travail hybride avec de nouveaux éléments à maîtriser comme : Présentiel ou distanciel, Synchrone ou asynchrone, Choix des canaux de communication.

Être un Manager hybride c’est être un excellent Manager qui maitrise les compétences de base de management en les ayant adaptée à ce contexte nouveau. Ce Manager a réussi à faire face aux 5 grands défis du management hybride.

Les 5 grands défis du Manager hybride

Défi organisationnel

Le manager doit co-construire avec l'équipe les principes et règles de cette nouvelle collaboration. Il doit définir les activités pertinentes à faire en télétravail, en présentiel ou en mode hybride, celles que l’on doit faire ensemble et celles que l’on peut faire en asynchrone. Le manager doit également créer de nouveaux rituels pour assurer la performance de l’équipe et le bien-être de chacun.

Défi numérique

Le manager doit développer sa dextérité sur les outils numériques pour faciliter ce nouveau mode de management. Sans une bonne maîtrise des outils, le manager sera vite perdu. S'approprier ces outils, pour le manager  et son équipe, est clé pour communiquer, partager l'information et travailler en mode projet de manière la plus collaborative possible. Cette dextérité numérique dépasse largement l'usage des outils de visioconférence…

Défi managérial

Le manager doit savoir être ni trop proche ni trop distant en s'adaptant à l'autonomie de chacun de ses collaborateurs dans cette nouvelle dynamique à distance. Il doit accompagner chacun selon ses besoins et repenser les moments d'interaction avec eux. Certains, peu à l'aise avec le distanciel, nécessiteront plus d'interactions que d'autres, plus expérimentés et parfaitement à l'aise dans cette nouvelle relation à distance. 

Défi humain

Cette distance a des impacts significatifs sur les collaborateurs et peut générer des troubles réels. Ils peuvent manquer de contact humain, recevoir moins de reconnaissance, voir leurs repères devenir flous et risquer l'isolement. Tous ces facteurs peuvent accroître les risques psychosociaux, imposant au manager une vigilance accrue. Le manager doit décupler son attention au bien-être au travailde ses collaborateurs en étant particulièrement vigilant aux signaux faibles pouvant indiquer un malaise chez un collaborateur.

Défi collaboratif

Le manager doit soutenir la dynamique d'équipe mise à mal par le distanciel. Il doit créer des moments de convivialité et favoriser les interactions humainesquels que soient les moyens, en présentiel ou en distanciel. Sans cette connexion, le collaboratif et la dynamique d'équipe ont beaucoup de mal à se maintenir sur la durée.

Que faire face à une équipe hybride ?

Cet article offre une série de conseils précieux pour aborder cette transition :

1. Établir un nouveau cadre pour l'équipe : définir les règles et la charte d'équipe actualisées
2. Optimiser la communication : privilégier l’asynchrone et choisir les bons canaux de communication
3. Gérer la collaboration hybride : se concentrer sur les défis spécifiques des réunions hybrides
4. Accompagner vos collaborateurs tout en prenant soin de vous-même

1 _ Poser le nouveau cadre de l’équipe en mode hybride

Il est essentiel de définir un cadre clair pour le fonctionnement de l'équipe en mode hybride. Le cadre regroupe toutes les règles et principes de fonctionnement de l'équipe. Il permet d'atteindre deux objectifs essentiels : la performance et le bien-être au travail.

Avant les micro-ajustements pour le bon fonctionnement étaient faits tout au long de la journée. En mode hybride, il est crucial de redéfinir ce cadre avec l'équipe pour s'assurer que les règles du jeu soient bien explicites et que les marges de manœuvre de chacun soient claires. Cela offre des repères à chacun, apporte de la sécurité et réduit votre charge mentale, évitant ainsi de devoir ajuster et rappeler constamment les règles de fonctionnement de l'équipe. Rappel: les règles précisent les comportements valorisés et ceux non autorisés. Pour être pertinente, une règle doit être explicite et précise, applicable, utile, réaliste et adaptable.

