Die 5 besten Conferencing-Tools für Startups und KMU

Trotz oder gerade wegen der physischen Distanz ergeben sich durch Online-Meetings viele Chancen für verstärkte und produktivere Zusammenarbeit mit Kolleginnen, Partnern, Stakeholdern, Kundinnen – und das ohne viel Aufwand. Damit auch ihr von unseren Learnings etwas habt, haben wir für euch die fünf besten Conferencing-Tools für Startups, kleine Unternehmen und Entrepreneure zusammengetragen.

Online-Meetings sind ein effizientes Mittel für Face-2-face-Kommunikation. Sie sind persönlicher als Telefonate sowie billiger und zeitschonender als die meisten Treffen an bestimmten Orten. Der Faktor Persönlichkeit spielt eine große Rolle. Blicke, Mimik und Körpersprache sind wichtige Bestandteile unserer Alltagskommunikation. Über sie vermitteln wir unzählige Signale, die in Konversationen über Telefon oder E-Mail verloren gehen. 

Vorteile von Online-Meetings

Intern fördern Video-Konferenzen oftmals eine engere und produktivere Zusammenarbeit als E-Mails oder Slack-Nachrichten. In Zeiten von Lockdowns und Home-Office sowieso, doch auch im “normalen” Arbeitsalltag, insbesondere in größeren Unternehmen. Bei Tucan.ai arbeiten wir vorwiegend remotely. Für spontane Brainstormings und Koordination rufen wir oftmals kurze Online-Meetings ein, anstatt lange Nachrichten hin und her zu schicken. So sparen wir uns viel Zeit und Nerven, ohne auf Aufzeichnungen und Notizen verzichten zu müssen.

Auch für die externe Kommunikation bieten Conference-Tools viele Vorteile. Zum Beispiel verringern sie so manche Hürde im Bereich der Kundenakquise. Der Weg vom Erstkontakt via E-Mail zu einem ersten persönlichen Gespräch ist sehr viel kürzer bei Online-Meetings als bei persönlichen Terminen “on premise”. Auch Kunden-Onboardings, Workshops und Trainings lassen sich über Video-Konferenzen mit weit weniger Aufwand durchführen als vor Ort. 

1. Zoom 

Vorteile

Wenn du über wenig Budget verfügst, ist die kostenlose Version von Zoom nahezu unschlagbar. Das Tool liefert klare Tonaufnahmen mit einer gelungenen Unterdrückung von Hintergrundgeräuschen, eine Option zur Freigabe deines Desktops und eine Video-Aufzeichnungsfunktion zum Speichern und Versenden der Besprechung an jene, die nicht teilnehmen können. 

Zudem verfügt Zoom über einige unterhaltsame Funktionen, mit denen sich Teilnehmerinnen und Teilnehmer stärker einbinden lassen, unter anderem ein Chatfenster, einen Aufzeige-Button und eine Umfrage-Option. Darüber hinaus kannst du deine Online-Meetings mit Zoom direkt in deinem Gmail-, iCal- oder Outlook-Kalender planen sowie nahtlos in bekannte CRM integrieren. 

Auch Tucan.ai hat eine eigene Verbindung mit Zoom, über die Nutzerinnen und Nutzer ihre Meetings automatisch aufnehmen, transkribieren und exportieren lassen können. Am einfachsten funktioniert die Integration über den Tucan-Bot. Er kann mit einer Email-Adresse zu Besprechungen eingeladen werden. Wie ein Mensch nimmt er passiv an Gesprächen teil und hört mit. Die Aufzeichnungen und Transkriptionen verarbeitet er direkt in Zoom, damit du sie gleich ansehen und weiter bearbeiten kannst.

Nachteile 

Außerhalb deiner Besprechungen bietet Zoom leider keine Optionen für weitere Kollaboration, Datenaustausch oder Follow-Up-Nachrichten. Ebenso ein größeres Manko von Zoom ist die fehlende Funktion für das Einpflegen einer Agenda. Hinzu kommt, dass Links und Kommentare im Chat nach der Besprechung verschwinden und nirgendwo dokumentiert werden.

Generell ist Zoom eine tolle Option für Startups und kleine Unternehmen. Allerdings bereitet die App bei zunehmender Größe ein paar Probleme. Mit der kostenlosen Version kannst du z.B. bis zu 100 Teilnehmer_innen in Meetings von bis zu 40 Minuten einladen. All-Staff-Termine mit über 100 Personen wären dann aber schon kostenpflichtig.

Kosten

Die Basisversion für bis zu 100 Teilnehmerinnen, mit 40 Minuten Meeting-Zeit und unbegrenzten Einzelgesprächen, ist gratis. Für das Pro-Paket, das für kleinere Teams geeignet ist, muss man 150 aufwenden, für die KMU-Version 200 US-Dollar pro Jahr.

