Como descobrir a causa dos problemas e atingir metas

A partir de seu plano estratégico, empresas estabelecem objetivos e transformam estes em metas que são gerenciadas no dia a dia da organização. O atingimento das metas é vital para o sucesso das empresas. Nesse contexto, metas não atingidas requerem uma reflexão para identificar os problemas e descobrir suas causas através da análise de causa raiz para propor soluções que os resolvam e consequentemente as metas sejam atingidas.

O que é um problema no contexto de gestão?

Mas antes de falar em como descobri a causa dos problemas que impedem o atingimento das metas, primeiro é necessário entender o que é um problema no conceito da gestão. Dentro do conceito de gestão problema é um resultado indesejado, ou ainda, a diferença entre a sua meta e o resultado alcançado.

Uma meta não atingida é um problema e portanto requer uma reflexão para entender este problema, descobrir sua causa a partir da análise e causa raiz e criar um plano de ação para possa resolver o problema e permitir que a meta seja atingida.

Uma das metodologias utilizadas para solução de problemas é o PDCA, nesta metodologia os problemas são identificados, estratificados para quebrá-los em problemas menores para então descobrir a causa raiz e criar um plano de ação que possa eliminar ou bloquear a causa raiz.

Como descobrir a causa dos problemas?

Utilizando a metodologia do PDCA, durante a fase de planejamento (Plan), após identificar o problema e analisar suas características é possível identificar os problemas mais específicos e mais representativos que estão impedindo o alcance da meta.

Nesse momento passa-se para a etapa de análise do processo, esta é a etapa onde as causas do problema são levantadas. Uma das ferramentas utilizadas é o Diagrama de Ishikawa ou Espinha de Peixe como também é muito conhecida e utilizada no processo de análise de causa raiz. Essa técnica consiste realizar um brainstorms para identificar as possíveis causas de um problema classificando-as em seis categorias (Matéria-prima, Mão-de-Obra, Máquinas, Meio Ambiente, Medidas e Método).

Vejamos o exemplo a seguir:

Problema: gasto com embalagens acima da média na linha de refrigerantes

Matéria-prima: embalagem de baixa qualidade

Mão-de-Obra: colaborador novo no processo de aprendizagem

Máquinas:

Meio Ambiente:

Medidas: medida da embalagem incorreta para o produto

Método: falta de manutenção preventiva

No exemplo em questão, foram levantadas possíveis causas para quatro das seis categorias. Classificar as possíveis causas dentro das categorias do Diagrama de Ishikawa ajuda a refletir podem existir mais possíveis causas que não estão sendo consideradas na análise de causa raiz, como por exemplo, no ambiente de trabalho existe alguma variável que pode estar contribuindo para o alto gasto de embalagem? E as máquinas, estão funcionando adequadamente de maneira a não causar perdas de embalagens?

Após levantadas as possíveis causas, avalia-se quais são de fato prováveis e pode-se ainda aplicar o Teste dos 5 Porquês para descobrir a causa raiz e elaborar um plano de ação de fato poderá resolver o problema.

Conte com a tecnologia para otimizar o seu processo de análise de causa raiz

Diversas ferramentas podem ser utilizadas no processo de análise de causa raiz como excel, power point, até mesmo manualmente em uma folha de papel ou quadro, ou ainda através de softwares de gestão específicos para gestão de metas.

A utilização de software de gestão aumenta em muito a produtividade da análise de causa raiz como também o processo de gestão como um todo, pois traz uma gama de funcionalidades agregadas a técnica do Diagrama de Ishikawa deixa o processo de análise simples, prático e rápido. Nós da SSG para ajudá-lo a implementar as metodologias de gestão para resolver problemas e atingir metas através da nossa solução de gestão.

Esperamos que esse artigo possa ajudá-lo com insights interessantes para melhorar o processo de solução de problemas e possa ajudá-lo a atingir suas metas.

Conte a SSG, temos o propósito de ajudar as PMEs a elevar o nível de gestão por meio da tecnologia contribuindo para o desenvolvimento do empreendedorismo.

Fernando Roque Gurgel

16 de fevereiro de 2023