Traspaso de datos y tiempo de implantación. ¿Qué ERP quieres distribuir?

Para un usuario que está eligiendo un ERP probablemente uno de los factores más relevantes a los que prestará atención será el traspaso de datos de la aplicación que posee a la nueva solución escogida, así como el tiempo de implantación de la misma.

Pero es igualmente o más importante si eres un distribuidor que está valorando la posibilidad de distribuir un ERP. Porque más allá de la venta de licencias o de la solución en sí misma, la dificultad o facilidad del traspaso de datos de la antigua aplicación o a la nueva, así como la duración de todo el proceso de implantación y los servicios que de este se deriva, determinarán los recursos humanos que deberás emplear, los requerimientos técnicos que habrá que cumplir y por supuesto el modelo de negocio que querrás construir alrededor de esta distribución. Como en iceberg, son más los factores que deberás analizar que los que se ven a simple vista.

Y probablemente lo primero que tendrás que valorar es precisamente los tiempos de implantación de la solución elegida, así como de complejo puede ser el traspaso de datos.

Por lo que se refiere al traspaso de datos es importante ver si el fabricante dispone de herramientas que permitan la compatibilidad entre los ficheros de la aplicación de origen y la nueva. En muchos casos los fabricantes aportan al distribuidor esta compatibilidad, al menos con las soluciones de gestión con las que históricamente hayan realizado un mayor número de traspasos. Eso facilita mucho la labor. 

También puede ser que el fabricante ponga a disposición del distribuidor herramientas que permitan el relacionar el dato de origen y el de destino mediante fórmulas sencillas y condiciones que ya están más que estudiadas y testeadas. De igual manera pueden tener un programa de extracción en el sistema de origen que genera un fichero usable por el ERP de destino, bien de forma automática o semiautomática.

El siguiente aspecto a considerar es el tiempo de implantación del nuevo ERP. Importante porque la implantación de un ERP tiene una relación directa tanto con la capacidad técnica del distribuidor como de la orientación que le quiera dar a su negocio. Pensemos que la implantación presupone en cierta manera un mínimo proceso de consultoría, definición de tablas, integridad, triggers… importación y exportación de datos, definición de pantallas e informes, formación y en todo caso un periodo de comprobación del arranque y puesta en marcha de la nueva aplicación.

Por supuesto, si hemos apostado por un software estándar, que son los más comunes del mercado por una cuestión de funcionalidades y precio, el proceso de implantación y puesta en marcha es uno de los decisores más importantes para la adquisición de un ERP. Máxime cuando hemos de tener en cuenta de que estamos en un mercado de reposicionamiento y la misma operativa de las empresas impide paralizar los procesos de gestión por el cambio a un nuevo ERP.

Independientemente del factor crítico de traspaso de la información de la vieja aplicación a la nueva, lo que se exige es que el periodo de implantación y puesta en marcha sea lo más rápido posible, sin que se produzca una ruptura significativa en la actividad cotidiana de la empresa. Por supuesto, con todo lo que ello lleva asociado, en cuanto a los mismos costes de implantación y formación que arrastra siempre la adopción de un ERP. La confluencia rapidez-precio es un factor a considerar cuando realicemos el análisis de qué ERP queremos distribuir, y siempre desde el punto de vista del modelo de negocio que queremos construir como distribuidores alrededor del ERP y al público objetivo al que queremos dirigir nuestra actividad.