A Importante Parceria Entre Gestão de Mudanças e Projetos

Estruturando o desenvolvimento de seu Projeto? Pensou em como trabalhar GMO e Projeto? 

Embora a GMO (também conhecida como Change Management para muitos) não seja uma novidade, cada vez mais ela tem ganhado espaço nas corporações no mundo todo quando o assunto é “novo projeto”.

A Gestão de Mudanças Organizacionais apoia o projeto e seus objetivos organizacionais para que tenha êxito e se sustente ao longo dos anos. Os líderes do projeto trabalham com os líderes de mudança para atender aos requisitos do planejado, ao mesmo tempo em que ajudam as pessoas na transição para os novos processos.

O Change Management envolve a identificação das necessidades das partes interessadas, ajudando-as a entender as mudanças e avaliando o progresso.

Implementar, Executar e Aplicar Planos de GMO

Muitas vezes o projeto pode começar com um programa piloto que vai sendo ajustado ao longo dos meses a partir de feedbacks das equipes envolvidas nos projetos e dos gerentes de projeto.

Aqui algumas dicas para o pontapé inicial:

• Faça e distribua um cronograma sobre a mudanças que serão implementadas;
• Os líderes de mudança devem liderar pelo exemplo – abraçar e incorporar as mudanças antes de qualquer outra pessoa;
• Revise o processo de mudança regularmente para acompanhar o progresso, mantenha todos informados sobre o cronograma e as alterações que possam ocorrer;
• Faça reuniões periódicas com os gerentes do projeto para se manterem alinhados e de olho nos KPIs;
• Use dados para tomar decisões;
• Mantenha os diretores e clientes internos informados sobre o andamento do projeto.

Rastreando os KPIs

Um KPI de gerenciamento de projeto é uma métrica para medir o progresso de um projeto em direção aos seus objetivos. Geralmente, os KPIs consideram o sucesso de um projeto avaliando a eficácia dos processos e equipes. Os KPIs vêm em várias formas e permitem as medições em departamentos específicos. 

É importante medir os KPIs para que não apenas a equipe de projeto esteja alinhada com o planejamento, mas também para o time de GMO saber o quanto seus planos têm dado certo e onde devem haver mudanças para que o projeto siga em frente com sucesso.

Listamos aqui algumas etapas para saber como rastrear os KPIs:

1. KPIs devem ser claros e específicos

Criar KPIs SMART (uma meta SMART é aquela que é definida com base em cinco critérios: ela deve ser específica, mensurável, atribuível, realista e temporal) é uma maneira eficaz de ajudar a garantir que o gerenciamento de seu projeto seja eficiente. Isso envolve tornar seus KPIs específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo. Com KPIs específicos, você pode determinar seus objetivos, medi-los e desenvolver relatórios dentro de um prazo definido.

2. Avalie o propósito dos KPIs

É importante rastrear apenas os KPIs relevantes ao gerenciar seu projeto de mudanças. Isso ajuda a melhorar a eficácia da gestão de KPI e também ajuda numa melhor produtividade. A relevância de um KPI é determinada a partir do quanto ele contribui para monitorar e garantir as mudanças definidas.

3. Estabeleça uma meta

Ao estabelecer metas para cada KPI é possível ver o quanto o projeto tem andado e o quanto algumas ações têm sido eficientes ou não. As metas podem ser de curto, médio ou longo prazo. Tudo vai depender do tamanho do projeto e das pessoas envolvidas.

4. Revise os KPIs

Embora os KPIs sejam valiosos para monitorar o progresso e o desempenho de um projeto, eles também consomem muito tempo e custos. Isso torna importante garantir que os KPIs permaneçam relevantes para o projeto. Substitua KPIs obsoletos e realoque recursos para rastrear os relevantes à medida que se aproxima do objetivo do projeto. Considere a revisão dos KPIs onde houver alterações nas estruturas da equipe ou nas estratégias organizacionais. Essas mudanças podem ajudá-lo a fazer ajustes oportunos e medir a eficácia de sua nova abordagem.

Os segredos de uma GMO eficiente

De acordo com o Gartner, aproximadamente 50% de todas as iniciativas de mudança organizacional são mal sucedidas e apenas 34% têm total sucesso.

A principal razão pela qual a mudança é tão difícil é porque as pessoas percebem as mudanças de formas diferentes: alguns como oportunidades, outros com medo ou receio. De fato, 68% das pessoas não gostam de vivenciar mudanças no trabalho, segundo esta matéria na revista Forbes.

Mas lembre-se:

• Qualidade não quantidade

Ao utilizar técnicas de Gestão de Mudanças o projeto tem mais chances de atender aos padrões de referência e apoiar seus  líderes no processo de  gerenciar pessoas e processos de maneira eficaz.

• Sem pessoas, o processo falha

Como vemos nos dados da Forbes, o entendimento e o envolvimento das pessoas em um projeto é crucial para o sucesso. Às vezes, os líderes  estão tão focados nos prazos de implementação que não conseguem gerenciar as pessoas afetadas pelo projeto. 

• A Gestão de Mudanças melhora os resultados do projeto

A Harvard Business Review sugere que 60-70% de todas as iniciativas de mudança realizadas nas organizações falham. Isso pode acontecer porque os líderes falham em abraçar totalmente o conceito de gerenciamento de mudanças, que é tão crucial para a implementação bem-sucedida.

Envolva os Funcionários no Processo de Tomada de Decisão

Coletar o feedback dos funcionários antes, durante e depois do processo de mudança cria empatia, que é a chave para liderar a mudança organizacional. O Gartner descobriu que envolver os funcionários no planejamento pode aumentar o sucesso de uma iniciativa de mudança em 12%.

Ao criar um plano de comunicação, primeiro entreviste uma amostra de funcionários para determinar se eles estão entusiasmados, frustrados ou assustados com a mudança. Em seguida, segmente os colaboradores. Na comunicação, aborde as preocupações reveladas publicamente para construir a credibilidade da liderança. Essas entrevistas devem continuar durante e após a implementação da mudança para combinar as mensagens com o que os colaboradores esperam da liderança.

Dicas da Dynamica para liderar a mudança:

1. Seja autêntico o tempo todo
2. Seja visível e envolva-se ativamente com as equipes para apoiar as mudanças
3. Seja inspirador – crie uma imagem e visão convincentes do estado futuro
4. Seja inclusivo – envolva o maior número possível de pessoas 
5. Seja claro sobre as expectativas
6. Seja proativo para fornecer a comunicação certa no momento certo
7. Reforce o sucesso e celebre as vitórias
8. Aplique o Lifelong learning – sempre procure ler, estudar e estar por dentro de novos conhecimentos

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