UNA GIORNATA SCAI TECNO #6

Pedro Maldonado Infante

Job: Project Manager

Formazione/educazione: tecnica

💼🎤📢

Raccontaci un po' del tuo background e di come sei arrivato a lavorare come #ProjectManager.

Sono nato a Siviglia e ho iniziato presto a maturare alcune skill che si sono rese utili nella mia attività professionale, come la gestione dei costi, la resilienza e soprattutto quella che considero più importante: la spinta a uscire sempre dalla comfort zone. Dalle ripetizioni al doppio corso di laurea, sono stato in un certo senso obbligato a sviluppare un’ottima gestione dei tempi e a imparare in fretta nuove nozioni. Arrivato in Italia, ho affrontato la sfida di avvicinarmi a una nuova lingua e a una nuova cultura, iniziando la mia carriera mentre stavo ancora terminando il master in Project Management: SCAI Tecno e AlmavivA mi hanno dato una chance di dimostrare quello che valgo. Sono stati anni intensi, ma oggi ringrazio tutto ciò che mi ha portato ad essere la persona che sono.

Come hai conosciuto la metodologia Agile/Scrum e cosa ti ha spinto ad adottarla?

All’interno del Master in Project Management, in cui si parlava delle metodologie di gestione di progetti in generale, c’era un modulo non obbligatorio sull’argomento. Le metodologie Agile mi hanno colpito. Poi mi sono imbattuto in Avanzaempleo, una piccola azienda spagnola che aveva già provato a lanciare il suo primo progetto senza successo ed era alla ricerca di una strategia. Fin dal primo incontro ho capito che mancavano organizzazione e gestione logica delle attività in generale. Decisi di presentare la metodologia #Scrum e come avrebbe potuto aiutarli nella gestione del cambiamento, focalizzandoci sulle funzionalità e non sulle singole attività.

Quali sono le principali differenze che hai notato tra l’approccio Agile/Scrum e le metodologie tradizionali di Project Management?

La prima, e per me la più importante, è il focus sul valore aggiunto: mentre le metodologie classiche si focalizzano sulle attività da svolgere e sulla percentuale di completamento di ciascuna, l’approccio Scrum si concentra sulle funzionalità sviluppate, e su come queste aggiungano valore al prodotto finale. Facciamo un esempio: un classico progetto di costruzione di una struttura. Uno dei primi passi è determinare ogni singola attività e coordinarla con le altre, in modo di ottenere al più presto il critical path - la sequenza delle attività che determina la durata del progetto - mentre in Scrum ci si concentra sulle funzionalità da implementare, si assegnano delle priorità e si entra nei dettagli solo nel momento in cui ha senso effettuare un’analisi più approfondita.

Quali sono stati i principali ostacoli che hai incontrato durante l'implementazione di Agile/Scrum nel tuo team?

La resistenza più grande a volte si incontra nel cliente. La metodologia Agile è molto particolare e soprattutto le persone meno abituate a strutturare dei flussi di lavoro possono fare fatica a entrare nella logica che propone. Inoltre, è ancora difficile trovare persone che abbiano già lavorato attivamente in un ambiente #Agile: non è solo una metodologia di gestione di progetti, bensì una filosofia che deve essere adottata per tutta l’organizzazione.

Come organizzi il daily stand-up meeting e quali sono le tue buone pratiche per mantenerlo efficace?

Sono ancora ai primi passi di questa avventura. Un aiuto prezioso arriva da Manuel, il nostro sviluppatore principale, che aveva già familiarità con l’approccio Agile. La stand-up vede alcuni momenti fondamentali in cui si discutono le problematiche affrontate, i risultati, la programmazione attuale. C’è spazio anche per consigli/considerazioni del team e per due minuti per scherzare: ritengo che un ambiente di lavoro rilassato sia uno stimolo importante, tutti dobbiamo trovarci al nostro agio per dare il meglio di noi. Perciò mi piace mostrarmi vicino a tutti e sempre disponibile.

Come promuovi la collaborazione e la comunicazione all'interno del team?

