Planeje antes de agir!

OU VOCÊ INCORPORA NA EMPRESA A CULTURA DE PLANEJAR ANTES DE AGIR OU ESTARÁ FADADO A NÃO ENTREGAR NADA POR NÃO SE PLANEJAR por Fábio Anjos

Pense no seguinte cenário: certa empresa com o intuito de melhorar a qualidade de entrega de seus projetos resolveu terceirizar a área de gerenciamento de projetos a fim de profissionalizar seus serviços para atender seus clientes a contento, com mais eficiência, profissionalismo e entregar tudo dentro do cronograma. O recurso foi liberado e empenhado, formaram uma nova gestão para gerenciar a área, montaram uma equipe de apoio e reservaram um novo espaço físico para alocar a empresa contratada, o que chamaram de “Escritório de Projetos”.

No entanto, em meio ao tanto que se fez para ter o novo escritório de projetos esqueceram de um detalhe importante: planejar como seria a gestão do trabalho da empresa contratada. Esqueceram o “como” fazer, do método. Porque o trabalho tem de ser monitorado e controlado. O desempenho da empresa contratada precisa ser medido pela contratante, os resultados precisam ser cobrados e outras medidas teriam que ser adotadas para gerir todo o trabalho executado a fim de alcançar os resultados esperados.

O planejamento não foi feito e quando não há planejamento os resultados negativos são prováveis e inevitáveis tendo impactos na gestão da empresa, financeiros, tecnológicos e inevitavelmente irão chegar até os clientes. E foi o que aconteceu. O fato de não planejar ou deixar o planejamento para outra hora quando teria de ser a primeira coisa a ser feita gerou consequências negativas e todo aquele investimento humano, de tempo e dinheiro ficou fadado ao insucesso dos projetos, dos gestores da empresa e consequentemente dos negócios.

A gestão por resultados é uma estratégia centrada no desempenho para o desenvolvimento e melhoria sustentável dos resultados. Qualquer atividade humana realizada sem qualquer tipo de planejamento é uma atividade aleatória que conduz, em geral, tanto o indivíduo quanto as organizações a destinos não esperados, portanto, deve-se considerar que o planejamento é condição básica e mandatória para o sucesso de qualquer projeto.

E por que planejar? Pelo simples fato de que o improviso custa caro e fica-se refém tanto do retrabalho quanto do diagnóstico de qualquer um dentro da empresa. Segundo Peter Druker (1999) “O planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas às implicações futuras de decisões presentes”. Portanto, fica claro que a qualidade ou sucesso nos projetos somente serão conseguidos se forem planejados e ocorra de forma organizada, dentro de uma sequência de eventos predeterminados.

Para muitas empresas falta a cultura de planejar antes de se começar a fazer qualquer coisa. É importante iniciar esse processo de planejamento pela base conceitual sob as estratégias de gestão com o chamado “choque de gestão”. Este pode ser definido como um processo de reengenharia pela qual as áreas devem passar e adotar a gestão baseada em resultados além de incorporar em todas elas a característica de planejar antes de agir. Trata-se de fatores que garantem resultados. Por isso, devem ser definidas iniciativas de curto prazo para facilitar o alcance dos resultados almejados em longo prazo que garanta que o processo de planejamento perdure e tenha eficácia.

Dito isto, tenho a impressão de que se quisermos ter sucesso em nossos projetos temos que ter a grande iniciativa de adotar a lógica do “planejar antes de agir” como cultura geral, dentro é claro de uma política de gestão capaz de sistematizar o aprendizado por toda a organização e viabilizar a obtenção de resultados que, em um primeiro momento, parecem ser altamente improváveis. Caso contrário, não iremos entregar nada que agregue valor à empresa e como se não bastasse vamos ser obrigados a jogar nossos cartões de visita fora, porque cargos são marcadores especializados de status e nada mais que isso, quando na verdade, temos que ser conhecidos pelo que realmente fazemos e entregamos e não pelo que está escrito em nossos cartões de visita!

Abraço a todos!

Fábio Anjos, MBA em Gerenciamento de Projetos, ASF®