BOAS PRÁTICAS PARA QUEM CONTRATA E É CONTRATADO

- “Estamos com uma demanda. Vamos fazer uma reunião para mais detalhes?”

Escutei esta frase inúmeras vezes em 2016, participei de diversas reuniões, encaminhei muitas propostas de serviços.

Você deve estar imaginando que 2016 “ bombou” para nossa empresa, certo? Engano. Nosso índice de aproveitamento foi em torno de 20% (e olhe lá!).

Conversando com alguns fornecedores de serviços, constatei que não fomos os únicos.

Reconheço que a crise de mercado afetou a todos. Entretanto, um fato me deixou com a “pulga atrás da orelha”: qual o motivo dos nossos futuros clientes omitirem um retorno às nossas propostas?

Pensei cá comigo: estarão “ sem graça”, já que nosso tempo e energia foram dedicados a reuniões e horas de trabalho preparando aquele projeto customizado que foi solicitado? Será que não nos veem como parceiros? Ou será mesmo falta de sensibilidade para com o ser humano?

Fui educada de forma a valorizar todos aqueles que de alguma forma, me ajudam ou oferecem ajuda, com gestos de agradecimento ou uma recusa respeitosa. Será que só eu penso assim?

Um pouco decepcionada com os acontecimentos já citados, resolvi tirar da gaveta um texto que escrevi na década de 90 (vejam que o tema é antigo) e trazê-lo com nova roupagem, na forma de dicas para quem está procurando fornecedores de serviços. Aí vão elas:

Ao pensar em chamar seu futuro fornecedor para uma reunião presencial:

1o. – Existem muitas formas de apresentar as demandas, sem que necessariamente aconteça uma reunião presencial: e-mail, video conferência, telefone, dentre outras.

2º. – Se o projeto em questão precisa ser detalhado pessoalmente, é de bom tom  formalizar  o convite por e-mail, indicando o objetivo da reunião, o nome e função dos profissionais de sua empresa que vão estar presentes, o horário de início e final e o local.

3o. – No caso de negociação de valores, informe  que este será o tema central da reunião. Pense também na hipótese de uma negociação por telefone.

4o. – Se o tema for ajustes no produto ou serviço, liste os itens onde você deseja incluir melhorias.

5o. - Siga a pauta enviada, evitando ultrapassar os horários marcados e os temas definidos. Um lembrete: atender no horário marcado faz parte das boas práticas.

6o. – Seja cortês, educado e principalmente, coloque-se numa postura de igual para igual (nunca superior). Vocês serão parceiros caso o negócio se realize. A relação interpessoal poderá se esgarçar neste primeiro contato se houver atitudes pouco assertivas.

7ª. – Importante e imprescindível: retornar e informar sobre o andamento do projeto.

8ª. – Agradecer contatos pessoais faz parte das relações comerciais. Telefone ou e-mail são adotados nesta prática.

Futuros fornecedores também tem suas dicas:

1o. – Ao ser solicitado para uma reunião, peça ao seu cliente que formalize o convite e envie a pauta, especificando o objetivo. Antes do primeiro contato, pesquise o site ou peça informações breves sobre a empresa.

2o. – Prepare todas as informações necessárias para atender ao pedido, de forma organizada, objetiva e clara.

3o. – Providencie um recurso visual para sua apresentação: slides, quadros ou catálogos.

4o. – Se for usar multimídia ou similar, avise com antecedência. No caso do cliente não dispor do recurso, use a criatividade e mude a forma de apresentação.

5o. – Certifique-se de que está preparado para desenvolver a apresentação de um serviço ou produto, para negociar valores ou para flexibilizar um item específico que o cliente deseje. Evite passar insegurança.

6º. – Insisto na tecla: agradecer mostra reconhecimento e valorização do outro.

Conclusões:

Quem vai contratar precisa manter atitudes construtivas com relação aos possíveis fornecedores, atentando a alguns itens:

• Informações podem ser obtidas também por telefone ou e-mail. Deixe para a reunião somente os pontos importantes, onde a presença das partes se faça necessária.
• Se sua empresa já tem um fornecedor em vista e precisa fazer uma tomada de preços, informe isto e evite tomar tempo de um profissional que não vai ser contratado. As notícias correm e a omissão deste fato é contra a ética de mercado.
• Mantenha o hábito de agradecer formalmente a presença dos possíveis fornecedores após as reuniões, mesmo que tenha optado por outro produto ou serviço. Tal atitude demonstra que sua empresa atua dentro dos princípios da parceria.
• Se a decisão pela compra do produto ou serviço se prolongar mais do que o previsto, informe ao fornecedor. Lembre-se: quando você solicitou sua presença ele se dispôs a dedicar tempo e comparecer. Logo, merece um retorno sobre as decisões em andamento.
• Evite o maior pecado daqueles que contratam: desqualificar o serviço ou produto do fornecedor para tirar vantagem financeira. Se sua intenção é obter um desconto, use sua competência negocial.

Por outro lado, o fornecedor precisa tomar alguns cuidados para não passar uma impressão negativa junto ao futuro cliente.

• Detalhe suas propostas de forma a incluir as informações necessárias ao bom entendimento de seu produto ou serviço.
• Providencie anexos para ilustrar a apresentação de sua proposta: folhetos, vídeo com apresentação de sua empresa, matéria ou artigo que você escreveu e que esclarece o produto ou serviço, documentos de competência técnica que comprovem ter atuado ou vendido seu produto em outras empresas e outros recursos que ajudem o cliente a se decidir.
• Quando estabelecer contato por telefone ou e-mail com o futuro cliente, deixe abertura para que ele pergunte e tire suas dúvidas com relação ao seu produto ou serviço.
• Mantenha uma postura de flexibilidade nas reuniões, sem entretanto deixar transparecer que deseja o trabalho a qualquer custo. Em último caso, quando seus argumentos ou sua margem de descontos se esgotar, agradeça e decline do contrato, sempre afirmando que é de seu interesse uma futura parceria em outra oportunidade.

 Para refletir:

• Você, que está com a responsabilidade de decidir sobre a compra de serviços ou produtos em sua empresa, tem consciência da importância de seu papel? Pode melhorar sua performance a partir das reflexões deste artigo?
• E você, que está vendendo produtos e serviços, sabe o que o espera do outro lado da mesa? Como poderá melhorar sua forma de apresentação neste mercado tão competitivo?

A empatia em uma mesa de negociação ou na apresentação de um projeto torna as relações mais harmoniosas. O outro espera o melhor de você. Aja com respeito, dignidade e sobretudo com ética.