Parlavamo dell’importanza di un ambiente rilassato: oltre ai daily stand-up, in cui cerco di promuovere lo spirito di squadra, mi piace mantenere una comunicazione informale con il team. Abbiamo creato un gruppo Whatsapp, ci aiuta sentirci vicini e permette che le persone espongano difficoltà o problematiche magari delicate, difficili da esporre in contesti più rigidi.  In questo modo, tutti si aiutano a vicenda sistemando la maggior parte delle problematiche in situ. Certo, bisogna fare attenzione al numero di canali di comunicazione aperti; ma preferisco concentrarmi di più sul controllo delle comunicazioni verso l’esterno. Sto anche cercando di implementare una matrice delle comunicazioni per chiarire a tutti i flussi e la loro direzione, espediente utilizzato anche nelle metodologie classiche.

In che modo coinvolgi i clienti e gli stakeholder durante il processo di sviluppo?

Ho sempre pensato che potrebbe esser utile, durante la fase di sviluppo, aprire la daily stand-up anche agli stakeholder, soprattutto quando elaboriamo funzionalità specifiche e di particolare interesse, così che possano seguire dal vivo la crescita del valore e che vedano con i loro occhi come il team costruisce da zero un progetto. Mi piace anche organizzare degli incontri frequenti con il cliente, gli stakeholder principali e lo sviluppatore a capo del progetto, in modo che tutti possano presentarci eventuali dubbi o preoccupazioni e chiarirle insieme.

Quali sono, secondo te, i principali vantaggi dell'utilizzo di Agile/Scrum?

Il principale vantaggio è sicuramente il risparmio di sforzi e tempo all’inizio del progetto. Mentre le metodologie classiche impongono di organizzare tutte le attività già da prima di iniziare, con Scrum si realizza una struttura generale, entrando nei dettagli man mano che il progetto avanza. Questo permette di ridurre una grande quantità di rischi, che spesso si concentrano nelle fasi iniziali del progetto, quando ancora non c’è niente di realizzato. Un altro aspetto importante di Scrum è la sua capacità di “assorbire” possibili modifiche che emergono durante la fase di sviluppo. Dal momento in cui si parla di funzionalità senza entrare nel dettaglio, gli aspetti che coinvolgono ogni funzionalità possono essere modificati/migliorati fino all’attimo in cui inizia l’iterazione dedicata (denominata sprint). Si nota la differenza con un progetto classico, in cui qualunque cambiamento introdotto avrà effetto su tutte le attività che lo seguono, inevitabilmente.

Hai incontrato dei limiti o degli svantaggi nell'applicazione di questa metodologia? Se sì, come li hai affrontati?

Il principale limite è forse la necessità di implementare cambiamenti durante una sprint in corso… Per fortuna non mi è ancora successo. Se dovesse accadere, proverei a trovare insieme alla squadra e allo stakeholder che ha avanzato la richiesta un accordo che non abbia un impatto elevato sulla carica di lavoro attuale e che accontenti tutti, programmando le modifiche più radicali come future implementazioni.

Quali strumenti software usi per supportare la gestione dei progetti in Agile/Scrum?

L'obiettivo finale è usare #Asana, data la sua facilità di utilizzo e condivisione.

Risorse o letture che consiglieresti a chi vuole approfondire la metodologia Agile/Scrum?

Cito una lettura che per me è stata fondamentale: Coaching Agile Teams di Lyssa Adkins, mi aiutato a integrare questa filosofia nell’organizzazione.

Un esempio di un progetto che non è andato come previsto? Cosa hai imparato da quell'esperienza?

Ricordo un progetto in cui venivano applicate metodologie ibride: non è andato a buon fine per problemi legati al cliente e al mancato compromesso. Ho imparato a prendermi cura delle persone, non solo in ambito professionale, e a stabilire legami più solidi, in modo di avere una prospettiva più ampia. Se avessi saputo prima tutto quello che il cliente si portava sulle spalle, sarei stato il primo a proporre maggior cautela nell’impresa.

Come vedi l'evoluzione della metodologia Agile/Scrum nei prossimi anni?

Si stanno affermando metodologie più mirate allo sviluppo, come Extreme Programming (#XP). Penso che Scrum continuerà ad essere utilizzato nel settore #bancario - diverse aziende, data la natura volatile del mercato, lo utilizzano per gestire progetti relativi a grandi investimenti.

Come funziona il tuo processo operativo/creativo?

Sotto questo punto di vista, si può dire che il mio cervello usa metodologie ibride😄.