> La charte d’équipe

Ces règles peuvent être précisées dans la Charte d’équipe répondant à ces questions clés :

• Organisation de la semaine et des journées de travail : Comment allons-nous organiser la semaine et les journées de travail ? Quels jours imposés au bureau ? Combien de collaborateurs doivent être présents sur site chaque jour ? Quelles sont les règles pour demander des journées de télétravail ?...
• Partage de l'information : Comment allons-nous partager l'information ? Où stocker les documents ? Quelles sont les règles de diffusion des informations urgentes (Teams, WhatsApp, SMS…) ? Quelles sont les règles d'usage des différents fils de discussion de l'équipe ?...
• Communication au sein de l'équipe : Comment communiquons-nous dans cette équipe ? Quels sont les horaires de disponibilité ? Comment gérer la disponibilité et l'indisponibilité pour se concentrer ? Les agendas doivent-ils être ouverts, partagés ou fermés ?...
• Rituels de synchronisation de l'équipe : Quels sont les rituels de synchronisation de l'équipe ? Daily meetings, réunions d'équipe hebdomadaires ou mensuelles ? Regroupements réguliers sur site pour les personnes à distance ? Comment organiser les réunions hybrides ?...

En structurant et en définissant clairement ces aspects, vous pouvez créer un cadre de travail efficace et bienveillant pour votre équipe en mode hybride.

> Comment définir ce nouveau cadre ?

Animez une réunion de rétrospective avec votre équipe et utilisez l'outil de rétrospective KISS (Keep, Improve, Start, Stop) pour définir et réajuster ce cadre. Demandez à vos collaborateurs de réfléchir à quatre points :

• Keep = ce qui fonctionne bien et qu'ils souhaitent conserver,
• Improve = ce qui pourrait être amélioré,
• Start = ce qui n'existe pas encore et pourrait être mis en place,
• Stop = et ce qui ne fonctionne pas et devrait être arrêté.

Donnez à l'équipe un temps de réflexion, puis invitez chacun à venir coller sur un tableau les différents éléments. Animez ensuite la synthèse des idées et définissez avec votre équipe un plan d'action, aboutissant à la mise en place de ce nouveau fonctionnement d’équipe, symbolisé ou pas dans une nouvelle charte d'équipe.

Et, parce que le contexte change, l’équipe change et vous-même vous changer, vous pouvez réutiliser la même méthode six mois ou un an plus tard pour ajuster les pratiques en fonction des nouveaux besoins. C’est le moyen de lancer une dynamique d’amélioration continue.

2 _ Communiquer en mode hybride

Le mode hybride vous impose de repenser au mode d'interaction et de communication au sein de votre équipe. A vous de mixez la communication synchrone et asynchrone pour améliorer l'efficacité et la qualité des échanges et de définir les bons canaux de communication selon la situation.

> Collaboration synchrone et asynchrone

Connaissez-vous la différence entre la communication synchrone et asynchrone ?

• La communication synchrone se produit lorsque vous parlez ou collaborez avec une personne en temps réel. Par exemple, un point hebdomadaire entre un manager et un collaborateur est une communication synchrone.
• En revanche, la collaboration asynchrone permet de travailler ensemble sans être connectés au même moment. Par exemple, la création d'une présentation pour un nouveau projet sur lequel plusieurs membres de l'équipe travaillent à des moments différents est une collaboration asynchrone.

Manager une équipe hybride implique souvent de favoriser davantage la collaboration asynchrone. Mais, attention, certaines interactions ne sont vraiment pas recommandés en asynchrone :

• Tout ce qui nécessite de l'authenticité et de la spontanéité se passe forcément dans une interaction en temps réel entre deux individus.
• Les situations où être ensemble apporte plus de valeur que d'être chacun dans son espace de travail, comme pour les réunions de créativité.
• Les situations où l'émotion joue un rôle important. Évitez les conversations difficiles, individuelles ou collectives, à distance, et encore plus en asynchrone. Il est important d'être présent pour gérer les émotions qui émergent.

Ce mode de travail asynchrone permet de mieux gérer votre temps et celui de l'équipe, tout en augmentant la qualité des échanges synchrones. L'objectif est de mixer efficacement les deux types de communication. Exemples :

• Préparation de réunion en asynchrone : Demander à chaque membre de préparer une réunion en asynchrone, chacun travaillant quand il le souhaite, permet de rendre la réunion elle-même beaucoup plus courte et efficace.
• Optimisation de l'agenda : Examinez votre agenda hebdomadaire, mensuel et trimestriel pour identifier les réunions longues qui pourraient être raccourcies grâce à une préparation asynchrone. Si les discussions prolongées peuvent être remplacées par des documents de suivi de projet remplis par chacun en asynchrone, vous gagnerez en efficacité.

Maîtriser l'équilibre entre communication synchrone et asynchrone est essentiel pour gérer efficacement une équipe hybride.

> Choix des canaux de communication

Pour communiquer efficacement en mode hybride, il est crucial de définir quand utiliser l'écrit, l'oral, le face-à-face, et la communication synchrone.

