電腦玩物

在分享 專案管理 工具的時候，很多朋友常常問我：「當遇到有任務相依性的時程，如何在調整其中一個環節後，其他部分可以『重新自動排程』？」 這樣可以在時間變動時，更簡單地完成任務時程規劃，也避免任務重疊、進度混亂的困擾。如果有一個具備自動排程功能的專案管理軟體，或可以建立任務從屬關係的甘特圖工具，就可以節省我們一些管理時間。 而 Notion 作為一個團隊協作專案管理工具，也具備了這樣的功能，可以設計成一個具備自動排程功能的專案管理工具 。

那一天在 線上視訊課程 中，跟許多熱情的學員分享「如何架構專案任務的子彈筆記系統」 ，討論如何建立工作系統的邏輯與方法，課程獲得很棒的回饋與交流。而課程結束後，我又留下時間，繼續跟大家討論延伸的各種問題，這時候，有一位朋友問了下面這個問題，問題的大意如下：

在這幾年的新興筆記管理軟體中，有著彈性資料庫管理功能的 Notion ，或是開創反向連結整理的 Roam Research 、 Obsidian ，都是流行的領導者，許多工具會模仿他們的功能，創造出類似的工具。 但今天要分享的這款「 Doit.io 」，雖然在 2020 年推出，但卻有點不一樣，反而走著簡單老派的道路。

「 Subtask 」是一款剛推出不久的專案管理看板工具 ， 2020 年 8 月發布，最近剛剛脫離 Beta 版。從外貌上來看，他的骨架像是 Trello 那樣的看板管理，但血肉上則有許多獨樹一格的特色，要解決的問題也非常有針對性（針對那些在 Trello 上無法做、不易做的管理），例如：

Notion 彈性的功能，可以讓專案、任務管理擁有不同的選擇，但選擇一多，也可能造成我們不知道如何選擇，或是反而要花更多時間去設計整理。 這篇文章，來談談 Notion 的專案管理、任務整理的技巧，看看哪一種方法更適合你的需求。

「 Taskade 」是這幾年也很受到討論，並且進步十分迅速的一款待辦清單、專案管理工具。每一年都有一些重大的進展 ： 在 2017 年首次推出時， 「 Taskade 」還是一個 Chrome 上的待辦清單外掛。到了 2018 年發展為一個跨平台雲端待辦清單服務，並且十分強調同步協作功能。到了 2019 年又進一步推出了待辦清單之外，結合心智圖、流程圖、看板管理的模式，讓更龐大的專案更容易管理。

Excel、 Google 試算表這樣的工具，除了做數據的統計運算外，因為其表格的特性，也有很多人會拿來做為專案排程、任務清單使用。透過表格的格式，每一條任務還可以標註進度、指派、時程等等細節。 像是 Airtable ，或是 Notion 中的表格功能，更把這樣的專案表格需求發揚光大，提供了在多人合作下，也能製作出清晰易讀、格式統一、填寫不出錯、輕鬆好管理的表格。 那麼， Google 試算表 是否也可以做出類似的專案任務表格呢？

「 Quire 」是一款推出多年的專案管理工具，也可以當作待辦清單來使用。 雖然名氣沒有很大，但網頁版與 App 版的使用者評價都不錯，而且在看似簡潔的介面中，包含了許多很有彈性的工作整理功能。 「 Quire 」的基礎是一份大綱式的專案清單，可以在上面拆解專案的不同任務、行動細節。 但是他的核心訴求是「 Unfold Your Ideas 」，可以用有彈性的方式展開你的不同想法 ，例如當你想要用進度的方式查看目前任務？或是根據時間關注今日要事？還是想要查看某項任務的筆記細節？全部都在這個大綱清單中可以直接實現，不需使用其他工具，也不需複雜的管理方式。 目前「 Quire 」還是在免費公測期間（從 2014 年發布一直到現在），但即將在 2020 年推出正式版本。而免費帳號下，可以建立 35 個組織分類、 80 個專案、 30 個團隊協作成員。

