電腦玩物

很多朋友會利用待辦清單來記下自己每天要做的事情。工具是相對次要的，因為大多數待辦清單的需求，即使是最簡單的筆記工具也能解決。不過， 待辦清單的方法倒是有很多變化。從經典的 GTD （Getting Things Done），到前幾年 子彈筆記 流行時的待辦清單方法 ，還有各式各樣在這些經典方法底下衍生出來的待辦清單技巧。

經典 GTD 時間管理方法 中有一個關鍵步驟是做「每週檢視」，很多高生產力的專家也往往會提到「 覆盤 」的重要，但光是要實踐這樣的習慣，似乎就已經是特別困難的事情。所以經過多年的許多客戶案例分析，常常發現最終大家是卡在「知道」每週檢視、復盤的好處，但卻在「執行」上無法養成習慣。

相信對於時間管理、生產力、效率提升有興趣的朋友，都聽過、看過 「 GTD 」（ Getting Things Done ） 這套經典的方法論。 GTD 中的許多觀念突破（例如 清空大腦 ），以及許多技巧（例如 理清下一步行動 ），無論套用在什麼不同的工具，或是什麼不同的管理邏輯中，都是通用的，這也是「 GTD 」之所以經典的原因。

你覺得自己時間管理、工作效率的瓶頸往往卡在哪裡呢？ 我常常在自己的 提升生產力相關課程 中詢問這個問題，而往往收到最多的答案都集中在： 「要處理的事情太多、太雜、太亂，又有很多臨時變動與意外。」 這個答案是很正確的，也是現在職場、生活中最常遭遇到的挑戰。但關鍵在於處理這個挑戰的方法，是希望現實中事情不再雜亂與變動？還是幫助自己建立一套管理這個現實的系統呢？後者，才是所謂的生產力方法、時間管理技巧。

在家上班少了很多面對面的提醒，多了很多無法面對面而必須用即時通、郵件完成的破碎訊息溝通。而且因為不在專門的辦公室環境，在家還可能會有更多需要協調的家人時間，更可能需要兼顧孩子在家自學的時間，在這樣的情況下： 工作、生活可能更雜亂，更容易丟三落四 工作、生活的雜訊更多，目標可能更不清晰 工作、生活的任務、資料更亂，需要時不容易第一時間決定選擇

在電腦玩物撰寫了一系列的 Notion 專案應用文章 後，相信電腦玩物的讀者們，也跟著我一起了解 Notion 上的頁面、資料庫、時間提醒等等核心功能的變化。 今天這篇文章，讓我來做一個方法論的總結， 如果要利用 Notion 執行自己的完整時間管理系統，那麼： 如何實踐經典的 GTD 時間管理方法 ？ 並且可以有效的規劃出自己的每週行動清單？

這篇文章來自一位讀者讀完《 大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準任務整理系統 》一書後，寫給我的一篇很長的心得回饋與提問。這位讀者其實我也熟識，雖然沒有見過面，但是多年來偶爾會跟我通信，討論他對我的方法論贊同、不贊同之處。 他是一位 GTD 時間管理方法 的長年實踐者，我們常常有許多思考上的交流，但這次的新書，收到了他最特別也最深入的一次來信提問。 在來回幾次針對書中問題的討論後，我也想將自己的回饋寫成一篇文章，提供給也讀過我的新書的讀者們參考。 我隱去個人資料，稍作修改讓描述更簡潔聚焦，將他的心得與提問，還有我的回饋，整理如下。

很多讀者會寫信來詢問我一個困擾：「自己每天列出來的待辦清單常常做不到」，應該如何解決這樣的問題呢？ 很不會列待辦清單，更不會安排時間，每次花了許多心力做出來的計畫，最後都成為無法達成的明日清單，於是讓安排時間愈來愈挫折。 你是否也遭遇這樣的困擾呢？ 有沒有什麼簡單的方法，可以讓自己更容易排出有效的待辦清單呢？ 讓我來試試看一層一層拆解這樣的問題。