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2. Google Meet

Vorteile

Google Meet ist ein sehr benutzerfreundliches Tool und sogar bis zu 100 Personen kostenlos, wenn kein Bedarf für Aufzeichnung und Speicherung vorliegt. Es lässt sich leicht in eine Reihe anderer Apps verbinden und ermöglicht unbegrenzten Speicherplatz auf Google Drive. Auch für dieses Tool besteht eine eigene Integration mit Tucan.ai.

Nachteile

Die gratis Version von Google Meet bietet keine Möglichkeit, Gespräche aufzuzeichnen oder zu speichern. Wenn du diese Features nutzen möchtest, musst du also leider ein kostenpflichtiges Upgrade kaufen. Was speziell für Unternehmen relevant sein kann: Für Google Meet gibt es keine personalisierten Trainings. 

Kosten

Google Meet ist für bis 100 Teilnehmerinnen und Teilnehmer sowie eine unbegrenzte Anzahl an Meetings kostenlos. Wenn du Gespräche aufzeichnen und speichern möchtest, musst du pro Nutzer für 100 GB Speicherplatz 8 US-Dollar berappen. 

3. MS Teams

Vorteile

MS Teams ist ein großartiges Tool für euch, wenn ihr in geschlossenen Gruppen bzw. "Teams" arbeiten wollt, was insbesondere für Kollaborationen mit externen Projektpartnern oder Kundinnen sehr nützlich ist. Innerhalb dieser Teams können nämlich beliebig viele Kommunikationskanäle mit verschiedensten Schwerpunkten eingerichtet werden. 

Besonders gut eignet sich MS Teams auch, wenn ihr Konferenzen oder Webinare mit mehr als 250 Teilnehmerinnen veranstalten möchtet. Neben der Möglichkeit, während Videokonferenzen separate Chat-Gruppen zu nutzen, bietet die Software zudem etliche “Engagement-Funktionen” wie Kommentare und Erwähnungen. Außerdem gilt das Microsoft-Programm in Europa aktuell als Marktführer in Sachen Datensicherheit. 

Nachteile

Ein Nachteil von MS Teams ist die Absenz von Berechtigungsoptionen für den Zugang zu Notizen, Dateien und Kanälen innerhalb eines Teams. Das bedeutet leider auch, dass ihr keine temporären Gastnutzer in gewissen Kanäle einladen könnt. 

Kosten

MS Teams kann leider nur im Rahmen eines Microsoft-Abos in vollen Zügen genutzt werden. Das günstigste Paket ohne Support und erweiterte Sicherheitsfunktionen, Microsoft 365 Business Basic, gibt es bei einer Bindung von einem Jahr um 5 US-Dollar pro Nutzerin und Monat. Die funktionsreicheren Versionen Business Standard und E3 kosten 12,50 und 20 US-Dollar. 

4. Skype

Vorteil

Wenn du über ein knappes Budget verfügst und häufig mit Menschen aus aller Welt telefonierst, könnte Skype eine gute Option für dich sein. Die Software ist weltweit sowohl kostenlos als auch gebührenfrei nutzbar. Außerdem können bis zu 50 Personen gleichzeitig an einem Videoanruf teilnehmen. Zudem ist das Tool einfach zu installieren und bedienen. 

Nachteil

Die Audioqualität ist bei Skype nicht immer optimal, was v.a. von den Bandbreiten der Teilnehmerinnen abhängt. Da Skype-Anrufe über das Internet geführt werden, besteht zudem immer die Gefahr, dass Daten abgefangen werden. Das macht es zu einer weniger sicheren Option als einige andere in unserer Liste.

Kosten

Keine.

5. Chanty

Vorteile

Chanty ist eine Plattform für Team-Work mit einer eingebauten Video-Gesprächsfunktion. Die Software unterstützt sowohl individuelle Video-Calls als auch Gruppenkonferenzen. Besonders spannend an Chanty ist die Möglichkeit, während eines Meetings einen gemeinsamen Bildschirm zu nutzen. Ein weiterer Vorteil: Texte, Links und Dateien, die während des Video-Calls geteilt werden, bleiben Chat gespeichert und können später wieder aufgerufen werden. Außerdem lässt sich das Programm mit sehr vielen Anwendungen von Drittanbietern wie u.a. Trello, Asana, Zapier, Google Drive, Dropbox, Onedrive, Gitlab und Mailchimp integrieren.

Nachteile

Video-Calls mit Chanty sind leider nur für bis zu 30 Teilnehmer verfügbar. Hinzu kommt, dass es noch keine Option gibt Meeting-Einladungen per Link zu teilen. 

Kosten 

Das kostenlose Angebot von Chanty kann von maximal 10 Nutzerinnen in Anspruch genommen werden. Der Chanty Business Plan beginnt bei 3 US-Dollar pro User und Monat. 

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