Parto conoscendo il cliente e gli stakeholder principali, per stabilire le loro aspettative, le loro conoscenze del progetto a livello tecnico e a livello economico. Uno studio a 360 gradi che mi aiuta a stabilire con grande precisione un obiettivo che garantisca il massimo di soddisfazione a tutte le parti coinvolte. Poi passo a conoscere il team di sviluppo con riunioni personali, o sondaggi, quando siamo numerosi. Provo a valutare il grado di coinvolgimento e di spirito di squadra, come si aspettano di crescere a livello professionale. Inizio a pianificare la gestione degli stakeholder. Dopodiché, stabilisco un timone generale del progetto, di solito con Work Breakdown Structure (#WBS), un elemento visivo che divide il progetto in piccole parti e aiuta a tutti ad avere una visione semplificata, ma completa. Poi inizia la parte “creativa”: il punto critico arriva con la creazione del Product Backlog, l'elenco delle attività ordinate per priorità. In questa parte uso diverse tecniche, ma principalmente mi baso sul brainstorming. Andiamo a indagare pian piano tutte le parti da sviluppare, e spesso spingo i partecipanti a immedesimarsi in vari tipi utenti che devono usare l’applicazione.

Quali sono i tuoi valori come professionista?

Professionalità e attenzione al #fattoreumano: durante il lavoro possono crearsi malintesi o situazioni che mettono alla prova la nostra pazienza, è importante mantenere la calma e il rispetto verso gli altri, ricordarsi che tutti siamo uguali e tutti cerchiamo di svolgere il nostro lavoro per raggiungere i nostri obiettivi professionali e personali. Per questo non deve mai mancare un “grazie”, un “per favore”, un sorriso o una battuta scherzosa durante il lavoro. Sotto questo punto di vista ritengo che l’#empatia sia uno dei valori più sottovalutati, e forse più importante nei rapporti di lavoro.

Cosa rende eccezionale il lavoro di squadra del tuo team?

Penso sia la capacità di coordinarci e andare sempre in soccorso degli altri. Mi piace instaurare un senso di familiarità, rende a tutti il lavoro piu leggero. Anche il più complesso dei problemi è più facile da gestire grazie alla capacità di riconoscersi e di riflettersi nell’altro.

Quali sono le tue fonti di ispirazione tecnologiche? Segui corsi per aggiornarti?

Tempo permettendo, seguo webinar e corsi di formazione in Project Management. A breve svolgerò l’esame #PMP e sono orientato a ricevere la certificazione come #ScrumMaster. Credo che la formazione continua sia imprescindibile nel nostro ambiente di lavoro, dove ogni giorno sorgono nuovi standard di gestione e sicurezza. Come nell’economia, se non cresci, fallisci.

Come possono i prodotti digitali migliorare la vita di tutti?

Domanda interessante. Penso che la #tecnologia possa sempre essere orientata a migliorare e facilitare le nostre vite. L’arrivo delle nuove #AI ha già modificato profondamente i concetti di base nel nostro settore, come può essere semplicemente l’elaborazione di un testo, o la revisione grammaticale (questo per me che sono straniero, è davvero una rivoluzione!). In particolare, l’introduzione delle nuove tecnologie nel mondo del #ProjectManagement può essere cruciale. Dal momento in cui i progetti sono soggetti a una fisiologica “incertezza”, il solo fatto di introdurre tecnologie che permettano di abbassare il focus su altri ambiti, consentirà ai PM di concentrarsi su altri fronti meno gestibili dal punto di vista tecnologico, come ad esempio la gestione dei rischi, vitale per il raggiungimento degli obiettivi all’interno delle linee base stabilite.

Raccontaci quali sono le tue fonti di ispirazione "non tecnologiche"...

Sport, più concretamente la palestra. Purtroppo o per fortuna, mi piace tenermi impegnato e questo mi lascia poco tempo per i miei hobby ma quello che non può mancare sono la palestra e il trekking. Amo camminare nella #natura e le giornate in spazi aperti. Soprattutto sono un amante degli animali: ne approfitto sempre per raggiungere qualche trattoria di campagna, dove possa godermi anche la compagnia di qualche animaletto.

Per finire, un classico di ogni intervista. Un libro, una canzone, un film.

Sono sempre stato aperto a scoprire canzoni/artisti/generi diversi, se vai a vedere la mia playlist ascolto veramente di tutto. Dal flamenco, passando per la musica classica, al pop italiano/tedesco, all’indie… Però, se devo scegliere una canzone che non può mancare mentre vado al lavoro, direi che sarebbe Closer to the Edge dei Thirty Seconds to Mars.