N'oubliez pas qu'il existe trois canaux de communication (selon Albert Mehrabian) : verbal, para-verbal, et non-verbal :

• Le verbal représente 7% de la communication, constitué par les mots utilisés.

• Le para-verbal représente 38%, incluant le volume de la voix, la diction, le rythme, le débit, le ton, et les silences.
• Le non-verbal représente 55%, englobant les gestes, mimiques, regards, postures et mouvements du corps.

Gardez à l'esprit le poids de chacun de ces canaux lorsque vous choisissez comment communiquer avec vos collaborateurs. Ne sous-estimez pas l'importance du choix du canal de communication sur la qualité et l'efficacité de celle-ci :

• Texto, message dans un chat, email. Il n'y a que du verbal. Ces supports se lisent mais ne s'entendent pas. Même avec des emojis, il est difficile de transmettre des émotions. Utilisez-les pour partager des informations simples, faire des demandes ou gérer des urgences.
• Vocal ou message audio. Vous avez du verbal complété par du para-verbal. Utile pour partager des informations plus complexes ou pour des conversations informelles, ces supports ajoutent une dimension para-verbale et apportent une touche d'humanité.
• Téléphone. Là aussi, vous avez du verbal et du para-verbal. Et, en plus, la possibilité de l’échange direct ajoute de précieuses indications sur la dynamique de votre interlocuteur. Bien que son usage tende à diminuer, le téléphone est très utile pour prendre des nouvelles, gérer des urgences et éviter les incompréhensions. Après trois échanges sur Teams, il est souvent plus efficace de décrocher le téléphone que d'organiser une réunion.
• Visioconférence. Avec la caméra allumée, vous avez le verbal, le para-verbal, et le non-verbal. Il est difficile de capter les signaux faibles et de communiquer pleinement sans la caméra. C'est pourquoi j'encourage tous les managers à imposer l'utilisation de la caméra dans les réunions d'équipe. Si elle est bien organisée, une visioconférence peut être courte et efficace. Maitrisée, elle est devenue un outil incontournable d’une collaboration hybride efficace.

3 _ Collaborer en hybride : le défi particulier des réunions

La réunion hybride est, selon moi, la plus difficile à gérer. Une réunion avec tout le monde dans une salle peut être complexe mais reste gérable. Une réunion entièrement à distance présente un niveau de complexité supérieur, mais reste également gérable. Cependant, lorsqu'il s'agit de réunions hybrides avec des participants à la fois présents physiquement et à distance, la complexité atteint son sommet. Animer une réunion hybride nécessite de maîtriser l’art de l’animation des réunions “classiques”, et de connaître les meilleures pratiques du distanciel. Ici, je me concentre sur la complexité des réunions à distance et hybrides mais vous pouvez retrouver tous mes conseils sur la maîtrise des réunions dans mon autre article, ici.

Avant de démarrer, en tant qu’animateur soyez exemplaire. Évitez les bruits parasites (fermez les fenêtres, désactivez les notifications, mettez votre téléphone en silencieux). Adoptez une tenue vestimentaire appropriée, une posture droite, regardez la caméra, et soignez votre arrière-plan ou utilisez des fonds d'écran.

Au début, en hybride, il est crucial de fixer les règles du jeu dès le départ, plus que pour les réunions en présentiel. Voici des exemples de règles spécifiques pour réussir vos réunions hybrides : se connecter avec la caméra ouverte, couper son micro et l'activer uniquement quand on intervient, utiliser le chat pour les commentaires rapides, lever la main 🖐️ pour intervenir.

Pour animer avec succès ces réunions, quelques points essentiels :

• Utilisez des outils simples accessibles à tous, ainsi que des outils collaboratifs maîtrisés par tous. Si vous souhaitez utiliser des outils innovants, prévoyez un temps de prise en main pour chacun des collaborateurs. 
• Si le groupe est large (+15 personnes), formez des sous-groupes avec des salles dans la visio pour permettre à chacun de s'exprimer dans un temps plus court, en veillant à prévoir un temps de restitution et de partage collectif.
• Assurez une équité de traitement et d’attention entre les participants en salle et ceux à distance, appliquez la règle des 3D :
• Pensez à regarder dans la caméra si vous voulez que ceux à qui vous parlez aient l’impression que vous les regardez vraiment. Vous pouvez penser à faire cela quand vous posez une question à quelqu’un ou quand vous l’écoutez attentivement.

Vous pouvez réviser les bases pour préparer, démarrer, animer et clore vos réunions efficacement ici.

