Efficacité, temps et créativité - Trois lois du temps reconditionnées

Dernière ligne droite, vous partez bientôt en vacances et vous vous sentez pressurisé à l'idée de finir à temps, ou vous ne partez pas mais vos collègues si et vous pressentez une surcharge de travail .

Urgences multiples, tout urgent, pression du temps, nous sommes nombreux à travailler sous pression !

Comment résister à l'appel de la course au temps ?

Course vaine puisque nous ne pouvons pas gérer le temps mais nous pouvons nous gérer dans le temps. Nous n'avons pas toujours la possibilité de trouver le bon équilibre ou la bonne façon d'utiliser au mieux notre temps, selon les conditions extérieures et notre propre organisation.

Mais nous pouvons influer sur cette dernière en reconnaissant mieux notre fonctionnement et notre rapport au temps.

• Gérer ou se gérer dans le temps ce n'est pas faire plus de choses en moins de temps, c'est:

▶cibler les actions et les tâches à effectuer ainsi que la façon de les appréhender.

Notre relation au temps est personnelle, elle change en fonction de l'activité ou du regard que nous portons sur celle-ci.

Nous atteler à une tâche enquiquinante de notre point de vue, nous trouvons le temps long ou nous procrastinons (= remettre au lendemain)

Au contraire une tâche nous semblant agréable ou intéressante, nous sommes surpris de la vitesse à laquelle le temps s'écoule.

Et pourtant 1h ou 10h font toujours 60 minutes ou 600 minutes ( à ce jour)!

Nous pouvons même atteindre l'état de "flow", le graal en termes de satisfaction et de motivation. On est alors complétement engagé dans une action et on s'y consacre pleinement. Le temps n'a plus d'impact nous agissons de façon fluide et engagée avec plaisir. (Ceci fera l'objet d'une publication ultérieure).

La stratégie d'évitement

A l'inverse, la procrastination nous guette avec la tâche ennuyeuse ! Nous faisons tout pour éviter d'y faire face en la reléguant à plus tard. Mais notre cerveau, lui, ne l'a pas oubliée et cela "l'encombre". Notre concentration diminue et nous fuyons de plus en plus avec un ressenti bien enfoui d'incompétence ou de gêne !

Bienvenue chez les humains !

Essayons d'adopter une attitude courageuse :)

▶ Regarder le problème en face

• Evaluer la difficulté, détailler les points à préparer
• Segmenter en plusieurs parties
• Estimer le temps avec une marge

Selon l'importance en temps et en valeur travail.

▶ Plonger dans ce travail tout de suite sans réfléchir !

Nos hésitations, nos tergiversations nous font "perdre" du temps et surtout de la confiance en soi, nous gênant dans l'élaboration d'autres projets.

Au préalable, changer de vision et d'état d'esprit au sujet de cette activité peut tout changer :

• L'imaginer plus intéressante ou plus instructive
• Anticiper la satisfaction d'avoir fini
• Prévoir les impacts positifs éventuels

Une vision et un comportement créatifs peuvent nous motiver et engager une gratification différée

Pour se gérer dans le temps, il existe quelques bon conseils nous venant de l'ère "pré-techno" restant toujours valables puisqu'il s'agit de l'humain et de son comportement.

Ces théories appelées "lois du temps", permettent de trouver une autre façon d'appréhender notre travail. En voici trois (sur une dizaine) elles s'adaptent à toutes les époques et à nos préférences.

Choisissez la plus simple à mettre en application et la plus motivante pour vous.

Loi de la "pyramide sans fin"

Théorie d'après Cyril Northcote Parkinson (1955)

Plus on a de temps, pour réaliser un travail , plus on prend de temps

Action

• Fixer un délai réaliste pour la réalisation d'un travail, estimer sa durée et d'éventuels imprévus.
• Pour un projet à moyen ou long terme prendre une marge supplémentaire avec différentes étapes.
• Sur internet surtout en télétravail, fixer des séances de deux heures maximum (idéalement 1h3/4) puis faire une pause, même très courte : 1 à 5 minutes en se levant et se repositionnant sur son siège.
• Notre mental est régénéré et plus fluide, nous sommes plus concentrés donc plus efficaces.

A noter: pour respecter une "deadline" proche, l'application de cette théorie permet de boucler dans le temps imparti (même s'il faut faire un sprint à la fin) en prévoyant sa durée un tout- petit- peu en-dessous de la réalité.

Loi des 80/20

Théorie de Vilfredo Pareto fin du XIX siècle reprise dans les années soixante

80% des résultats de notre travail sont produits par 20% de notre activité

• Etablir des priorités pour réserver son énergie à ses missions et tâches essentielles
• Faire passer son cœur de métier avant les tâches secondaires
• Donner également la priorité aux tâches gratifiantes permet de travailler de façon plus fluide et créative

Cette loi se vérifie souvent dans le commercial, par exemple:

• 20% des clients produisent 80% du chiffre d'affaire

Ce qui n'exclue pas de s'occuper des 80 % !

Loi des rendements décroissants

Ivan Illich (1926-2002) philosophe, penseur de "l'écologie politique"

Au-delà d'une certaine durée de travail on devient moins productif et même contre-productif

• La productivité et l'efficacité déclinent après un certain nombre d'heures de travail
• La concentration maximale dure environ 45 minutes avec une montée et une baisse de concentration de 45 minutes également
• Selon le contexte, les activités et l'environnement, nous sommes efficaces environ pendant 1H30 - 1H45
• Faire des pauses même courtes pour se régénérer (voir plus haut)
• Mini pause :faire quelques mouvements, se lever, prendre une posture plus adéquate, faire une respiration profonde, yoga des yeux..
• Pause : aller dehors si possible, marcher, faire quelques mouvement de détente (s'étirer, par exemple), et s'intéresser ou parler avec des collègues de tout autre sujet en dehors du travail. Se déconnecter mentalement.

En expérimentant ces quelques techniques vous choisirez ce qui vous convient le mieux et ajusterez au fur et à mesure selon vos différents critères.

La pression du temps est un des facteurs déclenchant les symptômes de stress surtout quand elle est organisationnelle.

Selon les personnes, une situation provoquant du "stress" peut s'avérer productive en terme de créativité et de temps mais à condition que cela soit ponctuel et adapté au style de travail et à la personne.

Par exemple, dans le secteur de l'évènementiel, le stress est une donnée à prendre en compte et motivante pour les acteurs de ce secteur. Le temps et les délais sont impératifs et deviennent très aléatoires selon divers imprévus (qui ne manquent pas malgré les prévisions). La créativité peut être stimulée par des délais courts, trouver une solution très rapidement, comme cela peut la bloquer.

Les techniques de créativité, recherche d'idées, jouent aussi bien sur le temps long que l'instantanéité.

Chaque personne trouve son propre rythme et sa façon de gérer le temps de façon à se sentir plus efficace et motivée. Ces quelques indications dépendant des besoins individuels, du style de travail et de son environnement.

Les recherches sur la qualité de vie au travail et l'efficacité en psychologie du travail ont mis en exergue que la pression, l'urgence, l'organisation du temps et l'environnement impactent directement les salariés sur leur performance, la créativité et la motivation. C'est un ensemble à analyser avec finesse.

Et vous avez-vous expérimenté d'autres techniques pour se gérer dans le temps?

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