Administração Tupiniquim para pequenas e médias empresas!

Recentemente meu filho me falava de um “excelente” negócio que tomou conhecimento, que permitiria ganhar muito dinheiro, de forma fácil e em pouco tempo.

Depois de dezenas de anos de estudo e trabalho disse a ele: “Isso só existe no mundo da ficção, da fantasia. No mundo real é necessário trabalhar muito tempo até começar a colher os frutos de qualquer negócio. Além disso, não existe negócio ruim, existe negócio mal administrado.”

Foi pensando nisso que resolvi começar a escrever sobre a administração voltada para as pequenas e médias empresas.

A administração é fator essencial para qualquer empresa, seja ela pequena, média ou grande, independente do seu ramo de atividade, porém especialmente para as pequenas ela assume um papel vital, pelas próprias características do pequeno negócio (estrutura, capital, liderança, etc...).

As importantes decisões de uma organização são normalmente compartilhadas nas grandes e concentradas no dono nas pequenas. Geralmente os donos dos pequenos negócios podem ser muito bons em certas áreas, porém deixam a desejar quando o assunto é administrar o próprio negócio. Cometem falhas de toda ordem, até porque não se pode ser especialista em todas as áreas. Além disso, considerando a nossa carga tributária, taxas de juros e relações trabalhistas, já podem se considerar no mínimo corajosos e determinados.

A maioria dos empresários brasileiros sabe muito pouco sobre as funções básicas da Administração, que aprendemos nos primeiros anos do curso pela sigla PLOC (Planejar, Liderar, Organizar e Controlar). Todas elas são partes importantes da boa administração e vamos comentar um pouquinho de cada uma delas.

Quando se fala em planejar logo vem à cabeça uma frase do pensador Seneca: “Não existe vento favorável para quem não sabe pra onde ir!”. Costumo acrescentar nessa frase “...e nem onde se está!”. Assim planejar é “traçar uma trilha por onde se deseja seguir para atingir certos objetivos”. O planejamento deve anteceder qualquer atividade real da organização, apesar disso a grande maioria das empresas que surgem no mercado ainda são carentes dessa fase do processo. Meu pai dizia que “o papel aceita tudo”, portanto é o momento de “rascunhar” a organização, de ponta a ponta, sem qualquer receio, pois nesta fase do processo os erros não custam quase nada, já que basta jogar o rascunho fora e fazer outro.

Normalmente os empresários são avessos ao planejamento por acreditar que demanda muito tempo e não serve pra nada. Esse é um equívoco capital!

É verdade que o planejamento de longo prazo, também chamado de planejamento estratégico, é mais trabalhoso, demora certo tempo, mas sua importância é vital para qualquer organização saudável.

Certa vez um aluno me perguntou: “Quanto tempo leva pra fazer um planejamento?”, respondi rapidamente: “Pode levar alguns segundos!”. Na verdade todo profissional faz um planejamento das suas atividades diárias, mas o faz de forma automática que nem percebe que o fez.

A liderança merece uma atenção especial nas organizações, pois representa o componente mais subjetivo e decisivo, na medida em que pode desequilibrar todo o sistema, na busca dos objetivos, ou na direção oposta.

Liderar é influenciar, eu disse influenciar e não manipular, as pessoas a fazer certo, as coisas certas, e da primeira vez, para atingir os objetivos com o menor esforço (no sentido de carga – lei da física) e no menor tempo. É um perigo usar “menor esforço” porque já vem o “gerson brasileiro querendo levar vantagem em tudo”, e não é nada disso que queremos aqui. Muito ao contrário, precisamos aniquilar o “jeitinho brasileiro” da administração das organizações se quisermos que elas sejam saudáveis, rendam bons lucros e contribuam para o desenvolvimento do país.

A organização varia muito conforme o tipo de negócio e quais são os recursos  disponíveis para o investimento. Nessa fase a organização planeja quanto irá investir, de que forma e no que. Muitas organizações começam a “estrangular” suas operações logo na fase inicial, devido às aplicações indevidas, dificultando e/ou impedindo os necessários “ajustes de rota” que são muito comuns nos primeiros períodos do negócio. Aqui vale ressaltar que os custos estruturais não crescem como uma curva, mas como uma escada, em vários degraus.

Por último, mas não menos importante temos o controle, que muitas vezes é relegado pelos administradores, por representar uma mais específica, de registro e análise dos dados gerais da organização. O custo dessa atividade tende a crescer conforme o tamanho da empresa, mas nenhuma delas pode-se dar ao luxo de dispensar o controle.

Posso citar dois exemplos sobre controle. Ao longo dos anos de consultoria certa vez fui chamado para uma reunião com uma pequena empresária. Ela me disse: “Estou percebendo que está sobrando menos dinheiro no caixa com o passar dos meses. O que devo fazer?” Respondi: “Deve concentrar seus esforços nas linhas de produtos que sustentam o seu negócio.” Ela acrescentou: “Mas eu não sei quais são!” Acrescentei: “Então precisa saber e isso se faz com controle!”. Em menos de dois meses implantamos um controle no negócio dela, que está sendo mantido até hoje. Importante ressaltar que esse foi o único caso que registrei, ao longo de vinte anos de consultoria, em que o negócio sempre foi lucrativo, ou seja, a empresária me chamou porque sentiu que o seu negócio podia melhorar, como de fato melhorou.

O outro exemplo foi fornecido por Lee Iacocca, quando assumiu a direção da Chrysler em 1978, não tinha dados necessários e suficientes para orientam as decisões que precisa tomar. Isso mostra que o falta de controle não é um privilégio exclusivo das pequenas empresas.

E você empresário, sabe como vai a sua organização?