要 製作年度計畫 並不難。有很多工具、方法可以「製作」出看起來很棒的年度計劃。 我在電腦玩物，當然介紹過許多跟製作年度計畫有關的工具，例如： 心智圖方法： 用心智圖法畫出一年目標與行動， 2017年從這個視覺技巧開始 九宮格方法： Mandalachart 幫你列印一張紙本曼陀羅九宮格年度計劃表格 行事曆筆記： Passion Planner 準備夢想計畫筆記本，免費下載一整年份範本 不過，就算製作出看起來再漂亮的年度計畫，但重點是如何實現呢？ 「 如何實現年度計畫？ 」我想用一系列文章，在舊年尾聲，新年將屆之際，分享一些「實現年度計畫」的方法。主要針對的是個人年度計畫的部分。

2018年4月，許久沒有大變動的 Gmail 和 Google Tasks（工作表） 發表了新版本，在介面與功能都有了很大的不同。 Gmail 吸收了 Google Inbox 的時間管理特性，而 Google Tasks 甚至成為 G Suite 企業端的標準任務管理功能。

有時候當我們排出像是這樣的時間表：「明天早上10點要寫文章，早上11點寫企劃，下午2點跑報表，下午4點製作簡報」，但是常常發現計畫趕不上變化，永遠無法照著計畫執行，這是出了什麼問題呢？

很多朋友跟我說，對於「工作常常被打斷」感到很困擾：老闆總是隨心所欲，想到就臨時交代任務？專案進行中總是會有一些意外突發狀況？這些都是工作可能被打斷的原因。

我常被這樣問：「Esor為什麼維持寫部落格這麼多年？當年是如何找到這件讓自己充滿熱情的事？又是如何確定投入？」

當我們接收到一個任務，主管或客戶要我去做某個步驟，但不是現在要做，那麼為了「記得去做」，你會採取什麼方法呢？

接受雜誌採訪時，記者問我：「雖然你一直提到要去拆解目標和任務，先列出目標本身的行動清單很重要，但是不一定大家都那麼懂得拆解出行動，有沒有什麼具體的方法呢？」

收到一位老讀者來信，提到他的困擾：「我的工作大多都是例行性事務，像是每天處理固定文件資料、進行固定整理、最後進行固定編排產出。但在工作效率上還是有很多困擾，發現自己常常漏東漏西，會重複犯錯，也不時在工作流程上出現新錯誤。我也很希望能改進這些問題，每天都會寫反省日記，但問題為什麼還是重複發生呢？」

每當有朋友問我：「 Esor 你的待辦清單會不會累積很多從前幾天延後而來的任務呢？」我總有信心的說：「幾乎沒有！」朋友很驚訝：「所以 Esor 你真的可以利用時間管理方法，把每天的任務都準確完成？？」我說：「當然沒辦法，人又不是機器人，每天都有很多意外，怎麼可能 100% 把自己安排的任務都完成？」

當你只是想要專注在「我必須完成的行動」時，可能會覺得大多數 待辦清單軟體 、 專案管理工具 都太複雜，或許你心中這麼想：「我希望有一個很簡單的工具，沒有多餘的操作與介面，沒有額外的干擾，就是讓我專注完成每天在工作、生活中必須完成的事情。」

在我主講的 時間管理、 Evernote 等課程 中，常常會遇到學員詢問我這樣一個問題：「雖然知道要事第一的原則，但工作上就是雜事特別多，而且特別容易被打斷，於是工作壓力愈來愈大，有什麼辦法能解決這樣的問題呢？」

在 2016 年我撰寫了一篇介紹 時間管理方法 的文章：「 做得到的每日待辦清單：1-3-5 專注法則 」，文章中用「 1-3-5 」的規則去規劃每日任務清單。一開始，我也只是想介紹一種方法而已，但實踐過程中，我發現這規則真的對「改善待辦清單」非常有幫助，於是寫完文章後，我繼續利用這樣的規則來規劃每日清單，一轉眼，居然也維持這個習慣有一年半的時間了！