4 _ Accompagner ses collaborateurs

Enfin, qu’est-ce qui change dans votre management une fois plongé dans une organisation du travail hybride ? Votre style de management doit s’adapter encore plus et vos points d’échanges prennent une couleur différente.

> Management situationnel

Adopter une approche adaptative en matière de management vous permettra de favoriser l'autonomie, de maintenir le niveau de motivation de l'équipe ainsi que son engagement, tout en accompagnant le développement de vos collaborateurs. Lorsqu'on aborde l'adaptation du management, on évoque souvent le concept de management situationnel, que je vous invite à explorer davantage dans un autre article ici.

Dans le contexte du management à distance, il est crucial d'intégrer un élément supplémentaire aux trois composantes qui définissent l'autonomie du collaborateur (savoir-faire, vouloir-faire, pouvoir-faire) : son attitude vis-à-vis du télétravail ou du travail à distance.

• Est-ce que votre collaborateur apprécie cette nouvelle manière de travailler ?

• Ou bien ressent-il le besoin d'être immergé dans un environnement collectif ?

En fonction de la sensibilité de votre collaborateur à cette nouvelle organisation de travail, vous devrez ajuster votre approche managériale ainsi que les rituels que vous lui proposez. Certains auront besoin d'interactions plus fréquentes avec vous, tandis que d'autres non. Les entretiens individuels en font partie.

> Entretiens individuels

Un outil essentiel dans la relation entre le manager et le collaborateur est l'entretien individuel. Son importance est encore plus marquée dans le contexte du management à distance. Il ne doit pas se limiter à une simple mise à jour sur les projets en cours ; c'est l'occasion pour vous de vous concentrer pleinement sur votre collaborateur, de comprendre son état d'esprit et de maintenir une relation humaine directe qui nourrit la confiance.

Quels sont les signaux faibles d’un possible malaise ? Ils peuvent être captés à travers la posture de votre collaborateur lors des réunions virtuelles : son degré de participation, la non activation de sa caméra, son manque d’interaction avec les autres participants, etc. D'autres signes, qu'ils soient verbaux, para-verbaux ou non verbaux, peuvent également vous fournir des informations précieuses : soupirs, agitation, agacement, etc. Vous avez identifié certains de ces signaux, profitez de votre prochain point avec lui pour lui demander vraiment “Comment ça va ?”. Cette question, en apparence simple, est pourtant puissante lorsque vous êtes réellement disposé à écouter attentivement sa réponse.

Profitez de ce moment pour ouvrir grand vos oreilles et vos yeux, pour écouter vraiment ce que votre collaborateur a à vous dire et être prêt à l'accompagner. Si vous percevez un décalage entre son discours et son langage corporel, continuez à l'interroger. Faites confiance à votre intuition et n'hésitez pas à laisser des moments de silence, qui sont particulièrement significatifs en visioconférence, montrant ainsi à votre interlocuteur que vous êtes pleinement concentré sur ce qu'il exprime. Pour garantir une écoute active, respectez les règles de base : abstenez-vous de proposer immédiatement une solution, préférez écouter, questionner, reformuler, puis répondre.

Dernier point, et pas des moindres : pour bien s'occuper des autres, il faut d'abord s'occuper de soi. En tant que manager, apprenez à détecter les signaux d'alerte indiquant que la pression est trop forte pour vous, afin de mieux gérer votre énergie et vos priorités. Prenez du recul, célébrez vos réussites, laissez-vous du temps dans votre agenda et apprenez à dire non. Bref, prenez soin de vous !

En conclusion, le management hybride requiert une adaptation continue et une compréhension approfondie des nouvelles dynamiques de travail. Les défis organisationnels, numériques, managériaux, humains et collaboratifs sont autant d'obstacles à surmonter pour réussir dans cette nouvelle organisation du travail. Cependant, en maîtrisant les compétences clés du management, en adoptant des outils numériques efficaces et en veillant au bien-être de vos collaborateurs, vous pouvez créer un cadre de travail hybride performant et équilibré. En intégrant une communication flexible et en favorisant l'autonomie, vous encouragerez une productivité accrue et des interactions de qualité. Managers, adoptez ces pratiques pour transformer ces défis en autant d’opportunités de croissance pour vous et votre équipe.

Si vous êtes un.e Manager ou un.e professionnel.le des RH cherchant à développer des pratiques de management basées sur ces principes, parlons ensemble de comment le coaching ou la formation peuvent renforcer la motivation et améliorer la performance de votre équipe.

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