在電腦玩物撰寫了一系列的 Notion 專案應用文章 後，相信電腦玩物的讀者們，也跟著我一起了解 Notion 上的頁面、資料庫、時間提醒等等核心功能的變化。 今天這篇文章，讓我來做一個方法論的總結， 如果要利用 Notion 執行自己的完整時間管理系統，那麼： 如何實踐經典的 GTD 時間管理方法 ？ 並且可以有效的規劃出自己的每週行動清單？

不久前在電腦玩物分享：「 用 Notion 整理閱讀學習、研究筆記資料庫，超完整的圖解教學 」，獲得很多的迴響。也有不少讀者朋友詢問我：「 那如果是職場、工作上的專案、任務、資料， Esor 會如何利用 Notion 來建立一個管理系統呢？ 」 當面對的是職場上的管理，有幾個關鍵需求要被解決： 時程、進度，需要更嚴謹的管理 專案流程、待辦清單，需要更清晰的排序 大量瑣事、資料需要整理，而且他們彼此相關 如果我要用 Notion ，也應該會從上面三個角度，來設計自己的職場工作專案管理系統（我目前當然是 用 Evernote 子彈筆記系統來建立管理 ）。

「 Basecamp 」是一個已經運行 15 年、足可稱為經典的雲端專案管理服務。 在 專案管理工具 中他有很多先行的設計，最核心的一點就是把「即時溝通」這個需求納入任務管理系統中，每一個任務、每一個行程、每一份文件都有設計討論區，甚至也能開出獨立的問題討論串， 把「即時溝通」、「專案管理」兩者作出結合 。 「 Basecamp 」的開發團隊是 37 Signals ，該團隊除了有「 Basecamp 」這個被許多公司採用的專案管理工具外，最知名的是其創辦人之一大衛·漢森正是  Ruby on Rails 這個開源Web應用框架的發布者。而 37 Signals 兩位創辦人傑森·弗里德與大衛·漢森，也曾撰寫過一本分享專案工作方法的書籍：《ReWork 工作大解放》，這本書中有一句話至今都還常常在我腦袋中響起：「不要當工作狂，真正的英雄已經回到家裡，因為他們找到更快把事情完成的方法。」 正是這樣的工作理念，誕生了這款看起來精簡，但強調整合、彈性、快速的專案管理工具：「 Basecamp 」。

「 甘特圖 」是專案管理中進度排程、資源分配的專業工具。專業的甘特圖軟體，用來計算專案的人力、時間資源，並且可以進行動態排程。 但是轉換一下需求， 當我們在簡報、企畫案，因為「報告時的視覺需要」，想插入一張「表達目前專案進度的甘特圖」時，要怎麼做最能滿足需求呢？ 雖然可以把專業甘特圖軟體的圖表直接呈現，但這樣也可能太複雜，在會議、簡報、企畫案的報告文件中不一定適用。要用 PowerPoint 或是 Excel 畫，也無法一時之間快速完成，或是畫得不好看，因為沒有專為甘特圖設計的工具流程。 這時候， 或許今天介紹的「 Gantt.io 」就能派上用場，這是一個免費的線上繪製甘特圖工具，幫助我們 5 分鐘內畫出簡單清楚、漂亮美觀的甘特圖「圖檔」。

Trello 是一個很視覺化的專案管理工具，透過看板、列表、卡片，組合出專案的拆解與進度。 但是在「時程安排」上，則是 Trello 比較難第一時間透過原生功能實現的需求。 （原生的專案管理功能可參考： 如何活用 Trello 專案管理？完整技巧案例教學一次學會懶人包 ） 我想設定每個任務需要多少時間？而非只有截止日？ 每個任務卡片應該排在哪些時間上？並且能看到每個任務的時間表？ 並且任務之間，甚至專案看板之間，時程可以不互相衝突？ 而今天要介紹的「 GoodGantt 」這個 Chrome 外掛，就是一款「 Trello 甘特圖輔助工具」，個人使用時免費，她的功能很特別，也很實用：

