A ESTÓRIA SE REPETE. Elegância e gentileza importam!
Já aconteceu com você? Esta situação é presente em seu cotidiano?
“Estamos com uma demanda urgente de desenvolvimento. Vamos fazer uma reunião on-line para mais detalhes sobre o curso?”
E a reunião acontece. Em torno de uma hora a uma hora e meia, cliente e possível fornecedor conversam sobre a demanda.
Sim. É isto que vem acontecendo comigo e você deve estar imaginando: nossa, então seu faturamento está “bombando”, certo? Engano.
Se antes da pandemia nosso índice de respostas às propostas encaminhadas girava em torno de 20% a 30% (e olhe lá!), atualmente não chega a 1%. Sim, um por cento.
Reconheço que o isolamento social afetou a todos. Entretanto penso constantemente nos motivos que levam nossos futuros clientes omitirem um retorno às propostas encaminhadas. Afinal dedicamos tempo e energia em seu preparo e envio. Será que não nos veem como parceiros? Ou será falta empatia?
Tenho por princípio valorizar todos aqueles que de alguma forma me ajudam ou oferecem ajuda, com gestos de agradecimento ou uma recusa respeitosa.
Frente a este contexto, listei algumas ações que demonstram elegância e gentileza que talvez possam inspirar os profissionais responsáveis por contratação de terceiros.
DICAS DE ELEGÂNCIA E GENTILEZA
1) Demanda urgente. Que tal usar o e-mail como canal oficial para solicitação de orçamentos? Faça um resumo de sua demanda, cite a população-alvo, o número de participantes e informe que você está já na fase de cotações para definir seu orçamento. Evite tomar tempo de um profissional que não vai ser contratado. As notícias correm e a omissão deste fato é contra a ética de mercado. Desta forma você está sendo claro sobre seu objetivo e elegante por não esconder que está apenas cotando valores.
2) Projeto aprovado e necessidade de detalhar alguns pontos com o possível fornecedor. Que tal usar o telefone? Registre suas dúvidas e converse rapidamente com o possível fornecedor. A seguir, envie e-mail agradecendo o contato e confirme o que você entendeu do que foi posto. Desta forma você tira dúvidas sem envolver o fornecedor em reuniões longas e cansativas, demonstrando respeito e empatia.
3) Negociação de valores. Pense na hipótese de uma negociação por telefone, com formalização posterior do que foi decidido. Evite falar que outro fornecedor está com preços menores. Isto é deselegante. Cada fornecedor tem seu valor no mercado. É mais adequado você informar o valor que tem disponível e negociar um ajuste no projeto. Evite o maior pecado daqueles que contratam: desqualificar o serviço ou produto do fornecedor para tirar vantagem financeira. Se sua intenção é obter um desconto, use sua competência negocial.
4) Ajustes no produto ou serviço. Liste os itens onde você deseja incluir melhorias e encaminhe para o possível fornecedor, por e-mail. Fale sobre o prazo de resposta e aguarde. Agradeça sempre ao receber o que solicitou.
5) Interação com fornecedor. Seja gentil, educado(a) e principalmente, coloque-se numa postura de igual para igual (nunca superior). Vocês serão parceiros caso o negócio se realize. A relação interpessoal poderá se esgarçar nestes primeiros contatos se houver atitudes pouco assertivas.
6) É imprescindível retornar e informar sobre o andamento do projeto/proposta.
7) Agradecer faz parte das práticas comerciais. Telefone ou e-mail são bem-vindos nesta prática. Habitue-se a agradecer o envio de orçamentos e propostas, mesmo que tenha optado por outro fornecedor. Tal atitude demonstra que as pessoas de sua empresa são educadas, gentis e adotam os princípios da parceria.
8) Se a decisão pela compra do produto ou serviço se prolongar mais do que o previsto, informe ao fornecedor. Lembre-se: quando você solicitou sua proposta ele se dispôs a atender prontamente. É gentil dar retorno sobre as decisões em andamento.