Quanto è difficile delegare...

Da circa un paio di anni ho ripreso una mia vecchia passione: l’arrampicata sportiva.

L’arrampicata sportiva si distingue dall’alpinismo per l’ambiente in cui si svolge: non si affrontano alte quote, le pareti sono attrezzate con ancoraggi estremamente sicuri e c’è sempre la possibilità di abbandonare la via in sicurezza.

Si tratta di uno sport estremamente sicuro ma potenzialmente mortale. Una contraddizione ? non proprio. Se le procedure di sicurezza sono rispettate con assoluto rigore i rischi di infortunio grave sono paragonabili a quelli di qualsiasi altro sport ma, a differenza degli altri, qui la minima disattenzione o leggerezza si può pagare con la vita. Non esistono vie di mezzo.

La sicurezza nell’arrampicata si basa su un concetto estremamente semplice: sei legato ad un compagno di cordata a cui affidi letteralmente la tua vita. Mentre sali ti devi preoccupare solo (o quasi) dei movimenti necessari alla progressione mentre un altro deve garantire la tua sicurezza: non puoi vedere cosa fa, se esegue tutto correttamente, se è concentrato, se ha il controllo della situazione; devi riporre una fiducia cieca ed assoluta nel tuo compagno di cordata.

Potremmo definirla DELEGA 2.0.

Fidarsi è bene, non fidarsi è peggio

Nell’ambito professionale, così come nella vita quotidiana, ci sono cose che non si possono fare da soli e, anche per i più attivi, le giornate durano ventiquattro ore quindi è semplicemente impossibile pensare di riuscire a fare tutto.

La delega non è una scelta, è una necessità.

Chi non riesce ad accettare questo passaggio, di fatto impedisce la crescita alla propria area di competenza limitandone le capacità a ciò che può gestire personalmente. Immaginate se l’Amministratore Delegato di Toyota pretendesse di controllare di persona ogni auto, difficilmente la produzione potrebbe superare i 2-3 pezzi al giorno (mentre credo che si aggiri attorno ai 37.000 pz).

Ebbene, se non delegate state facendo esattamente questo !

Quindi per progredire è necessario imparare a fidarsi di qualcuno: un amico, un collega, un compagno e quando  impari ad affidare la tua vita a qualcuno, fidarti di un collega o di un collaboratore diventa un processo mentale naturale.

È proprio questa la parte più complessa del meccanismo di delega: ha senso solo quando il collaboratore diventa autonomo nello svolgimento di un compito ma questo implica che chi delega non può più controllare come le cose vengono svolte.

Nell’esempio iniziale è evidente come sia impossibile controllare che il compagno di cordata svolga tutte le operazioni necessarie: quando si inizia a salire una parete uno sguardo, un cenno, una battuta bastano a far capire: “Vai tranquillo. Ho il controllo della situazione”. E tanto basta.

Il corretto meccanismo di controllo di attività delegate non risiede più nella verifica dell’operatività, caratteristico della semplice assegnazione di compiti, ma nel rapporto con la persona a cui si è delegato; un reciproco rapporto di fiducia che deve essere costruito (non nasce dal nulla, come per magia): il responsabile deve sapere che il collaboratore perseguirà l’obiettivo secondo i criteri stabiliti e, se si presentasse un problema, il collaboratore si sentirà libero di confrontarsi con il responsabile.

Non si tratta di comunicazione ma di consapevolezza: un livello più profondo della nostra mente.

Accettare la diversità

Quando decidiamo di delegare, il primo ostacolo che incontriamo è il timore di perdere il controllo: sapere che un'attività viene eseguita esattamente come se la facessimo noi stessi ci dà molta sicurezza ma questo non significa che quello che abbiamo sempre scelto sia il metodo migliore. 

La difficoltà maggiore si incontra quando il nostro metodo è frutto di anni di esperienza: diventa sempre più complicato accettare che ci siano altre strade per raggiungere lo stesso obiettivo. In realtà spesso le condizioni mutano nel tempo quindi il frutto di tanta esperienza può diventare obsoleto; si devono inoltre valutare le attitudini personali: ad esempio la confidenza con gli strumenti informatici, una diversa capacità creativa, ecc…. possono rendere inefficienti processi che funzionano benissimo per altre persone.

Bisogna quindi accettare l’eventualità che le attività possano essere svolte in modo diverso da quello che si ha in mente o si è fatto in precedenza: approcci differenti non ne pregiudicano necessariamente la buona riuscita, potrebbero anzi rappresentare un’evoluzione.

Nella definizione di una delega devono essere concordati gli obiettivi e gli ambiti di azione dell’attività delegata. tutto quanto rientra in questi ambiti deve essere lasciato alla libera interpretazione del collaboratore.

In fin dei conti, non mi importa se il mio compagno tiene la corda con la destra o con la sinistra, basta che non molli la presa !!

La prossima settimana: La favola del Bel Paese