Taskade 是這幾年快速發展的一個專案任務管理工具。 2017年他從簡單的 Chrome 外掛套件開始，最初是簡單的共用待辦清單工具。（可參考： 共享報告討論、會議任務更輕鬆： Taskade 極簡化協作待辦清單 ） 接著，2018年的時候，Taskade 發展成一個雲端跨平台服務，讓個人或團隊同步管理更龐大的專案，那時候他像是一個結合了筆記與待辦清單的協同合作工具。（可參考： Taskade 更像筆記本的待辦清單，大綱、標籤、跨平台同步管理 ）

雖然 Trello 算是上手不難的專案管理工具，基本功能簡單易學，視覺化的看板也不會讓新手完全看不懂如何使用。 但是如何在 Trello 看板中做出有效的專案規劃，確實還是需要一些背後的方法論。 今天這篇文章，我想分享自己 Trello 的使用方法論 ，但其實不使用 Trello 的朋友也同樣能夠利用來有效規劃一個專案，無論是工作專案，還是人生專案。 一個專案的拆解與規劃，最終的目的應該不只是列出所有要做的事情。而是更要知道怎麼做更容易？怎麼做更有效？

我在電腦玩物上介紹過幾款甘特圖軟體，有付費服務，有免費單機軟體，還有直接用 Google 試算表建立的甘特圖： GanttProject 免費中文專案管理軟體下載，製作甘特圖快速教學 用 Google 試算表製作甘特圖！範本直接套用與自動排程教學 在 Google Drive 協作畫甘特圖！ Gantter 排程教學 今天再來介紹一款也是行之有年的 線上甘特圖工具：「 TeamGantt 」 ，這款雲端甘特圖軟體有幾個特色： 簡單操作的任務排程、時間計算與進度追蹤 清楚易懂的人力資源分配 雲端進行討論與文件溝通 內建甘特圖、待辦清單、行事曆三大檢視模式

其實 Trello 已經是很好上手的專案管理工具，尤其在團隊協同合作上，有非常簡單、高效率的設計。並且也在許多年前就推出中文版，在台灣有許多的團隊都會使用 Trello 進行專案管理。 而今年，接到比往年更多的企業內訓需求，希望能引導他們上手 Trello 。於是我自己在準備課程的過程中，也回顧了自己在電腦玩物寫過的許多篇文章。 就像我之前這篇整理：「 如何重新整理 Evernote 筆記？完整教學流程的重新排序分享 」，很多讀者覺得有幫助。因為平常我寫文章時，通常是遇到什麼問題就寫什麼解決辦法，對許多想要一次學會的朋友來說，卻找不出文章的前後學習順序。 而這一次，我就把 Trello 的相關文章做一次總整理，排出學習順序，並且說明可以解決哪些問題。已經使用 Trello 的朋友，或許可以發現自己之前漏看的參考。準備開始使用 Trello 的朋友，也有一個可以依照順序練習的懶人包。

前陣子撰寫的：「 從零開始用 Notion 快速打造一個美觀又專業的旅行計畫筆記 」，獲得不少迴響， Notion 是一個結合筆記、知識庫、專案管理的整理工具，最大特色是可以打造出多變化的版面。而正是前一篇文章中的讀者留言討論，提供給我撰寫這篇延伸教學的想法。

「 Notion 」是一個結合了筆記、文件、任務管理、資料整理的工具，我在電腦玩物中曾經做過介紹「 Notion 把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具 」。

生活與工作的平衡，並不在比例的平衡，而是平衡在一致的方法與目標下。 把生活上的事情視為「專案」，並且納入跟工作一樣的「管理」系統，不僅不會讓生活無趣，反而是達成幸福生活的有效方法之一。