Charge mentale : j’ai mal à mon organisation !
Si l’on vous proposait d’augmenter la mémoire de votre cerveau, que répondriez-vous ?
Le midi, lors de votre pause déjeuner, vous en profitez pour faire vos courses et prendre les rendez-vous pour les enfants.
Le samedi matin, vous faites tout ce que vous n’avez pas eu le temps de faire dans la semaine, ranger la maison, faire le ménage et faire du batch cooking pour la semaine suivante.
Si vous répondez oui à ces 3 propositions, il est vraisemblable que votre charge mentale est importante, qu’elle soit pour vous limitante ou pas.
Quand on parle de charge mentale, le manque d’organisation est souvent le premier chapitre qui est évoqué pour l’expliquer et le corollaire est la recherche d’outils pour mieux s’organiser. Regardons ce qu’il en est vraiment.
Face à une saturation de son emploi du temps, un des réflexes est de vouloir augmenter le nombre de tâches que l’on peut faire en simultané (ex : répondre à un appel téléphonique tout en consultant ses mails). Martin Gray dans son livre « Les hommes viennent de Mars et les femmes de Vénus » déploie d’ailleurs le précepte que les femmes ont l’avantage sur les hommes d’être multitâches. Pour autant, les statistiques démontrent que les femmes seraient plus sujettes à la charge mentale que les hommes, ce qui contredit l’avantage du multitâches. Le chercheur en neurosciences Jean-Philippe Lachaux indique d’ailleurs que le fait de faire plusieurs choses en même temps crée un conflit cognitif réel qui met le cerveau en surchauffe et génère donc de la charge mentale.
Faire plusieurs choses en même temps ne nous rend pas plus efficace !
1 minute et 15 secondes représente le temps moyen passé sur une seule et même tâche entre deux interruptions. Il était 3 fois plus important il y a plus de 10 ans. Les progrès technologiques permettent un accès plus facile à l’information mais développent aussi le zapping y compris dans notre organisation personnelle. « Je picore, je sautille d’une tâche à l’autre » me disait une personne que j’accompagne. Une étude réalisée par des chercheurs américains montre que nous aurions besoin de 25 minutes pour retrouver une productivité optimale après avoir été dérangé d’un sujet. Eminent paradoxe entre les besoins de notre cerveau pour être performant et notre comportement quotidien.
Pour être efficace, réhabilitons donc les routines !
Face à une surcharge d’activité, nous essayons souvent de saturer notre agenda. C’est comme si vous vouliez absolument porter des chaussures de pointure 38 alors que la vôtre est 41. Si vos chaussures sont trop petites, vous allez vite arrêter de marcher alors que vous essayez sans cesse avec votre agenda. Une autre façon de faire pour optimiser son organisation est aussi de vouloir tout formaliser en procédures, délais à respecter, tableaux de suivi à remplir…Saturer les espaces ou chercher à tout contrôler ne donne pas une réponse satisfaisante pour faire baisser l’intensité de votre charge mentale. J’ai récemment accompagné une personne qui était dans ce cas de figure et ne faisait que constater qu’elle n’arrivait pas à respecter les délais qu’elle fixait, ce qui la mettait en difficulté à l’égard des personnes auprès desquelles elle prenait un engagement et entachait sa crédibilité. Quand nous avons regardé sa façon de procéder, son agenda était à la fois saturé, mélangeant tâches professionnelles et personnelles mais imprécis (ex : nom du dossier à traiter). Nous avons donc opéré un premier travail de segmentation et de précision des tâches à accomplir et évalué leur importance en termes de valeur ajoutée. Nous les avons ensuite positionnées dans l’agenda en laissant des espaces de respiration. Au bout d’une première semaine d’expérimentation, il était possible de constater des améliorations dans l’avancement même si tout n’était pas encore résolu.
Pour être efficace, mettons du relief dans notre organisation !
Pour aller plus loin
Pour approfondir le sujet je vous invite à ma prochaine conférence en ligne «Trucs et astuces organisationnels pour alléger sa charge mentale» - lundi 10 mai 2021 à 11h30
Anne BLANCHARD